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Desk Sharing in der Verwaltung: Eine Utopie?

Tumult in Österreich: Auf rund 10.000 Quadratmetern entsteht im Salzburger Bahnhofsviertel ein neues Landesdienstleistungszentrum, das vor allem auf offene Arbeitsräume und geteilte Schreibtische setzt – allerdings nicht ohne Widerstand. Denn die Belegschaft sieht das neue Raumkonzept äußerst kritisch und betont die Notwendigkeit von Einzelbüros. Wie kann es zu einer Einigung kommen?

Ein Holz-Hybridbau nach New Work sorgt für Kritik

Ganze 13 Stockwerke aus Holz und Beton für über 1.200 Mitarbeitende: Mit dem neuen LDZ hat sich Salzburg Großes vorgenommen. Aus dem aktuellen Bauprojekt soll Österreichs modernstes Verwaltungsgebäude werden, das ein Zeichen für Nachhaltigkeit und neues Arbeiten setzt – so ist geplant, die Fassade mit etwa 4.500 Photovoltaik-Paneelen auszustatten und das klassische Einzelbüro zur Hälfte mit offenen Desk-Sharing-Bereichen und zu ersetzen. Das Ende der Bauarbeiten ist für 2026 angesetzt.

Grundsätzlich eine zukunftsorientierte Idee – doch die geplante Raumaufteilung des Landesdienstleistungszentrums sei laut Bernd Gollackner, dem Vorsitzenden des Zentralausschusses der Personalvertretung, nicht auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt, wie er im Interview mit SALZBURG24 erklärt: Die täglichen Aufgaben im Verwaltungsapparat erforderten konzentrierte Stillarbeit – und da seien Wände, Türen und lärmgeschützte Arbeitsplätze eine Notwendigkeit. Dazu ist die Arbeit im LDZ an festgelegte Gruppenstrukturen gebunden, die abgetrennte Räumlichkeiten mit festen Arbeitsplätzen benötigen, wie Gollackner ausführt: „Wir sind zehn Abteilungen mit jeweils mehreren Referaten. Die Kollegen aus dem gleichen Fachgebiet wollen beieinandersitzen, damit sie sich unterhalten können.“

Die klare Haltung der Personalvertretung: Ein Büro muss sich der Arbeitsweise der Mitarbeitenden anpassen – und nicht umgekehrt. Eine gute Einschätzung zur Frage, welche Raumtypen die Aufgaben der Angestellten unterstützen, könnten die direkten Vorgesetzten des Kollegiums treffen. Die Entscheidungsmacht liegt allerdings bei einem Projektteam, das laut der Personalvertretung die raumbezogenen Interessen der Mitarbeitenden nicht ausreichend berücksichtigt.

Ein einschneidender Wandel ohne klare Kommunikation

Nicht nur die neue Flächenorganisation hat die Mitarbeitenden des LDZ vor den Kopf gestoßen: Auch in der Vermittlung relevanter Informationen soll es zu Missverständnissen gekommen sein. Als Beispiel nennt Gollackner die geäußerten Bedenken bezüglich der Lautstärke in offenen Arbeitsräumen: „Uns wurde gesagt, dass sich der Lärmpegel in Grenzen halten werde, weil die Büros wegen Urlauben, Krankenständen und Zeitausgleichen nie ganz voll sein würden. Kurz vor Weihnachten hieß es dann, dass Leerstände von anderen Gebäuden vermindert werden sollen.“

Auch ein Versuch im März, sich mit dem leitenden Projektteam und Landesamtsdirektor Sebastian Huber zur Problematik auszutauschen, scheiterte: Bei der Dienststellenversammlung waren die relevanten Ansprechpartner nicht anwesend, ein nachträglich formulierter und übermittelter Fragenkatalog blieb größtenteils unbeantwortet.

Auch innerbetriebliche Kommunikation rückt in den Hintergrund: Nach aktuellem Stand wird das Desk-Sharing-Modell in dem Salzburger Verwaltungsgebäude nicht mit einer Arbeitsplatzbuchung kombiniert – ein Verlust an transparenter Organisation. Die Sorgen der Personalvertretung stellen infrage, ob die geteilten Schreibtische für alle ausreichen werden oder beispielsweise bei kurzfristigen Absagen von Außendienst-Terminen kein Arbeitsplatz mehr übrig sei.

Mit technischen Lösungen die Umstrukturierung unterstützen

Die Bedenken von Bernd Gollackner und seinen Kollegen sind berechtigt: Räumliche Anpassungen von Arbeitsumgebungen erfordern einen klaren Austausch zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig sind datengestützte Erkenntnisse unabdingbar. Nur so lässt sich eine kommunikative Basis schaffen, die den Bürowandel nachvollziehbar macht. Auch ließe sich mithilfe von Daten genau darlegen, welche Arbeitsformen den Alltag in der Verwaltung bestimmen und welche Räume dafür notwendig sind.

