Wir freuen uns, die offizielle Partnerschaft zwischen ReCoTech und der Stadt Böblingen bekannt zu geben! Diese Zusammenarbeit markiert einen bedeutenden Meilenstein in unseren Bemühungen, innovative Lösungen für das Flächenmanagement und die Arbeitsplatzbuchung zu entwickeln und umzusetzen.

Ziel der Partnerschaft

Im Rahmen dieser Partnerschaft wird ReCoTech die Stadt Böblingen bei der Optimierung ihrer Büroflächen und der Einführung moderner Arbeitsplatzbuchungssysteme unterstützen. Ziel ist es, die Effizienz der städtischen Verwaltung zu steigern, die Betriebskosten zu senken und eine nachhaltige Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu fördern.

Vorteile für die Stadt Böblingen

Effiziente Flächennutzung: Durch den Einsatz unserer hochmodernen Softwarelösungen kann die Stadt Böblingen ihre Büroflächen optimal nutzen. Dies führt zu einer Reduzierung ungenutzter Flächen und schafft Platz für zusätzliche Konferenzräume, Pausenbereiche und Rückzugsorte für Mitarbeiter.

Nachhaltigkeit und Kostenreduktion: Unsere Lösungen helfen dabei, den Energieverbrauch zu senken und die Betriebskosten nachhaltig zu reduzieren. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer umweltfreundlicheren und kosteneffizienten Verwaltung.

Flexibilität und Produktivität: Mit unserem flexiblen Arbeitsplatzbuchungssystem kann die Stadt Böblingen ihren Mitarbeitern eine moderne und anpassungsfähige Arbeitsumgebung bieten. Dies fördert die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Über ReCoTech

ReCoTech ist ein führender Anbieter von innovativen Softwarelösungen im Bereich Flächenmanagement und Arbeitsplatzbuchung. Unsere Mission ist es, Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zu helfen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen, Kosten zu senken und nachhaltige Arbeitsumgebungen zu schaffen. Mit unserer fortschrittlichen Technologie und unserem Engagement für Kundenzufriedenheit setzen wir neue Standards in der Branche.

Partnerschaft und Zukunftsaussichten

Die Zusammenarbeit mit der Stadt Böblingen ist ein bedeutender Schritt für ReCoTech. Gemeinsam werden wir die Büroflächen in Böblingen effizienter und nachhaltiger gestalten. Diese Partnerschaft bietet die Möglichkeit, unsere fortschrittliche Technologie in einer renommierten städtischen Verwaltung einzusetzen. Wir freuen uns auf die bevorstehende Zusammenarbeit und darauf, einen positiven Beitrag zur Optimierung der Arbeitsumgebungen in Böblingen zu leisten.

Für weitere Informationen über unsere Dienstleistungen und Lösungen besuchen Sie unsere Webseite oder kontaktieren Sie uns direkt.

Flächenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Immobilienbetriebs. Es umfasst alle Aktivitäten rund um die Planung, Nutzung und Verwaltung von Flächen innerhalb einer Immobilie und trägt erheblich zur Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette bei. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat die gefma die aktualisierte Richtlinie GEFMA 130-1 „Grundlagen des Flächenmanagements“ herausgegeben. Diese richtet sich an Facility-Management-Dienstleister, Projektentwickler, Architekten und Immobiliennutzer.

GEFMA – German Facility Management Association

Regina Zeitner, die Leiterin des gefma-Arbeitskreises Flächenmanagement, betont die Wichtigkeit dieses Bereichs:

„Flächen bilden das Fundament der Immobilienwirtschaft – ihre präzise Erfassung und effiziente Nutzung sind für Unternehmen unerlässlich.“

Wesentliche Erfolgsfaktoren eines professionellen Flächenmanagements sind die Minimierung von Leerständen, die Optimierung der Flächennutzung und die Flexibilität, um auf veränderte Nutzungsanforderungen schnell reagieren zu können. Diese Faktoren tragen zur besseren Instandhaltung und höheren Zufriedenheit der Nutzer bei. Ein durchdachtes Flächenmanagement verbessert zudem den Energieverbrauch und schont Ressourcen, was zu einem nachhaltigeren Betrieb von Immobilien führt.

Die neue Richtlinie GEFMA 130-1 bietet die notwendigen Grundlagen, um Anwender für die Komplexität dieser Aufgaben zu sensibilisieren. Sie behandelt verschiedene Zielgruppen, Methoden zur Flächenermittlung und die damit verbundenen Kosten. Außerdem gibt sie Hinweise auf geltende Normen und Richtlinien und zeigt die Verbindungen und Abhängigkeiten des Flächenmanagements zu Themen wie Nachhaltigkeitsstrategien, Benchmarking und IT-Unterstützung auf.

Angesichts der großen Bedeutung dieses Themas arbeitet der gefma-Arbeitskreis bereits an Erweiterungen der Richtlinie GEFMA 130-1, die sich mit den Bereichen New Work (GEFMA 130-2) und IT-Unterstützung (GEFMA 130-3) befassen.

Die Richtlinie GEFMA 130-1 „Grundlagen des Flächenmanagements“ steht ab sofort für gefma-Mitglieder kostenlos im gefma-Online-Shop zur Verfügung. Nicht-Mitglieder können sie dort für 30 Euro zzgl. USt. erwerben. Zum Shop

ReCoTech – Ihr Partner für effektives Flächenmanagement

ReCoTech bietet Ihnen umfassende Unterstützung bei der Planung und Optimierung Ihrer Büroflächen. Mit unseren intelligenten Lösungen tragen wir zur effizienten Nutzung von Flächen bei, reduzieren die Raum- und Mietkosten und minimieren den CO2-Ausstoß. Unser Fokus liegt auf der Schaffung flexibler und produktiver Arbeitsumgebungen, die hybride Arbeitsmodelle unterstützen und Ressourcen schonen.

