Activity Based Working: So sieht modernes Arbeiten aus

Das Großraumbüro ist Geschichte. Wer heute ein produktives Umfeld schaffen will, orientiert sich am Activity Based Working: Für jede Aufgabe gibt es den passenden Ort – von der Einzelarbeit im Stillen bis zur kreativen Projektkonzeption im Team. Dieser Kulturwandel fordert einen räumlichen Strukturwandel, um die Vorteile voll auszuschöpfen. Was genau Activity Based Working ausmacht und wie Sie die Transformation erfolgreich umsetzen, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

• Definition und Basics
• Die Vorteile von ABW
• Herausforderungen bei der Implementierung von ABW
• Digitale Werkzeuge für Activity Based Working
• 5-Stufen Plan zur sicheren ABW-Implementierung

Activity Based Working – Definition und Basics

Activity Based Working (ABW) ist ein Modell, das das Potenzial hat, traditionelle Arbeitsstrukturen vollkommen neu zu denken. Das beginnt bei der Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen und reicht bis zur Flächennutzung.

Konkret heißt das: Statt einer Person einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, ordnen sich die Räumlichkeiten der Aufgabe unter. Im Rahmen von Activity Based Working haben Mitarbeiter:innen je nach anstehenden Tätigkeiten die Möglichkeit, ihren Arbeitsort und -raum freier zu wählen.

Background: Wie ist das Activity-Based-Working-Modell entstanden?

Das Activity-Based-Working-Konzept ist eng mit dem Wandel der Gesellschaft verbunden – wie Studien belegen. Ein Kernelement dieser Veränderung ist die Pandemie: Vor Corona war es üblich, seine Arbeitszeit im Büro zu verbringen. Die Lockdown-Phasen etablierten das Homeoffice als neuen Workspace und machten Kommunikation-Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom zum Standard. Viele Arbeitskräfte konnten durch den Ortswechsel neue Vorteile für sich entdecken, wie zum Beispiel:

• ungestörte Stillarbeit
• mehr Zeit durch Wegfall des Arbeitswegs
• bessere Work-Life-Balance

Die Folgen: Viele Büros mit zugewiesenen Schreibtischen leerten sich. Stattdessen nutzen Teams die Räumlichkeiten als Ort der Begegnung: für gemeinsame Absprachen, Projektplanungen oder um soziale Kontakte zu pflegen.

Daraus entstand das ABW-Konzept, die Fläche der Arbeitsart zuzuweisen – und so einen Büroraum mit verschiedenen Arealen zu gestalten, der Kreativität, Produktivität und das Zusammensein fördert. Gleichzeitig fordert dieser Strukturwandel Unternehmen dazu auf, eine neue Arbeitskultur zu implementieren, die Flexibilität in den Fokus rückt.

Flächengestaltung nach Activity Based Working: Konzepte und Raumideen

Die Gestaltung von ABW-Büros richtet sich nach vier Tätigkeits-Typen: (1) Konzentration, (2) Zusammenarbeit, (3) Lernen und (4) soziale Interaktion. Jede dieser Arbeitsarten erfordert ein individuelles Arbeitsumfeld. Ein paar Beispiele:

• Einzelkabinen
• Räume mit Schalldämmung
• zeitlich buchbarer Schreibtisch

• Shared Desks
• Gruppenräume
• 2er-Kabinen

• Medienräume
• Workshop Areas
• gemütliche Sitzplätze für Online-Seminare

• offene Teeküchen
• Lounges
• Sportraum

Auch zum Activity Based Working Konzept gehört es, sich zu fragen, wie viel Fläche das Unternehmen tatsächlich benötigt. Leere Büros bieten zwar die Möglichkeit zur anderweitigen Nutzung, bringen aber auch Kosten mit sich. So kann es beispielsweise sinnvoller sein, einen Teil der Bürofläche abzugeben, anstatt unverhältnismäßig große Besprechungsräume zu planen.

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Das Büro der Zukunft: Was ändert sich durch Activity Based Working?

Activity Based Working bedeutet nicht nur eine Änderung der physischen Arbeitsumgebung. Das Konzept beinhaltet vor allem eine Transformation der Art und Weise, wie Arbeit verstanden und durchgeführt wird. Dementsprechend bedingt die Umsetzung des ABW-Modells in bestehenden Unternehmen einen Struktur- und Kulturwandel.

Auf struktureller Ebene stehen vor allem Schlagworte wie Flexibilität und Dynamik im Vordergrund. Die freie Wahl des Arbeitsortes erfordert klare Absprachen, in denen Mitarbeiter:innen als Individuen betrachtet werden: Wer arbeitet wo am besten, wann finden Team-Treffen statt? Diese gleichwertige Betrachtung aller Arbeitskräfte kann traditionelle Hierarchien aufbrechen, birgt aber auch die Gefahr der Überforderung.

Top-Performance: Die Vorteile von ABW

Eine moderne Arbeitswelt nach Activity Based Working bietet eine Reihe von Vorteilen – sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen. Zu den wichtigsten gehören folgende Aspekte:

Steigerung der Produktivität und Effizienz

Nach ABW erhalten Arbeitnehmer:innen die Freiheit den Arbeitsbereich so zu wählen, wie er am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. So lassen sich unterschiedliche Tätigkeiten bestmöglich und effizient ausführen. Außerdem können Mitarbeiter:innen in einer Umgebung arbeiten, die ihre Konzentration und Kreativität fördert, was zu einer höheren Arbeitsqualität führen kann.