Ein direkter Weg zu mehr Transparenz sind technische Tools wie die algorithmusbasierte Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech. Mit beiden Lösungen lassen sich Daten zur Raumauslastung und -nutzung generieren. Diese erleichtern bei der Planung von neuen Bürokonzepten die Entscheidungsfindung. Zudem ermöglicht die Buchung per App, den Überblick über belegte oder noch freie Arbeitsplätze zu behalten. Zusatzfunktionen wie die Integration von Smart-Office-Sensoren, die unter anderem mithilfe von White Noise den Geräuschpegel in offenen Arbeitsbereichen reguliert, stimmen die Technologie auf die Bedürfnisse verschiedenster Offices ab.

 

Smart Office mit Sensoren: Das sind die Vorteile

Je moderner das Büro, desto besser ist die technische Ausstattung. Smart Offices gehen noch einen Schritt weiter: Durch den Einsatz von Tools und Netzstrukturen wird aus einem Raum eine intelligente Umgebung, die Produktivität, Effizienz sowie Komfort im Arbeitsalltag fördert. Ein Hauptbestandteil von smarten Büros sind Sensoren, die unterschiedlichste Datenbereiche erfassen. Welche Sensortypen sind also für ein Smart Office geeignet – und welche Vorteile bringen sie mit sich? ReCoTech gibt einen Überblick.

Die Basics: Was bedeutet Smart Office?

Smart Offices nutzen verschiedene Technologien, um Räume sowie das Arbeitsverhalten von Mitarbeitenden zu analysieren. Die Ebenen, die in intelligenten Büros eine Rolle spielen, sind vielschichtig: Zum einen schließt der Begriff digitale Infrastrukturen ein, die ortsunabhängiges Arbeiten im Home-Office oder remote ermöglichen.

Zum anderen liegt der Fokus auf klassischen Bürokomplexen. So wird in Smart Offices beispielsweise anonym erfasst, wie viele Personen sich in einem bestimmten Bereich aufhalten – in Kombination mit Parametern wie der Raumtemperatur, Lautstärke oder Luftqualität.

Bei einem Smart-Office-Konzept stehen also vier Aspekte im Vordergrund:

  • verbesserte Arbeitsabläufe bis hin zu automatisierten Prozessen
  • optimale Raumnutzung
  • flexible und Anpassungsfähige Arbeitsorte
  • Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Um diese Punkte abzudecken, setzen intelligente Büros auf eine Vielzahl an Technologien. Diese reichen von Meeting-Tools über das Internet der Dinge (IoT) und Machine Learning bis hin zu digitalen Schließsystemen, die per App einen Zugang zum Office ermöglichen. An dieser Stelle kommt auch Sensortechnik ins Spiel: Je nach Typ zeichnen Sensoren verschiedene Datenwerte auf und bilden so die Grundlage für eine effiziente, flexible und komfortable Arbeitsumgebung. ReCoTech stellt Ihnen die wichtigsten Sensorarten für ein smartes Office vor.

Die Praxis: Anwendungsbereiche von Sensoren im smarten Büro

Es gibt unterschiedliche Wege, die verschiedenen Sensortypen zu gruppieren. Im Smart Office gilt die Überlegung: Welche Dimensionen des Büros liefern die notwendigen Daten, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Umgebungen zu schaffen, die Produktivität fördern? Daraus ergeben sich folgende Kategorien:

  • Raumsensoren
  • Bewegungssensoren
  • Tischsensoren
  • Kontaktsensoren
  • Bodensensoren

1. Raumsensoren

Eine der größten Sensorgruppen, die zur Ausstattung eines Smart Office gehören: Raumsensoren registrieren Parameter, die man nicht sieht – wie die Luftfeuchtigkeit oder -qualität im Büro. Vor allem Temperatursensoren sind entscheidend, um die Energieeffizienz eines Gebäudes zu verbessern.

Ein Beispiel:

Der Ausschuss für Arbeitsstätten (ASTA) des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) gibt für sitzende Tätigkeiten wie Büroarbeit eine Lufttemperatur von mindestens 18 °C bis 19 °C vor – viele Offices einigen sich auf 20 °C. Intelligente Klimasensoren erkennen, ob sich die Raumtemperatur innerhalb dieses Rahmens befindet. Im Büro wird es zu warm? Ist die Sensortechnik mit dem Heizsystem vernetzt, kann der Sensor die Information direkt weitergeben und die Kühlanlage oder ein Abschalten der Heizung aktivieren.