Unsere Dienstleistungen umfassen:

• Flächenplanung und -optimierung: Reduzieren Sie Ihre Kosten und den CO2-Ausstoß mit unserer intelligenten Planungslösung.
• Arbeitsplatzbuchung: Steigern Sie die Effizienz Ihrer Büroflächen mit unseren smarten Buchungsoptionen.
• Smarte Erweiterungen: Nutzen Sie intelligente Sensortechnik für eine optimale Raumanalyse und mehr.

Mit über 15 Jahren Erfahrung und zahlreichen zufriedenen Kunden aus dem privaten und öffentlichen Sektor sind wir Ihr zuverlässiger Partner für nachhaltige Büroflächenlösungen.

Ein wichtiger Schritt in Richtung nachhaltige Zukunft

Durch die Kombination der neuen GEFMA 130-1 Richtlinie und der innovativen Lösungen von ReCoTech können Unternehmen ihre Immobilien effizienter und nachhaltiger verwalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Flächennutzung zu optimieren und langfristige Vorteile für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Mit großer Freude geben wir bekannt, dass ReCoTech einen weiteren bedeutenden Kunden gewonnen hat: die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH. Unsere innovative Arbeitsplatzbuchungslösung wird STADT UND LAND dabei unterstützen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und die Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu optimieren.

Maßgeschneiderte Arbeitsplatzbuchungslösung

STADT UND LAND hat sich für unsere Arbeitsplatzbuchungslösung entschieden, die es ermöglicht, Büroflächen smarter und flexibler zu verwalten. Unsere Lösung umfasst folgende Kernfunktionen:

1. Automatisierte Office-Planung: Mit nur einem Klick kann die Planung der Büroflächen automatisiert erfolgen, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
2. Smarte Buchungsoptionen: Mitarbeiter können Arbeitsplätze und Konferenzräume einfach und flexibel buchen, sei es im Voraus oder spontan.
3. Homeoffice-Koordination: Die Lösung unterstützt die nahtlose Integration von Homeoffice-Tagen und Präsenzzeiten, was die hybride Arbeitsweise fördert.
4. Umfangreiche Auslastungsanalysen: Unsere Lösung bietet detaillierte Berichte und Analysen zur Nutzung der Büroflächen, um Engpässe zu vermeiden und die Ressourcenauslastung zu optimieren.

Durch die Implementierung unserer Lösung wird STADT UND LAND in der Lage sein, die Büroflächennutzung zu maximieren und gleichzeitig den CO2-Ausstoß zu reduzieren – ein wichtiger Schritt hin zu mehr Nachhaltigkeit.

Über STADT UND LAND

STADT UND LAND ist eines der größten kommunalen Wohnungsunternehmen Berlins. Mit einem Bestand von über 50.000 Wohnungen und zahlreichen Gewerbeeinheiten spielt das Unternehmen eine zentrale Rolle bei der Bereitstellung von Wohnraum in der Hauptstadtregion. Das Ziel von STADT UND LAND ist es, durch innovative und nachhaltige Lösungen die Lebensqualität ihrer Mieter zu verbessern. Darüber hinaus engagieren sie sich in verschiedenen sozialen Projekten und Kooperationen, die darauf abzielen, das Leben in den Quartieren zu verbessern und eine lebendige Nachbarschaftskultur zu fördern. Mit einem klaren Bekenntnis zur Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung stellt STADT UND LAND sicher, dass ihre Wohnungsbestände nicht nur modern und komfortabel, sondern auch umweltfreundlich und sozial gerecht sind.

Über ReCoTech

ReCoTech steht für innovative und nachhaltige Lösungen im Bereich der Büroflächenoptimierung. Unser Ziel ist es, durch smarte Technologien die Nutzung von Büroflächen zu maximieren und gleichzeitig die Umwelt zu schonen. Unsere intelligenten Algorithmen ermöglichen schnelle Planung, Simulation von Szenarien und Einsparungen bei Raum- und Mietkosten. Wir bieten maßgeschneiderte Premium-Services zur effizienten und nachhaltigen Gestaltung von Büroflächen.

Zu unseren Hauptservices gehören:

• Flächenplanung & Flächenoptimierung: Optimierung von Büroflächen zur Reduzierung von Kosten und CO2-Ausstoß.
• Arbeitsplatzbuchung: Effiziente Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Konferenzräume.
• Smarte Erweiterungen: Individuelle Buchungsoptionen für E-Ladestationen, Parkplätze und Kantinenplätze sowie intelligente Sensortechnik zur smarten Raumanalyse.

Partnerschaft und Zukunftsaussichten

Die Partnerschaft mit STADT UND LAND markiert einen wichtigen Meilenstein für ReCoTech. Gemeinsam werden wir daran arbeiten, die Büroflächen von STADT UND LAND effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und darauf, unsere innovative Technologie in einem so renommierten Unternehmen zu implementieren.

Für weitere Informationen über unsere Dienstleistungen und Lösungen besuchen Sie unsere Webseite oder kontaktieren Sie uns direkt.

In der modernen Arbeitswelt dominieren flexible Arbeitsplatzkonzepte. Zwei prominente Modelle sind Hot Desking und Desksharing. Während CEOs und Angestellte die Begriffe oft synonym verwenden, gibt es im Ablauf Unterschiede. Was beide Konzepte jedoch eint: Smart umgesetzt, senken sie Kosten und sparen Büroflächen ein.