Verbesserung der Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen

Die flexible Arbeitsumgebung ermöglicht es der Belegschaft, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.  Dazu spricht ihnen ABW eine größere Autonomie zu, wodurch sich Mitarbeiter:innen mehr geschätzt und respektiert fühlen. Damit steigt die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz – und die Bindung zum Unternehmen wird gestärkt. Voraussetzung dafür ist immer, dass die Belegschaft bereit für diese Art von Kulturwandel ist.

Förderung der Innovation sowie Zusammenarbeit

Indem das Büro zu einem sozialen Raum wird, fördern aktivitätsbezogene Flächen die kreative Zusammenarbeit. Denn: Durch die Bereitstellung von offenen und kollaborativen Arbeitsbereichen können Mitarbeiter:innen leichter Ideen austauschen. Das fördert die produktive Innovation und macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Hürden der neuen Arbeitswelt: Herausforderungen bei der Implementierung von ABW

Wie jede große Veränderung ist auch der Wandel zu Activity Based Working mit Schwierigkeiten verbunden. Wenn traditionelle Unternehmen also das New-Work-Konzept umsetzen wollen, sollten Sie sich folgenden Punkten bewusst sein:

Widerstand gegen Neues

Jede Änderung in der Arbeitsumgebung oder -kultur kann auf Missbilligung stoßen – und ABW ist keine Ausnahme. Einigen Mitarbeiter:innen wird es schwer fallen, sich von etablierten Arbeitsweisen zu lösen, insbesondere wenn sie an einen festen Platz oder eine bestimmte Routine gewöhnt sind. Es ist wichtig, diesen Widerstand zu erkennen und zu adressieren: Kommunizieren Sie klar die Vorteile von ABW oder bieten Sie Unterstützung wie Schulungen an, um den Übergang zu erleichtern.

Bedarf an neuen Managementfähigkeiten

ABW erfordert eine andere Art von Management als traditionelle Arbeitsmodelle: Manager müssen lernen, wie sie Arbeitnehmer:innen führen und bewerten, die flexibel und autonom arbeiten. Fortbildungen zum Thema New Leadership können hier neue Einblicke und Soft Skills bieten.

Datenschutz und Sicherheit

Da Activity Based Working oft mit neuen Technologien und digitalen Tools einhergeht, stehen oft Fragen zur Datensicherheit im Raum. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter zu schützen und firmeninterne Daten sicher zu verwalten.

Anpassung der physischen Arbeitsumgebung

Die Implementierung von ABW erfordert oft eine Umgestaltung der Büroflächen, um eine Vielzahl von aktivitätsbezogenen Arbeitsbereichen zu bieten. Dies kann eine erhebliche Investition und einen hohen Planungsaufwand mit sich bringen.

ReCoTech unterstützt Sie dabei: Analysieren Sie mit unserer Software Ihren Flächenbestand. Die Software berechnet anschließend die bestmögliche Belegung der neuen Räumlichkeiten.

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Auf die Tools kommt es an: Digitale Werkzeuge für Activity Based Working

Eine Bürolandschaft der Zukunft hängt eng mit der richtigen Technologie zusammen. Schließlich ist die flexibles Arbeitsplatzkonzept Teil des Activity Based Working – und Software-Programme bilden das Bindeglied, um eine ortsunabhängige Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hier sind einige der wichtigsten digitalen Tools, die in einem ABW-Umfeld nützlich sein können:

• Kollaborations- und Kommunikationstools (z. B. Slack, Microsoft Teams, Google Workspace) – ermöglicht einen unkomplizierten Austausch von Daten sowie Kommunikation in Echtzeit
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello, Jira) – zur Organisation der Tasks und zur Überwachung des Projektfortschritts sowie Deadlines
• Cloud-Speicher und Dateifreigabe (z. B. Google Drive, Dropbox, OneDrive) – Mitarbeiter:innen können von überall aus auf Daten zugreifen, sie speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
• Virtuelle Meeting-Tools (z. B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – für virtuelle Meetings, inklusive der Möglichkeit Vorträge aufzuzeichnen und zur Weiterarbeit zu verwenden

Unser Hinweis: Die Wahl der passenden Tools ist von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens abhängig. Prüfen Sie deshalb sorgfältig, welche Software am besten zu Ihrer Arbeitsweise und Unternehmenskultur passt. Vor allem Führungskräfte müssen darauf achten, dass alle Arbeitnehmer:innen die Tools effektiv bedienen können – gegebenenfalls sind Schulungen notwendig.

ABW sicher einführen: Ein 5-Stufen Plan zur Implementierung von Activity Based Working

Bürokonzepte nach Activity Based Working werden zukünftige Arbeitsformen bestimmen. Dabei geht es allerdings nicht nur darum, den fest zugewiesenen Schreibtisch durch offene Gruppenräume zu ersetzen: ABW erfordert einen Wandel der ganzen Unternehmensstruktur- und kultur – was bei traditionell eingestellten Kolleginnen oder Kollegen auf Widerstand stoßen kann.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines ABW-Konzepts ist deshalb: eine sorgfältige Planung sowie transparente Kommunikation. Dieser 5-Stufen-Plan unterstützt Sie, wenn Sie Activity Based Working in Ihrem Betrieb implementieren möchten:

Bedarfsanalyse und Planung