Ein weiterer Raumsensor-Typ, der vor allem für Großraumbüros und Konferenzräume sinnvoll ist, sind Audiosensoren. Sie messen die Lautstärke der Arbeitsfläche und geben ab einem bestimmten Dezibelwert sogenanntes White Noise ab: Das kaum hörbare Rauschen dämpft die Geräuschkulisse und kann so die Konzentrationsfähigkeit verbessern.

2. Bewegungssensoren

Ein großes Plus bei der Flächenoptimierung: Bewegungssensoren, wie Infrarot- oder Deckensensoren, registrieren die Laufwege der Mitarbeitenden im Office. Anhand der Daten lassen sich Heatmaps erstellen, die offenlegen, welche Bereiche gut ausgelastet sind und ob es Freiflächen gibt. Ein Vorteil: Bewegungssensoren können auch Räumlichkeiten erfassen und auswerten, die in eine Arbeitsplatzbuchung nicht integriert sind – wie beispielsweise Pausenräume.

Auch die Energiebilanz eines Gebäudes profitiert von Bewegungssensoren, wenn sie mit der Lichtanlage verbunden sind: Erkennt ein Sensor, dass ein Mensch den Raum betritt, schaltet er automatisch die Beleuchtung an – und aus, sobald keine Bewegung mehr registriert wird. So lässt sich unnötiger Stromverbrauch vermeiden.

3. Tischsensoren

Tischsensoren sind eine sinnvolle Ergänzung für Smart Offices, die ein Arbeitsplatzmodell wie Desk Sharing oder Hot Desking nutzen. Sobald sich eine Person einen Tisch aussucht oder diesen freigibt, kann der Sensor die Information an ein Arbeitsplatz-Buchungstool weitergeben. Auf diese Weise unterstützt die Technik das Arbeitsplatzmanagement und erweitert Buchungen per Software mit Echtzeitdaten.

Auch beim Faktor Mitarbeitergesundheit können Tischsensoren eine Hilfe sein: Wer zu lange sitzt, erhält vom Sensor über ein Farbsignal oder eine App-Benachrichtigung eine Erinnerung – eine technische Lösung, um Mitarbeitende zum bewegten Sitzen zu animieren.

4. Kontaktsensor

Kontaktsensoren tragen dazu bei, die Sicherheit im Büro zu steigern. Ein häufiger Anwendungsbereich sind Fensterrahmen: Hier können Sensoren überprüfen, ob ein Fenster nach Ende der Arbeitszeit noch offensteht. Ist der Sensor mit einer entsprechenden Mechanik verbunden, schließt sich das Fenster bei Bedarf selbst und reduziert das Risiko für einen Einbruch. Gleichzeitig lässt sich so sicherstellen, dass die Temperatur in den Innenräumen nachts nicht zu weit absinkt – ein Vorteil in Sachen Energiemanagement.

5. Bodensensoren

Auch Parkplätze mit Bodensensoren können Teil eines Smart Office sein. Das Funktionsprinzip ist vergleichbar mit einem Tischsensor am Arbeitsplatz: Fährt ein Fahrzeug in eine Parkbucht, schickt der Sensor die Information an die Buchungssoftware und markiert den Parkplatz als „belegt“. Auch Ladezeiten von E-Autos lassen sich mit Bodensensoren digital und in Echtzeit abbilden.

Das Fazit: Mit Sensoren das volle Smart-Office-Potenzial ausschöpfen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sensoren bieten die technische Unterstützung, um aus traditionellen Büros moderne Smart Offices zu schaffen. Die zahlreichen Funktionen ermöglichen automatisierte Prozesse, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und wirken sich positiv auf die Energiebilanz von Bürogebäuden aus.

Besonders in Kombination mit den ReCoTech Tools für Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung wird das Potenzial von Sensordaten deutlich: Echtzeitanalysen geben Auskunft zur Raumnutzung und stellen so eine gewinnbringende Erweiterung zu einer Buchungssoftware dar. Auf diese Weise liefern Sensoren transparente Argumente, die eine Flächenoptimierung voranbringen.

Sie möchten den nächsten Schritt in Richtung Zukunft gehen? ReCoTech hilft Ihnen, Ihr Büro zum smarten Office zu wandeln.

Desk Sharing: Unerschlossenes Potenzial für nachhaltige Büroflächenoptimierung

Das ungenutzte Potenzial von Desk Sharing

Fast die Hälfte aller Befragten (47,7%) ist noch nicht in Desk Sharing-Modelle eingebunden. Diese Erkenntnis aus der umfangreichen Studie „Umfrage zu psychischer Belastung, Beanspruchung und Beanspruchungsfolgen“, durchgeführt vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG), zeigt ein signifikantes Potenzial für Unternehmen auf. Durch die Implementierung von Desk Sharing könnten nicht nur Büroflächen effizienter genutzt, sondern auch erhebliche Kosten eingespart werden.