Hot Desking: Flexibilität und Kosteneffizienz

Hot Desking entstand in den 1980er Jahren in den USA und erfreut sich heute vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen wachsender Beliebtheit. Ganz im Sinne des Activity Based Working gibt es beim Hot Desking keine festen Schreibtische: Die Beschäftigten eines Unternehmens wählen täglich einen beliebigen freien Arbeitsplatz. In Kombination mit Homeoffice-Regelungen ist dieses Modell besonders effektiv, um Büroflächen zu optimieren und Kosten zu senken. Denn es reduziert die Notwendigkeit, für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitzuhalten.

Doch Hot Desking kann auch für richtig Zündstoff sorgen – und das nicht nur dem Namen nach: Ohne festen Arbeitsplatz fällt es Angestellten möglicherweise schwer, ein Zugehörigkeitsgefühl zu ihrem Team oder Unternehmen zu entwickeln. Auch die tägliche Suche nach einem freien Platz und das Verstauen persönlicher Gegenstände können die Arbeitsorganisation erschweren und zu Unzufriedenheit führen.

Vor der Einführung von Hot Desking sollten sich Führungskräfte daher gut überlegen, ob das Modell zu Firma und Team passt – und die Implementierung mit Schulungen und transparenter Kommunikation begleiten.

Desksharing: Geteilte Arbeitsplätze für bessere Zusammenarbeit

Auch hier geht es um Schreibtische, jedoch mit einem Unterschied: Beim Desksharing, oder auch Shared Desk, teilen sich Mitarbeitende abwechselnd denselben Schreibtisch. Dieses Modell ist ebenfalls besonders dort beliebt, wo Remote Work angesagt ist: Zum Beispiel nutzt ein Mitarbeiter an seinen festen Bürotagen von Montag bis Mittwoch den Platz, während seine Kollegin Donnerstag und Freitag an diesem Tisch arbeitet. Ähnlich wie beim Hot Desking vermeiden Unternehmen so ungenutzte Büroflächen und Schreibtische, was zu einer Reduzierung der Kosten führt.

Neben der optimierten Nutzung von Office-Ressourcen kann das Konzept dazu beitragen, den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden zu fördern, welche sich den gleichen Schreibtisch teilen. Damit sich alle Desk-Sharer wohl fühlen, helfen abschließbare Büromöbel, um darin vertrauliche oder persönliche Unterlagen aufzubewahren.

Auch Hygiene spielt eine Rolle: Zur Grundausstattung für Beschäftige gehören laut Arbeitsschutzgesetz ergonomische Tische und Stühle, die sich individuell einstellen lassen – sowie eigene Headsets und Reinigungstücher für den Arbeitsplatz.

Arbeitsplatzbuchung: Entscheidend für den Erfolg von New Work

Beschäftigte, die von Büro zu Büro laufen, um irgendwo einen freien Schreibtisch zu ergattern: ein Big Fail mit Blick auf Produktivität und Arbeitszufriedenheit. Deshalb gilt: Ob Desksharing oder Hot Desking – ohne eine sogfältig durchdachte Organisation geht es nicht. Aus diesem Grund sichern sich viele Unternehmen technische Unterstützung, um Arbeitsplätze für einen oder mehrere Tage im Voraus zu reservieren.

Die Lösung ist einfach: Die Software von ReCoTech unterstützt die Modelle des New Work indem sie eine automatisierte Arbeitsplatzbuchung per One-Klick möglich macht – inklusive Monitoring und Optimierung. Präsenz- und Homeoffice-Zeiten lassen sich so ganz einfach koordinieren und IT-Geräte effizient verwalten. Smarte Büronutzung, die sich individuell nach den Bedürfnissen der Angestellten richtet – so geht Arbeiten auf der Höhe der Zeit.

Tumult in Österreich: Auf rund 10.000 Quadratmetern entsteht im Salzburger Bahnhofsviertel ein neues Landesdienstleistungszentrum, das vor allem auf offene Arbeitsräume und geteilte Schreibtische setzt – allerdings nicht ohne Widerstand. Denn die Belegschaft sieht das neue Raumkonzept äußerst kritisch und betont die Notwendigkeit von Einzelbüros. Wie kann es zu einer Einigung kommen?

Ein Holz-Hybridbau nach New Work sorgt für Kritik

Ganze 13 Stockwerke aus Holz und Beton für über 1.200 Mitarbeitende: Mit dem neuen LDZ hat sich Salzburg Großes vorgenommen. Aus dem aktuellen Bauprojekt soll Österreichs modernstes Verwaltungsgebäude werden, das ein Zeichen für Nachhaltigkeit und neues Arbeiten setzt – so ist geplant, die Fassade mit etwa 4.500 Photovoltaik-Paneelen auszustatten und das klassische Einzelbüro zur Hälfte mit offenen Desk-Sharing-Bereichen und zu ersetzen. Das Ende der Bauarbeiten ist für 2026 angesetzt.

