Der digitale Arbeitsplatz: Sind On-Premises- oder Cloud-Buchungssysteme besser?

Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, nutzen Technologien zur Arbeitsplatzbuchung. Die Booking Software ist dabei auf unternehmensinterne Daten angewiesen – von der Zahl der Desks über IT-Assets bis hin zu Reservierungszeiträumen. Aber wo ist das Tool bestenfalls installiert: auf den eigenen Servern oder in der Cloud? ReCoTech macht den Check und vergleicht Vor- und Nachteile von On-Premises- und Cloud-Arbeitsplatz-Buchungssystemen.

On-Premises: Alles in eigener Hand

Früher gang und gäbe: Wer ein Programm erwarb, integrierte das Tool auf dem eigenen Computer. Auch wenn es heute nicht mehr als State of the Art gilt, präferieren einige Unternehmen, ihre IT mit hauseigenen Servern zu strukturieren und Buchungssysteme zu nutzen, die On-Premises funktionieren – denn die Bedeutung von Datenschutz und -sicherheit wächst spätestens seit der Einführung der DSGVO stetig.

Auch die Unabhängigkeit spricht für On-Premises-Software: So lässt sich eine IT-Infrastruktur mit On-Premises-Lösungen individuell für jeden Betrieb aufbauen, ohne auf externe Dienstleister oder Rechenzentren angewiesen zu sein. Ein weiterer Vorteil einer On-Prem-Arbeitsplatzbuchung: Treten Probleme mit dem Internetzugang auf, ist es dennoch möglich, auf interne Daten zuzugreifen.

Allerdings sind On-Premises-Buchungstools mit zusätzlichem Aufwand verbunden – sowohl auf zeitlicher als auch finanzieller Ebene. Zum einen ist das Unternehmen selbst für die Verwaltung der Software verantwortlich, was insbesondere das Installieren von Updates und Software-Aktualisierungen einschließt. Dieser Faktor spiegelt sich in puncto Preis wider: Wer On-Prem-Lösungen wie ein Arbeitsplatz-Buchungssystem nutzen möchte, muss im Voraus hohe Summen in die passende Hardware investieren und anschließend Lizenzpakete – teilweise für jeden einzelnen Mitarbeitenden – erwerben.

Cloud: Arbeitsplätze digital buchen – ohne Mehraufwand

Cloud Computing ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken: Im Rahmen einer Statista-Studie gaben im Frühjahr 2022 etwa 84 % der befragten deutschen Unternehmen an, Cloud-Lösungen zu nutzen. Der klare Vorteil von einer Arbeitsplatzbuchung als Software-as-a-Service (SaaS)-Tool ist der Dienstleistungscharakter, da die Hosting-Verantwortung beim Hersteller des Programms liegt. So benötigen Kunden von SaaS-Buchungssystemen lediglich eine Internetverbindung, über die das Tool gegen laufende Gebühren automatisch und regelmäßig Updates erhält. Auch zusätzliche Funktionen lassen sich unkompliziert integrieren und erhöhen die Skalierbarkeit der Software.

Der Hosting Service bei Cloud Computing ist jedoch mit einem hohen Maß an Vertrauen verbunden. Schließlich sind die Daten einer SaaS-Arbeitsplatzbuchung in Rechenzentren gespeichert, die in der Verantwortung des Anbieters liegen. Es ist also die Aufgabe des Providers, Kundendaten DSGVO-konform abzulegen. Deshalb ist Datenschutz auf Vertrauensbasis eines der Hauptthemen, wenn es um Cloud-Lösungen geht.

Cloud oder On-Premises: Arbeitsplatzbuchung ist individuell

Zusammengefasst ergibt sich folgende Aufstellung:

Der Vergleich macht deutlich: Ob ein Unternehmen sich für ein Arbeitsplatz-Buchungssystem als On-Premises- oder Cloud-Modell entscheidet, hängt von den jeweiligen Anforderungen sowie Möglichkeiten ab. Die entscheidenden Punkte sind meist das technische Know-how sowie die zur Verfügung stehende IT-Infrastruktur, welche die Einrichtung einer On-Premise-Arbeitsplatzbuchung erfordert.

ReCoTech unterstützt Sie bei der Entscheidung, das richtige Modell für Ihr Workspace Booking Tool zu finden. Unsere smarte Arbeitsplatzbuchung ist sowohl für Cloud- als auch On-Premises-Infrastrukturen erhältlich: Mit jahrelanger Expertise beraten wir Sie kompetent, welcher Software-Typ zu Ihrem Unternehmen passt. Unseren On-Premises-Kunden bieten wir dazu weitreichenden Integrationssupport an, um sicherzustellen, dass Ihr Buchungssystem reibungslos funktioniert.