Desk Sharing in der Praxis: Nutzung und Herausforderungen

Die Studie bietet detaillierte Einblicke in die aktuelle Nutzung und die psychosozialen Auswirkungen von Desk Sharing. Während knapp ein Viertel der Befragten berichtet, dass alle Mitarbeitenden ihrer Organisation am Desk Sharing teilnehmen, sind in etwa 30% der Fälle Führungskräfte von dieser Praxis ausgenommen. Zudem nehmen in fast der Hälfte der untersuchten Organisationen sowohl einige Führungskräfte als auch weitere Beschäftigte nicht am Desk Sharing teil. Diese Daten verdeutlichen, dass Desk Sharing zwar angenommen wird, aber oft noch nicht flächendeckend umgesetzt ist.

Kritische Betrachtung von Desk Sharing

Obwohl Desk Sharing zahlreiche Vorteile bietet, hebt die Studie auch signifikante Herausforderungen hervor. Insbesondere psychische Belastungen wie Stress und die Schwierigkeit, sich ständig an neue Arbeitsumgebungen anzupassen, wurden von den Befragten als negative Aspekte benannt. Diese Faktoren können das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigen und bedürfen spezieller Aufmerksamkeit.

Effizienz und Umweltbewusstsein durch Desk Sharing

Ein weiteres zentrales Ergebnis der Studie ist, dass 52% der Befragten sich direkt im Büro umschauen, um einen Arbeitsplatz zu finden. Diese Praxis weist auf erhebliche Einsparpotenziale hin, sowohl in Bezug auf die Raumkosten als auch auf den Energieverbrauch. Indem weniger Fläche dauerhaft reserviert wird, können Unternehmen ihre CO2-Emissionen signifikant reduzieren. Dies zeigt, dass durch verbesserte Planung und Nutzung von Desk Sharing nicht nur betriebliche Kosten gesenkt, sondern auch ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden kann.

ReCoTechs Lösungsansätze

ReCoTech hat spezielle Softwarelösungen entwickelt, um sowohl die physische als auch die psychische Belastung durch Desk Sharing zu minimieren. Unsere Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Büroflächen optimal zu planen und zu verwalten, während sie gleichzeitig die Flexibilität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern. Mit Funktionen wie intelligenten Buchungssystemen, umfassenden Auslastungsanalysen und automatisierten Arbeitsplatzanpassungen helfen unsere Produkte Ihnen, das Potenzial von Desk Sharing voll auszuschöpfen und gleichzeitig ein gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Fazit

Die IAG-Studie unterstreicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen und durchdachten Implementierung von Desk Sharing-Strategien, die sowohl die betriebliche Effizienz steigern als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden schützen. Mit ReCoTech an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen die Vorteile von Desk Sharing vollständig realisiert, während gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele unterstützt werden. Entdecken Sie unsere Technologien und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, die Herausforderungen des modernen Arbeitsplatzes effektiv zu meistern.

Quelle

Massiver Widerstand: SAP führt Büropflicht ein – trotz interner Kritik

Der Softwarekonzern SAP führt bis Ende April dieses Jahres eine verpflichtende Präsenzpflicht von drei Tagen pro Woche im Büro ein. Das Unternehmen beabsichtigt damit unter anderem die Kreativität und den Ideenaustausch unter den Mitarbeitenden zu fördern. Doch wie zu erwarten, gefällt diese Entscheidung längst nicht allen Beschäftigten: Die interne Kritik seitens des europäischen Betriebsrats ist groß.

Kontroverse um neue Büropflicht

Während der Pandemie war es SAP-Angehörigen weitgehend freigestellt, von wo aus sie arbeiten. Doch nun folgt die Rolle rückwärts: Der Konzern mit Sitz im Baden-Württembergischen Walldorf verpflichtet seine rund 110.000 Beschäftigten weltweit zu drei Bürotagen pro Woche. Immerhin: Geschäftsreisen und Arbeitstage bei Kunden und Partnern außerhalb der SAP-Standorte sind in die Rechnung miteingeschlossen. Die Pläne gehen aus den aktuellen „weiterentwickelten hybriden Arbeitsrichtlinien“ hervor, die der WirtschaftsWoche vorliegen.