Grundsätzlich eine zukunftsorientierte Idee – doch die geplante Raumaufteilung des Landesdienstleistungszentrums sei laut Bernd Gollackner, dem Vorsitzenden des Zentralausschusses der Personalvertretung, nicht auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt, wie er im Interview mit SALZBURG24 erklärt: Die täglichen Aufgaben im Verwaltungsapparat erforderten konzentrierte Stillarbeit – und da seien Wände, Türen und lärmgeschützte Arbeitsplätze eine Notwendigkeit. Dazu ist die Arbeit im LDZ an festgelegte Gruppenstrukturen gebunden, die abgetrennte Räumlichkeiten mit festen Arbeitsplätzen benötigen, wie Gollackner ausführt: „Wir sind zehn Abteilungen mit jeweils mehreren Referaten. Die Kollegen aus dem gleichen Fachgebiet wollen beieinandersitzen, damit sie sich unterhalten können.“

Die klare Haltung der Personalvertretung: Ein Büro muss sich der Arbeitsweise der Mitarbeitenden anpassen – und nicht umgekehrt. Eine gute Einschätzung zur Frage, welche Raumtypen die Aufgaben der Angestellten unterstützen, könnten die direkten Vorgesetzten des Kollegiums treffen. Die Entscheidungsmacht liegt allerdings bei einem Projektteam, das laut der Personalvertretung die raumbezogenen Interessen der Mitarbeitenden nicht ausreichend berücksichtigt.

Ein einschneidender Wandel ohne klare Kommunikation

Nicht nur die neue Flächenorganisation hat die Mitarbeitenden des LDZ vor den Kopf gestoßen: Auch in der Vermittlung relevanter Informationen soll es zu Missverständnissen gekommen sein. Als Beispiel nennt Gollackner die geäußerten Bedenken bezüglich der Lautstärke in offenen Arbeitsräumen: „Uns wurde gesagt, dass sich der Lärmpegel in Grenzen halten werde, weil die Büros wegen Urlauben, Krankenständen und Zeitausgleichen nie ganz voll sein würden. Kurz vor Weihnachten hieß es dann, dass Leerstände von anderen Gebäuden vermindert werden sollen.“

Auch ein Versuch im März, sich mit dem leitenden Projektteam und Landesamtsdirektor Sebastian Huber zur Problematik auszutauschen, scheiterte: Bei der Dienststellenversammlung waren die relevanten Ansprechpartner nicht anwesend, ein nachträglich formulierter und übermittelter Fragenkatalog blieb größtenteils unbeantwortet.

Auch innerbetriebliche Kommunikation rückt in den Hintergrund: Nach aktuellem Stand wird das Desk-Sharing-Modell in dem Salzburger Verwaltungsgebäude nicht mit einer Arbeitsplatzbuchung kombiniert – ein Verlust an transparenter Organisation. Die Sorgen der Personalvertretung stellen infrage, ob die geteilten Schreibtische für alle ausreichen werden oder beispielsweise bei kurzfristigen Absagen von Außendienst-Terminen kein Arbeitsplatz mehr übrig sei.

Mit technischen Lösungen die Umstrukturierung unterstützen

Die Bedenken von Bernd Gollackner und seinen Kollegen sind berechtigt: Räumliche Anpassungen von Arbeitsumgebungen erfordern einen klaren Austausch zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig sind datengestützte Erkenntnisse unabdingbar. Nur so lässt sich eine kommunikative Basis schaffen, die den Bürowandel nachvollziehbar macht. Auch ließe sich mithilfe von Daten genau darlegen, welche Arbeitsformen den Alltag in der Verwaltung bestimmen und welche Räume dafür notwendig sind.

Ein direkter Weg zu mehr Transparenz sind technische Tools wie die algorithmusbasierte Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech. Mit beiden Lösungen lassen sich Daten zur Raumauslastung und -nutzung generieren. Diese erleichtern bei der Planung von neuen Bürokonzepten die Entscheidungsfindung. Zudem ermöglicht die Buchung per App, den Überblick über belegte oder noch freie Arbeitsplätze zu behalten. Zusatzfunktionen wie die Integration von Smart-Office-Sensoren, die unter anderem mithilfe von White Noise den Geräuschpegel in offenen Arbeitsbereichen reguliert, stimmen die Technologie auf die Bedürfnisse verschiedenster Offices ab.

Je moderner das Büro, desto besser ist die technische Ausstattung. Smart Offices gehen noch einen Schritt weiter: Durch den Einsatz von Tools und Netzstrukturen wird aus einem Raum eine intelligente Umgebung, die Produktivität, Effizienz sowie Komfort im Arbeitsalltag fördert. Ein Hauptbestandteil von smarten Büros sind Sensoren, die unterschiedlichste Datenbereiche erfassen. Welche Sensortypen sind also für ein Smart Office geeignet – und welche Vorteile bringen sie mit sich? ReCoTech gibt einen Überblick.

Die Basics: Was bedeutet Smart Office?

Smart Offices nutzen verschiedene Technologien, um Räume sowie das Arbeitsverhalten von Mitarbeitenden zu analysieren. Die Ebenen, die in intelligenten Büros eine Rolle spielen, sind vielschichtig: Zum einen schließt der Begriff digitale Infrastrukturen ein, die ortsunabhängiges Arbeiten im Home-Office oder remote ermöglichen.

Zum anderen liegt der Fokus auf klassischen Bürokomplexen. So wird in Smart Offices beispielsweise anonym erfasst, wie viele Personen sich in einem bestimmten Bereich aufhalten – in Kombination mit Parametern wie der Raumtemperatur, Lautstärke oder Luftqualität.

Bei einem Smart-Office-Konzept stehen also vier Aspekte im Vordergrund:

• verbesserte Arbeitsabläufe bis hin zu automatisierten Prozessen
• optimale Raumnutzung
• flexible und Anpassungsfähige Arbeitsorte
• Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Um diese Punkte abzudecken, setzen intelligente Büros auf eine Vielzahl an Technologien. Diese reichen von Meeting-Tools über das Internet der Dinge (IoT) und Machine Learning bis hin zu digitalen Schließsystemen, die per App einen Zugang zum Office ermöglichen. An dieser Stelle kommt auch Sensortechnik ins Spiel: Je nach Typ zeichnen Sensoren verschiedene Datenwerte auf und bilden so die Grundlage für eine effiziente, flexible und komfortable Arbeitsumgebung. ReCoTech stellt Ihnen die wichtigsten Sensorarten für ein smartes Office vor.

