Wie kann Workplace Automation die Arbeitsplatzbuchung verbessern?

Automatisierte Prozesse existieren überall, um den Ablauf alltäglicher Aufgaben zu vereinfachen. Unter dem Begriff Workplace Automation hält Automatisierung auch im Bereich des Arbeitsplatzes immer mehr Einzug – schließlich steigen die Anforderungen an effiziente Workflows, um zukunftsorientierte und attraktive Office-Umgebungen zu schaffen. Ein essenzieller Teil dieses Wandels sind Tools wie eine digitale Arbeitsplatzbuchung, die sich mithilfe von Workplace-Automation-Strategien zusätzlich optimieren lässt.

Workplace Automation und Arbeitsplatzmanagement: Der Status quo

Es begann mit der ersten Maschine: Blickt man auf den Beginn von Workplace Automation, stellt die industrielle Revolution mit dem Austausch von menschlicher und maschineller Arbeit den Ausgangspunkt dar. Inzwischen ist Automatisierung am Arbeitsplatz viel ausdifferenzierter .

Im Gegenteil: Maschinelle Automatisierungen – von einer Abwesenheitsnotiz per Mail bis zu Künstlicher Intelligenz – werden in bestehende Prozesse eingebunden, um unterstützend zu agieren und Zeit zu sparen.

Systeme und Tools, die Workplace Automation voranbringen, sind deshalb der Schlüssel zu einer modernen Arbeitsumgebung – wie eine kürzlich veröffentlichte Studie von gefma und Lünendonk & Hossenfelder bestätigte. Als bestes Beispiel hierfür dienen Software-Programme, die flexible Desk-Sharing-Konzepte unterstützen und die Schreibtisch-Buchung digitalisieren.

Es ist selbsterklärend: Indem sie komplexe Absprachen in digitaler Form sichtbar machen, sind Workplace Booking Tools aus einem transparenten Arbeitsplatzmanagement, das hybride Strukturen mit Homeoffice- und Bürotagen einbezieht, nicht mehr wegzudenken.

Automatisierte Arbeitsplatzbuchung: Der nächste Schritt

Auf Unternehmensebene ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware also Teil einer produktiven Workplace Automation. Eine Ebene tiefer angesetzt, bieten diese Tools selbst das Potenzial, durch smarte Automatisierungen besser zu performen und damit Abläufe im Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wichtige Beispiele hierfür sind:

• wiederkehrende Strukturen vereinfachen: Von Serienbuchungen bis zu regelmäßigen Homeoffice-Zeiten – Automatisierung reduziert wiederholte Buchungsaktionen auf einen einzigen Klick.
• personalisierte Empfehlungen geben: Maschinelles Lernen in Aktion. Sie benötigen im Konferenzraum immer dieselbe Technik? Das Tool erkennt Ihre Präferenzen und schlägt entsprechende Buchungen direkt vor.
• weitere Office-Bereiche verknüpfen: Auch Parkplätze oder Ladestationen für E-Fahrzeuge lassen sich in die Arbeitsplatz-Buchungssoftware einbinden – so wird aus dem Tool eine All-in-One-Lösung ganz im Sinne der Workplace Automation.
• Ressourcennutzung monitoren: Erstellt die Buchungsapp automatisch Auslastungsanalysen und Statistiken, trägt die Software zur nachhaltigen und effizienteren Nutzung des Arbeitsplatzes bei.
• smarte Erweiterungen integrieren: Automatisierung heißt auch, mithilfe von Technologien Kommunikationswege zu vereinfachen. Ermöglicht die digitale Arbeitsplatzbuchung beispielsweise einen direkten Austausch per Chat, sind kurzfristige Absprachen bezüglich der Raumbelegungen unkompliziert möglich.

Das klare Ergebnis: Automatisierungen auf Software-Ebene entlasten die Mitarbeitenden und setzen zeitliche Ressourcen frei. Gleichzeitig verbessern standardisierte Prozesse die Nutzererfahrung maßgeblich. Je vielfältiger also die Arbeitsplatzbuchung aufgestellt ist, umso größer ist ihr positiver Beitrag zum Vorhaben, die gesamte Unternehmenskultur durch Workplace Automation zu optimieren.

Individualität gewinnbringend automatisieren: Das Ziel

Bei der Umsetzung von Workplace Automation im Arbeitsplatzmanagement ist ein Faktor entscheidend: Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb kann ein Standard-Tool zur Arbeitsplatzbuchung noch so viele KI-unterstützte Features oder Integrationsmöglichkeiten enthalten: Ist das Programm-Setup nicht auf die betriebsinterne Struktur abgestimmt, ist der Funktionsumfang nicht ausreichend oder sogar redundant.

Agile Workplace Booking Tools, die die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens in ihrer technologischen Ausstattung widerspiegeln, sind somit der Weg zum Ziel – eine Strategie, auf die ReCoTech großen Wert legt. Sie möchten den Schritt in Richtung Workplace Automation gehen und haben spezifische Anforderungen an Ihre Arbeitsplatz-Buchungssoftware? Gemeinsam mit Ihnen finden wir eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Unternehmenskultur bestmöglich unterstützt.