Die Reaktion eines Teils der Beschäftigten ließ jedoch nicht lange auf sich warten: SAPs Entscheidung stößt seitens des europäischen Betriebsrats auf Unzufriedenheit und viel Kritik. In einem internen Brief äußert sich das Gremium drastisch und bezeichnet die neue Vorgabe als das Ende einer flexibleren Arbeitskultur bei SAP. Die Mitarbeitenden fühlen sich von dem abrupten Kurswechsel überrascht, nachdem sie zuvor ermutigt wurden, von zu Hause aus zu arbeiten. „Die Prioritäten der Kollegen liegen aktuell nicht auf den Zielen  des ersten Quartals, sondern auf der Suche nach einem stabilen Job, in dem sie sich wertgeschätzt und respektiert fühlen“, so die Arbeitnehmervertretung.

SAP-Chef verteidigt Abkehr vom Homeoffice

SAP-Chef Christian Klein rechtfertigt die neue Regelung und betont die Bedeutung der persönlichen Zusammenarbeit für die Generierung neuer Ideen und den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens. Trotz interner Unzufriedenheit plant SAP, die neue Anwesenheitspflicht umzusetzen. „Return to the Office“ heißt es übrigens längst nicht nur für SAP-Beschäftigte: Die Entscheidung des Software-Riesen steht im Kontext einer breiteren Debatte über die Zukunft des althergebrachten Arbeitsmodells.

Die Fakten sprechen schließlich Bände: Während mittlerweile viele Unternehmen im In- und Ausland ihre Angestellten zurück an den Arbeitsplatz beordern, zeigen Studien, dass eine verpflichtende Rückkehr ins Büro Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern auslösen kann. Eine Untersuchung der Technischen Universität Darmstadt von 2023 ergab, dass 24 % der Beschäftigten mobiles und flexibles Arbeiten als entscheidenden Faktor für ihre Arbeitszufriedenheit – und ihren Verbleib beim Arbeitgeber – betrachten. Die Diskussion über die Büropräsenz verdeutlicht die Bedeutung einer ausgewogenen Arbeitsplatzgestaltung, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und Innovation fördert.

Wohin geht die Reise für CEOs und Angestellte?

Die Situation bei SAP zeigt die Spannung zwischen traditionellen Bürostrukturen und flexibleren Arbeitsmodellen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die Unternehmensziele berücksichtigt. Eine erfolgreiche Lösung erfordert eine offene Kommunikation und einen sensiblen Umgang mit den Erwartungen der Belegschaft sowie die kontinuierliche Anpassung der Arbeitsplatzgestaltung an die sich wandelnden Anforderungen.

Eine weitere Strategie: technologiegestützte Anwendungen zur Arbeitsplatzgestaltung. Die Implementierung der flexiblen Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech verbessert für Angestellte die Flexibilität am Arbeitsplatz, senkt Kosten und steigert die Effizienz von Unternehmen. So werden sie nicht nur den aktuellen Herausforderungen gerecht, sondern kreieren auch eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Unternehmenszielen gleichermaßen entspricht.

Wie kann Workplace Automation die Arbeitsplatzbuchung verbessern?

Automatisierte Prozesse existieren überall, um den Ablauf alltäglicher Aufgaben zu vereinfachen. Unter dem Begriff Workplace Automation hält Automatisierung auch im Bereich des Arbeitsplatzes immer mehr Einzug – schließlich steigen die Anforderungen an effiziente Workflows, um zukunftsorientierte und attraktive Office-Umgebungen zu schaffen. Ein essenzieller Teil dieses Wandels sind Tools wie eine digitale Arbeitsplatzbuchung, die sich mithilfe von Workplace-Automation-Strategien zusätzlich optimieren lässt.

Workplace Automation und Arbeitsplatzmanagement: Der Status quo

Es begann mit der ersten Maschine: Blickt man auf den Beginn von Workplace Automation, stellt die industrielle Revolution mit dem Austausch von menschlicher und maschineller Arbeit den Ausgangspunkt dar. Inzwischen ist Automatisierung am Arbeitsplatz viel ausdifferenzierter .

Im Gegenteil: Maschinelle Automatisierungen – von einer Abwesenheitsnotiz per Mail bis zu Künstlicher Intelligenz – werden in bestehende Prozesse eingebunden, um unterstützend zu agieren und Zeit zu sparen.

Systeme und Tools, die Workplace Automation voranbringen, sind deshalb der Schlüssel zu einer modernen Arbeitsumgebung – wie eine kürzlich veröffentlichte Studie von gefma und Lünendonk & Hossenfelder bestätigte. Als bestes Beispiel hierfür dienen Software-Programme, die flexible Desk-Sharing-Konzepte unterstützen und die Schreibtisch-Buchung digitalisieren.

Es ist selbsterklärend: Indem sie komplexe Absprachen in digitaler Form sichtbar machen, sind Workplace Booking Tools aus einem transparenten Arbeitsplatzmanagement, das hybride Strukturen mit Homeoffice- und Bürotagen einbezieht, nicht mehr wegzudenken.