Die Praxis: Anwendungsbereiche von Sensoren im smarten Büro

Es gibt unterschiedliche Wege, die verschiedenen Sensortypen zu gruppieren. Im Smart Office gilt die Überlegung: Welche Dimensionen des Büros liefern die notwendigen Daten, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Umgebungen zu schaffen, die Produktivität fördern? Daraus ergeben sich folgende Kategorien:

• Raumsensoren
• Bewegungssensoren
• Tischsensoren
• Kontaktsensoren
• Bodensensoren

1. Raumsensoren

Eine der größten Sensorgruppen, die zur Ausstattung eines Smart Office gehören: Raumsensoren registrieren Parameter, die man nicht sieht – wie die Luftfeuchtigkeit oder -qualität im Büro. Vor allem Temperatursensoren sind entscheidend, um die Energieeffizienz eines Gebäudes zu verbessern.

Ein weiterer Raumsensor-Typ, der vor allem für Großraumbüros und Konferenzräume sinnvoll ist, sind Audiosensoren. Sie messen die Lautstärke der Arbeitsfläche und geben ab einem bestimmten Dezibelwert sogenanntes White Noise ab: Das kaum hörbare Rauschen dämpft die Geräuschkulisse und kann so die Konzentrationsfähigkeit verbessern.

2. Bewegungssensoren

Ein großes Plus bei der Flächenoptimierung: Bewegungssensoren, wie Infrarot- oder Deckensensoren, registrieren die Laufwege der Mitarbeitenden im Office. Anhand der Daten lassen sich Heatmaps erstellen, die offenlegen, welche Bereiche gut ausgelastet sind und ob es Freiflächen gibt. Ein Vorteil: Bewegungssensoren können auch Räumlichkeiten erfassen und auswerten, die in eine Arbeitsplatzbuchung nicht integriert sind – wie beispielsweise Pausenräume.

Auch die Energiebilanz eines Gebäudes profitiert von Bewegungssensoren, wenn sie mit der Lichtanlage verbunden sind: Erkennt ein Sensor, dass ein Mensch den Raum betritt, schaltet er automatisch die Beleuchtung an – und aus, sobald keine Bewegung mehr registriert wird. So lässt sich unnötiger Stromverbrauch vermeiden.

3. Tischsensoren

Tischsensoren sind eine sinnvolle Ergänzung für Smart Offices, die ein Arbeitsplatzmodell wie Desk Sharing oder Hot Desking nutzen. Sobald sich eine Person einen Tisch aussucht oder diesen freigibt, kann der Sensor die Information an ein Arbeitsplatz-Buchungstool weitergeben. Auf diese Weise unterstützt die Technik das Arbeitsplatzmanagement und erweitert Buchungen per Software mit Echtzeitdaten.

Auch beim Faktor Mitarbeitergesundheit können Tischsensoren eine Hilfe sein: Wer zu lange sitzt, erhält vom Sensor über ein Farbsignal oder eine App-Benachrichtigung eine Erinnerung – eine technische Lösung, um Mitarbeitende zum bewegten Sitzen zu animieren.

4. Kontaktsensor

Kontaktsensoren tragen dazu bei, die Sicherheit im Büro zu steigern. Ein häufiger Anwendungsbereich sind Fensterrahmen: Hier können Sensoren überprüfen, ob ein Fenster nach Ende der Arbeitszeit noch offensteht. Ist der Sensor mit einer entsprechenden Mechanik verbunden, schließt sich das Fenster bei Bedarf selbst und reduziert das Risiko für einen Einbruch. Gleichzeitig lässt sich so sicherstellen, dass die Temperatur in den Innenräumen nachts nicht zu weit absinkt – ein Vorteil in Sachen Energiemanagement.

5. Bodensensoren

Auch Parkplätze mit Bodensensoren können Teil eines Smart Office sein. Das Funktionsprinzip ist vergleichbar mit einem Tischsensor am Arbeitsplatz: Fährt ein Fahrzeug in eine Parkbucht, schickt der Sensor die Information an die Buchungssoftware und markiert den Parkplatz als „belegt“. Auch Ladezeiten von E-Autos lassen sich mit Bodensensoren digital und in Echtzeit abbilden.

Das Fazit: Mit Sensoren das volle Smart-Office-Potenzial ausschöpfen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sensoren bieten die technische Unterstützung, um aus traditionellen Büros moderne Smart Offices zu schaffen. Die zahlreichen Funktionen ermöglichen automatisierte Prozesse, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und wirken sich positiv auf die Energiebilanz von Bürogebäuden aus.

Besonders in Kombination mit den ReCoTech Tools für Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung wird das Potenzial von Sensordaten deutlich: Echtzeitanalysen geben Auskunft zur Raumnutzung und stellen so eine gewinnbringende Erweiterung zu einer Buchungssoftware dar. Auf diese Weise liefern Sensoren transparente Argumente, die eine Flächenoptimierung voranbringen.

Sie möchten den nächsten Schritt in Richtung Zukunft gehen? ReCoTech hilft Ihnen, Ihr Büro zum smarten Office zu wandeln.

Das ungenutzte Potenzial von Desk Sharing

Fast die Hälfte aller Befragten (47,7%) ist noch nicht in Desk Sharing-Modelle eingebunden. Diese Erkenntnis aus der umfangreichen Studie „Umfrage zu psychischer Belastung, Beanspruchung und Beanspruchungsfolgen“, durchgeführt vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG), zeigt ein signifikantes Potenzial für Unternehmen auf. Durch die Implementierung von Desk Sharing könnten nicht nur Büroflächen effizienter genutzt, sondern auch erhebliche Kosten eingespart werden.

Desk Sharing in der Praxis: Nutzung und Herausforderungen

Die Studie bietet detaillierte Einblicke in die aktuelle Nutzung und die psychosozialen Auswirkungen von Desk Sharing. Während knapp ein Viertel der Befragten berichtet, dass alle Mitarbeitenden ihrer Organisation am Desk Sharing teilnehmen, sind in etwa 30% der Fälle Führungskräfte von dieser Praxis ausgenommen. Zudem nehmen in fast der Hälfte der untersuchten Organisationen sowohl einige Führungskräfte als auch weitere Beschäftigte nicht am Desk Sharing teil. Diese Daten verdeutlichen, dass Desk Sharing zwar angenommen wird, aber oft noch nicht flächendeckend umgesetzt ist.

Kritische Betrachtung von Desk Sharing

Obwohl Desk Sharing zahlreiche Vorteile bietet, hebt die Studie auch signifikante Herausforderungen hervor. Insbesondere psychische Belastungen wie Stress und die Schwierigkeit, sich ständig an neue Arbeitsumgebungen anzupassen, wurden von den Befragten als negative Aspekte benannt. Diese Faktoren können das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigen und bedürfen spezieller Aufmerksamkeit.

Effizienz und Umweltbewusstsein durch Desk Sharing

Ein weiteres zentrales Ergebnis der Studie ist, dass 52% der Befragten sich direkt im Büro umschauen, um einen Arbeitsplatz zu finden. Diese Praxis weist auf erhebliche Einsparpotenziale hin, sowohl in Bezug auf die Raumkosten als auch auf den Energieverbrauch. Indem weniger Fläche dauerhaft reserviert wird, können Unternehmen ihre CO2-Emissionen signifikant reduzieren. Dies zeigt, dass durch verbesserte Planung und Nutzung von Desk Sharing nicht nur betriebliche Kosten gesenkt, sondern auch ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden kann.

ReCoTechs Lösungsansätze

ReCoTech hat spezielle Softwarelösungen entwickelt, um sowohl die physische als auch die psychische Belastung durch Desk Sharing zu minimieren. Unsere Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Büroflächen optimal zu planen und zu verwalten, während sie gleichzeitig die Flexibilität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern. Mit Funktionen wie intelligenten Buchungssystemen, umfassenden Auslastungsanalysen und automatisierten Arbeitsplatzanpassungen helfen unsere Produkte Ihnen, das Potenzial von Desk Sharing voll auszuschöpfen und gleichzeitig ein gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Fazit

Die IAG-Studie unterstreicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen und durchdachten Implementierung von Desk Sharing-Strategien, die sowohl die betriebliche Effizienz steigern als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden schützen. Mit ReCoTech an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen die Vorteile von Desk Sharing vollständig realisiert, während gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele unterstützt werden. Entdecken Sie unsere Technologien und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, die Herausforderungen des modernen Arbeitsplatzes effektiv zu meistern.

Quelle

Der Softwarekonzern SAP führt bis Ende April dieses Jahres eine verpflichtende Präsenzpflicht von drei Tagen pro Woche im Büro ein. Das Unternehmen beabsichtigt damit unter anderem die Kreativität und den Ideenaustausch unter den Mitarbeitenden zu fördern. Doch wie zu erwarten, gefällt diese Entscheidung längst nicht allen Beschäftigten: Die interne Kritik seitens des europäischen Betriebsrats ist groß.

Kontroverse um neue Büropflicht

Während der Pandemie war es SAP-Angehörigen weitgehend freigestellt, von wo aus sie arbeiten. Doch nun folgt die Rolle rückwärts: Der Konzern mit Sitz im Baden-Württembergischen Walldorf verpflichtet seine rund 110.000 Beschäftigten weltweit zu drei Bürotagen pro Woche. Immerhin: Geschäftsreisen und Arbeitstage bei Kunden und Partnern außerhalb der SAP-Standorte sind in die Rechnung miteingeschlossen. Die Pläne gehen aus den aktuellen „weiterentwickelten hybriden Arbeitsrichtlinien“ hervor, die der WirtschaftsWoche vorliegen.

Die Reaktion eines Teils der Beschäftigten ließ jedoch nicht lange auf sich warten: SAPs Entscheidung stößt seitens des europäischen Betriebsrats auf Unzufriedenheit und viel Kritik. In einem internen Brief äußert sich das Gremium drastisch und bezeichnet die neue Vorgabe als das Ende einer flexibleren Arbeitskultur bei SAP. Die Mitarbeitenden fühlen sich von dem abrupten Kurswechsel überrascht, nachdem sie zuvor ermutigt wurden, von zu Hause aus zu arbeiten. „Die Prioritäten der Kollegen liegen aktuell nicht auf den Zielen  des ersten Quartals, sondern auf der Suche nach einem stabilen Job, in dem sie sich wertgeschätzt und respektiert fühlen“, so die Arbeitnehmervertretung.