Automatisierte Arbeitsplatzbuchung: Der nächste Schritt

Auf Unternehmensebene ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware also Teil einer produktiven Workplace Automation. Eine Ebene tiefer angesetzt, bieten diese Tools selbst das Potenzial, durch smarte Automatisierungen besser zu performen und damit Abläufe im Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wichtige Beispiele hierfür sind:

  • wiederkehrende Strukturen vereinfachen: Von Serienbuchungen bis zu regelmäßigen Homeoffice-Zeiten – Automatisierung reduziert wiederholte Buchungsaktionen auf einen einzigen Klick.
  • personalisierte Empfehlungen geben: Maschinelles Lernen in Aktion. Sie benötigen im Konferenzraum immer dieselbe Technik? Das Tool erkennt Ihre Präferenzen und schlägt entsprechende Buchungen direkt vor.
  • weitere Office-Bereiche verknüpfen: Auch Parkplätze oder Ladestationen für E-Fahrzeuge lassen sich in die Arbeitsplatz-Buchungssoftware einbinden – so wird aus dem Tool eine All-in-One-Lösung ganz im Sinne der Workplace Automation.
  • Ressourcennutzung monitoren: Erstellt die Buchungsapp automatisch Auslastungsanalysen und Statistiken, trägt die Software zur nachhaltigen und effizienteren Nutzung des Arbeitsplatzes bei.
  • smarte Erweiterungen integrieren: Automatisierung heißt auch, mithilfe von Technologien Kommunikationswege zu vereinfachen. Ermöglicht die digitale Arbeitsplatzbuchung beispielsweise einen direkten Austausch per Chat, sind kurzfristige Absprachen bezüglich der Raumbelegungen unkompliziert möglich.

Das klare Ergebnis: Automatisierungen auf Software-Ebene entlasten die Mitarbeitenden und setzen zeitliche Ressourcen frei. Gleichzeitig verbessern standardisierte Prozesse die Nutzererfahrung maßgeblich. Je vielfältiger also die Arbeitsplatzbuchung aufgestellt ist, umso größer ist ihr positiver Beitrag zum Vorhaben, die gesamte Unternehmenskultur durch Workplace Automation zu optimieren.

Individualität gewinnbringend automatisieren: Das Ziel

Bei der Umsetzung von Workplace Automation im Arbeitsplatzmanagement ist ein Faktor entscheidend: Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb kann ein Standard-Tool zur Arbeitsplatzbuchung noch so viele KI-unterstützte Features oder Integrationsmöglichkeiten enthalten: Ist das Programm-Setup nicht auf die betriebsinterne Struktur abgestimmt, ist der Funktionsumfang nicht ausreichend oder sogar redundant.

Agile Workplace Booking Tools, die die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens in ihrer technologischen Ausstattung widerspiegeln, sind somit der Weg zum Ziel – eine Strategie, auf die ReCoTech großen Wert legt. Sie möchten den Schritt in Richtung Workplace Automation gehen und haben spezifische Anforderungen an Ihre Arbeitsplatz-Buchungssoftware? Gemeinsam mit Ihnen finden wir eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Unternehmenskultur bestmöglich unterstützt.

Der digitale Arbeitsplatz: Sind On-Premises- oder Cloud-Buchungssysteme besser?

Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, nutzen Technologien zur Arbeitsplatzbuchung. Die Booking Software ist dabei auf unternehmensinterne Daten angewiesen – von der Zahl der Desks über IT-Assets bis hin zu Reservierungszeiträumen. Aber wo ist das Tool bestenfalls installiert: auf den eigenen Servern oder in der Cloud? ReCoTech macht den Check und vergleicht Vor- und Nachteile von On-Premises- und Cloud-Arbeitsplatz-Buchungssystemen.

On-Premises: Alles in eigener Hand

Früher gang und gäbe: Wer ein Programm erwarb, integrierte das Tool auf dem eigenen Computer. Auch wenn es heute nicht mehr als State of the Art gilt, präferieren einige Unternehmen, ihre IT mit hauseigenen Servern zu strukturieren und Buchungssysteme zu nutzen, die On-Premises funktionieren – denn die Bedeutung von Datenschutz und -sicherheit wächst spätestens seit der Einführung der DSGVO stetig.

Auch die Unabhängigkeit spricht für On-Premises-Software: So lässt sich eine IT-Infrastruktur mit On-Premises-Lösungen individuell für jeden Betrieb aufbauen, ohne auf externe Dienstleister oder Rechenzentren angewiesen zu sein. Ein weiterer Vorteil einer On-Prem-Arbeitsplatzbuchung: Treten Probleme mit dem Internetzugang auf, ist es dennoch möglich, auf interne Daten zuzugreifen.