SAP-Chef verteidigt Abkehr vom Homeoffice

SAP-Chef Christian Klein rechtfertigt die neue Regelung und betont die Bedeutung der persönlichen Zusammenarbeit für die Generierung neuer Ideen und den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens. Trotz interner Unzufriedenheit plant SAP, die neue Anwesenheitspflicht umzusetzen. „Return to the Office“ heißt es übrigens längst nicht nur für SAP-Beschäftigte: Die Entscheidung des Software-Riesen steht im Kontext einer breiteren Debatte über die Zukunft des althergebrachten Arbeitsmodells.

Die Fakten sprechen schließlich Bände: Während mittlerweile viele Unternehmen im In- und Ausland ihre Angestellten zurück an den Arbeitsplatz beordern, zeigen Studien, dass eine verpflichtende Rückkehr ins Büro Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern auslösen kann. Eine Untersuchung der Technischen Universität Darmstadt von 2023 ergab, dass 24 % der Beschäftigten mobiles und flexibles Arbeiten als entscheidenden Faktor für ihre Arbeitszufriedenheit – und ihren Verbleib beim Arbeitgeber – betrachten. Die Diskussion über die Büropräsenz verdeutlicht die Bedeutung einer ausgewogenen Arbeitsplatzgestaltung, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und Innovation fördert.

Wohin geht die Reise für CEOs und Angestellte?

Die Situation bei SAP zeigt die Spannung zwischen traditionellen Bürostrukturen und flexibleren Arbeitsmodellen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die Unternehmensziele berücksichtigt. Eine erfolgreiche Lösung erfordert eine offene Kommunikation und einen sensiblen Umgang mit den Erwartungen der Belegschaft sowie die kontinuierliche Anpassung der Arbeitsplatzgestaltung an die sich wandelnden Anforderungen.

Eine weitere Strategie: technologiegestützte Anwendungen zur Arbeitsplatzgestaltung. Die Implementierung der flexiblen Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech verbessert für Angestellte die Flexibilität am Arbeitsplatz, senkt Kosten und steigert die Effizienz von Unternehmen. So werden sie nicht nur den aktuellen Herausforderungen gerecht, sondern kreieren auch eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Unternehmenszielen gleichermaßen entspricht.

Automatisierte Prozesse existieren überall, um den Ablauf alltäglicher Aufgaben zu vereinfachen. Unter dem Begriff Workplace Automation hält Automatisierung auch im Bereich des Arbeitsplatzes immer mehr Einzug – schließlich steigen die Anforderungen an effiziente Workflows, um zukunftsorientierte und attraktive Office-Umgebungen zu schaffen. Ein essenzieller Teil dieses Wandels sind Tools wie eine digitale Arbeitsplatzbuchung, die sich mithilfe von Workplace-Automation-Strategien zusätzlich optimieren lässt.

Workplace Automation und Arbeitsplatzmanagement: Der Status quo

Es begann mit der ersten Maschine: Blickt man auf den Beginn von Workplace Automation, stellt die industrielle Revolution mit dem Austausch von menschlicher und maschineller Arbeit den Ausgangspunkt dar. Inzwischen ist Automatisierung am Arbeitsplatz viel ausdifferenzierter .

Im Gegenteil: Maschinelle Automatisierungen – von einer Abwesenheitsnotiz per Mail bis zu Künstlicher Intelligenz – werden in bestehende Prozesse eingebunden, um unterstützend zu agieren und Zeit zu sparen.

Systeme und Tools, die Workplace Automation voranbringen, sind deshalb der Schlüssel zu einer modernen Arbeitsumgebung – wie eine kürzlich veröffentlichte Studie von gefma und Lünendonk & Hossenfelder bestätigte. Als bestes Beispiel hierfür dienen Software-Programme, die flexible Desk-Sharing-Konzepte unterstützen und die Schreibtisch-Buchung digitalisieren.

Es ist selbsterklärend: Indem sie komplexe Absprachen in digitaler Form sichtbar machen, sind Workplace Booking Tools aus einem transparenten Arbeitsplatzmanagement, das hybride Strukturen mit Homeoffice- und Bürotagen einbezieht, nicht mehr wegzudenken.

Automatisierte Arbeitsplatzbuchung: Der nächste Schritt

Auf Unternehmensebene ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware also Teil einer produktiven Workplace Automation. Eine Ebene tiefer angesetzt, bieten diese Tools selbst das Potenzial, durch smarte Automatisierungen besser zu performen und damit Abläufe im Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wichtige Beispiele hierfür sind:

• wiederkehrende Strukturen vereinfachen: Von Serienbuchungen bis zu regelmäßigen Homeoffice-Zeiten – Automatisierung reduziert wiederholte Buchungsaktionen auf einen einzigen Klick.
• personalisierte Empfehlungen geben: Maschinelles Lernen in Aktion. Sie benötigen im Konferenzraum immer dieselbe Technik? Das Tool erkennt Ihre Präferenzen und schlägt entsprechende Buchungen direkt vor.
• weitere Office-Bereiche verknüpfen: Auch Parkplätze oder Ladestationen für E-Fahrzeuge lassen sich in die Arbeitsplatz-Buchungssoftware einbinden – so wird aus dem Tool eine All-in-One-Lösung ganz im Sinne der Workplace Automation.
• Ressourcennutzung monitoren: Erstellt die Buchungsapp automatisch Auslastungsanalysen und Statistiken, trägt die Software zur nachhaltigen und effizienteren Nutzung des Arbeitsplatzes bei.
• smarte Erweiterungen integrieren: Automatisierung heißt auch, mithilfe von Technologien Kommunikationswege zu vereinfachen. Ermöglicht die digitale Arbeitsplatzbuchung beispielsweise einen direkten Austausch per Chat, sind kurzfristige Absprachen bezüglich der Raumbelegungen unkompliziert möglich.