Allerdings sind On-Premises-Buchungstools mit zusätzlichem Aufwand verbunden – sowohl auf zeitlicher als auch finanzieller Ebene. Zum einen ist das Unternehmen selbst für die Verwaltung der Software verantwortlich, was insbesondere das Installieren von Updates und Software-Aktualisierungen einschließt. Dieser Faktor spiegelt sich in puncto Preis wider: Wer On-Prem-Lösungen wie ein Arbeitsplatz-Buchungssystem nutzen möchte, muss im Voraus hohe Summen in die passende Hardware investieren und anschließend Lizenzpakete – teilweise für jeden einzelnen Mitarbeitenden – erwerben.

Cloud: Arbeitsplätze digital buchen – ohne Mehraufwand

Cloud Computing ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken: Im Rahmen einer Statista-Studie gaben im Frühjahr 2022 etwa 84 % der befragten deutschen Unternehmen an, Cloud-Lösungen zu nutzen. Der klare Vorteil von einer Arbeitsplatzbuchung als Software-as-a-Service (SaaS)-Tool ist der Dienstleistungscharakter, da die Hosting-Verantwortung beim Hersteller des Programms liegt. So benötigen Kunden von SaaS-Buchungssystemen lediglich eine Internetverbindung, über die das Tool gegen laufende Gebühren automatisch und regelmäßig Updates erhält. Auch zusätzliche Funktionen lassen sich unkompliziert integrieren und erhöhen die Skalierbarkeit der Software.

Der Hosting Service bei Cloud Computing ist jedoch mit einem hohen Maß an Vertrauen verbunden. Schließlich sind die Daten einer SaaS-Arbeitsplatzbuchung in Rechenzentren gespeichert, die in der Verantwortung des Anbieters liegen. Es ist also die Aufgabe des Providers, Kundendaten DSGVO-konform abzulegen. Deshalb ist Datenschutz auf Vertrauensbasis eines der Hauptthemen, wenn es um Cloud-Lösungen geht.

Cloud oder On-Premises: Arbeitsplatzbuchung ist individuell

Zusammengefasst ergibt sich folgende Aufstellung:

On-Premises Cloud (SaaS)
Vorteile
  • Daten liegen auf den eigenen Servern
  • Unabhängigkeit vom Software-Hersteller
  • Zugriff auch bei Internetproblemen
  • automatische Sicherheitsupdates und Aktualisierungen
  • hohe Skalierbarkeit
  • einfache Integration von Zusatzfunktionen
Nachteile
  • hohe Investitionskosten
  • großer Verwaltungs- und Wartungsaufwand
  • eigenverantwortliche Integration von Updates
  • Hersteller ist für Datensicherheit verantwortlich
  • Datenzugriff von Internetverbindung abhängig

Der Vergleich macht deutlich: Ob ein Unternehmen sich für ein Arbeitsplatz-Buchungssystem als On-Premises- oder Cloud-Modell entscheidet, hängt von den jeweiligen Anforderungen sowie Möglichkeiten ab. Die entscheidenden Punkte sind meist das technische Know-how sowie die zur Verfügung stehende IT-Infrastruktur, welche die Einrichtung einer On-Premise-Arbeitsplatzbuchung erfordert.

ReCoTech unterstützt Sie bei der Entscheidung, das richtige Modell für Ihr Workspace Booking Tool zu finden. Unsere smarte Arbeitsplatzbuchung ist sowohl für Cloud- als auch On-Premises-Infrastrukturen erhältlich: Mit jahrelanger Expertise beraten wir Sie kompetent, welcher Software-Typ zu Ihrem Unternehmen passt. Unseren On-Premises-Kunden bieten wir dazu weitreichenden Integrationssupport an, um sicherzustellen, dass Ihr Buchungssystem reibungslos funktioniert.

Unternehmen uneins über Homeoffice – Studie zeigt gemischte Effekte von Büropräsenz

Return to the Office: Im Zuge der postpandemischen Normalisierung kehren viele Unternehmen zur Büropräsenz zurück – doch die Vorteile sind laut einer aktuellen Studie umstritten. Die Online-Datenbank Statista kommt in einer Umfrage unter Mitarbeitenden zu dem Schluss, dass die Mehrheit der deutschen Angestellten ihre Homeoffice-Regelungen nicht nur beibehalten, sondern am liebsten ausbauen will. Und dann ist da noch das Problem mit den Büroflächen.