Das klare Ergebnis: Automatisierungen auf Software-Ebene entlasten die Mitarbeitenden und setzen zeitliche Ressourcen frei. Gleichzeitig verbessern standardisierte Prozesse die Nutzererfahrung maßgeblich. Je vielfältiger also die Arbeitsplatzbuchung aufgestellt ist, umso größer ist ihr positiver Beitrag zum Vorhaben, die gesamte Unternehmenskultur durch Workplace Automation zu optimieren.

Individualität gewinnbringend automatisieren: Das Ziel

Bei der Umsetzung von Workplace Automation im Arbeitsplatzmanagement ist ein Faktor entscheidend: Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb kann ein Standard-Tool zur Arbeitsplatzbuchung noch so viele KI-unterstützte Features oder Integrationsmöglichkeiten enthalten: Ist das Programm-Setup nicht auf die betriebsinterne Struktur abgestimmt, ist der Funktionsumfang nicht ausreichend oder sogar redundant.

Agile Workplace Booking Tools, die die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens in ihrer technologischen Ausstattung widerspiegeln, sind somit der Weg zum Ziel – eine Strategie, auf die ReCoTech großen Wert legt. Sie möchten den Schritt in Richtung Workplace Automation gehen und haben spezifische Anforderungen an Ihre Arbeitsplatz-Buchungssoftware? Gemeinsam mit Ihnen finden wir eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Unternehmenskultur bestmöglich unterstützt.

Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, nutzen Technologien zur Arbeitsplatzbuchung. Die Booking Software ist dabei auf unternehmensinterne Daten angewiesen – von der Zahl der Desks über IT-Assets bis hin zu Reservierungszeiträumen. Aber wo ist das Tool bestenfalls installiert: auf den eigenen Servern oder in der Cloud? ReCoTech macht den Check und vergleicht Vor- und Nachteile von On-Premises- und Cloud-Arbeitsplatz-Buchungssystemen.

On-Premises: Alles in eigener Hand

Früher gang und gäbe: Wer ein Programm erwarb, integrierte das Tool auf dem eigenen Computer. Auch wenn es heute nicht mehr als State of the Art gilt, präferieren einige Unternehmen, ihre IT mit hauseigenen Servern zu strukturieren und Buchungssysteme zu nutzen, die On-Premises funktionieren – denn die Bedeutung von Datenschutz und -sicherheit wächst spätestens seit der Einführung der DSGVO stetig.

Auch die Unabhängigkeit spricht für On-Premises-Software: So lässt sich eine IT-Infrastruktur mit On-Premises-Lösungen individuell für jeden Betrieb aufbauen, ohne auf externe Dienstleister oder Rechenzentren angewiesen zu sein. Ein weiterer Vorteil einer On-Prem-Arbeitsplatzbuchung: Treten Probleme mit dem Internetzugang auf, ist es dennoch möglich, auf interne Daten zuzugreifen.

Allerdings sind On-Premises-Buchungstools mit zusätzlichem Aufwand verbunden – sowohl auf zeitlicher als auch finanzieller Ebene. Zum einen ist das Unternehmen selbst für die Verwaltung der Software verantwortlich, was insbesondere das Installieren von Updates und Software-Aktualisierungen einschließt. Dieser Faktor spiegelt sich in puncto Preis wider: Wer On-Prem-Lösungen wie ein Arbeitsplatz-Buchungssystem nutzen möchte, muss im Voraus hohe Summen in die passende Hardware investieren und anschließend Lizenzpakete – teilweise für jeden einzelnen Mitarbeitenden – erwerben.

Cloud: Arbeitsplätze digital buchen – ohne Mehraufwand

Cloud Computing ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken: Im Rahmen einer Statista-Studie gaben im Frühjahr 2022 etwa 84 % der befragten deutschen Unternehmen an, Cloud-Lösungen zu nutzen. Der klare Vorteil von einer Arbeitsplatzbuchung als Software-as-a-Service (SaaS)-Tool ist der Dienstleistungscharakter, da die Hosting-Verantwortung beim Hersteller des Programms liegt. So benötigen Kunden von SaaS-Buchungssystemen lediglich eine Internetverbindung, über die das Tool gegen laufende Gebühren automatisch und regelmäßig Updates erhält. Auch zusätzliche Funktionen lassen sich unkompliziert integrieren und erhöhen die Skalierbarkeit der Software.

Der Hosting Service bei Cloud Computing ist jedoch mit einem hohen Maß an Vertrauen verbunden. Schließlich sind die Daten einer SaaS-Arbeitsplatzbuchung in Rechenzentren gespeichert, die in der Verantwortung des Anbieters liegen. Es ist also die Aufgabe des Providers, Kundendaten DSGVO-konform abzulegen. Deshalb ist Datenschutz auf Vertrauensbasis eines der Hauptthemen, wenn es um Cloud-Lösungen geht.

Cloud oder On-Premises: Arbeitsplatzbuchung ist individuell

Zusammengefasst ergibt sich folgende Aufstellung:

Der Vergleich macht deutlich: Ob ein Unternehmen sich für ein Arbeitsplatz-Buchungssystem als On-Premises- oder Cloud-Modell entscheidet, hängt von den jeweiligen Anforderungen sowie Möglichkeiten ab. Die entscheidenden Punkte sind meist das technische Know-how sowie die zur Verfügung stehende IT-Infrastruktur, welche die Einrichtung einer On-Premise-Arbeitsplatzbuchung erfordert.

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