Rückkehr ins Büro: Gemischte Ergebnisse

Immer mehr Firmen weltweit ziehen eine Rückkehr zur Büropräsenz in Erwägung. Aktuelles Beispiel: SAP. Wie der deutsche Softwarekonzern im Januar 2024 bekannt gab, soll es ab April eine Präsenzpflicht von drei Tagen pro Woche für alle Mitarbeitenden geben. Diese Entscheidungen werden jedoch nicht nur intern von gemischten Reaktionen begleitet.

Eine Studie der Katz Graduate School of Business an der Universität Pittsburgh zeigt, dass sich die Produktivität durch eine Rückkehr ins Büro nicht zwangsläufig steigert. Die Autoren der Studie, Yuye Ding und Mark (Shuai) Ma, analysierten die Homeoffice-Regelungen von 137 Firmen im S&P 500 Index. Ding und Ma betonen, dass die Wiedereinführung von Büropräsenz oft als Mittel der Kontrolle über die Angestellten gesehen wird. Klare Auswirkungen auf die Unternehmensleistung sind nicht nachweisbar.

Homeoffice: Eine etablierte Norm

Eine Umfrage des ifo Instituts zeigt, dass 84 % der deutschen Unternehmen ihre aktuellen Homeoffice-Regelungen beibehalten möchten. Simon Krause, Forscher am ifo Institut, erklärt: „Trotz der öffentlichen Debatte um die Rückkehr ins Büro hat sich das Homeoffice in der Arbeitswelt fest etabliert.“ Die Umfrage ergab auch, dass die Pläne zur Homeoffice-Regelung je nach Branche variieren. Während einige Wirtschaftszweige, wie die Medienbranche und die Warenherstellung, weitere Flexibilisierungen planen, möchten andere, wie die Textilhersteller und die Pharmaindustrie, die Einschränkungen verschärfen.

Und wie stehen die Mitarbeitenden zu der aktuellen Debatte? Eine Statista-Erhebung zeigt, dass der durchschnittliche Vollzeitbeschäftigte in Deutschland aktuell einen Tag pro Woche im Homeoffice arbeitet. Wünschenswert wären für die Mehrzahl der Befragten im Schnitt mindestens 1,8 Tage Heimarbeit. Die Zahlen verdeutlichen: Angestellte sehnen sich nach mehr Flexibilität anstatt Präsenzdruck.

Betriebsrat: „Wir wissen gar nicht, wo die Mitarbeiter sitzen sollten“

Für Sorgenfalten bei CEOs und Angestellten sorgt ein weiterer Aspekt: Viele Unternehmen haben während der Pandemie physische Arbeitsplätze abgebaut. Sie stehen nun vor der Herausforderung, die Nutzung ihrer verbleibenden Büroflächen effizient zu gestalten. Im Fall von SAP äußert sich der Betriebsratsvorsitzende Eberhard Schick besorgt: „Wir wissen gar nicht, wo die Mitarbeiter sitzen sollten.“

Die Diskussion um Präsenz im Büro unterstreicht also auch die wachsende Bedeutung eines gezielten Arbeitsplatz- und Flächenmanagements – und zumindest bei diesem Aspekt der Debatte ist schneller, intelligenter Support vorhanden. ReCoTech bietet passende Tools und Lösungen für Unternehmen an. Per Knopfdruck lassen sich Flächen optimieren und Arbeitsplätze buchen. Smarte Erweiterungen wie ein Buchungsservice für Konferenzräume und Parkplätze helfen Firmen und ihren Angestellten dabei, Herausforderungen rund um das Thema „Return to the Office“ zu begegnen und eine optimale Nutzung der Büroflächen zu gewährleisten.

Die EU im Homeoffice: Neues Bürokonzept für Kommission in Brüssel

Die belgische Hauptstadt in Bewegung: Bis 2030 will die Europäische Kommission die Hälfte ihrer Gebäude schließen. Grund ist der Ruf nach Homeoffice: Immer mehr Mitarbeitende erledigen ihre Tasks von zu Hause aus, Büroräume leeren sich. Die Reaktion der Kommission, auf moderne Offices mit weniger Fläche zu setzen, beweist Weitblick.

Flexibel agieren, zukunftsorientiert handeln

Von 50 auf 25: Das ist das Ziel, das die EU-Kommission bis zum Ende der Dekade anstrebt. Denn viele der Kommissions-Gebäude werden nur noch teilweise genutzt, seit die Corona-Pandemie das Arbeiten in den eigenen vier Wänden zum Alltag machte.

Laut Johannes Hahn, EU-Kommissar für Haushalt und Verwaltung, legte unter anderem eine Umfrage unter den Mitarbeitenden den Grundstein für die Neuausrichtung: Über 90 % der Angestellten in Brüssel befürworten ein Arbeitskonzept, das zwei bis drei Homeoffice-Tage pro Woche einschließt. Die Maßnahme sei so auch Teil des Bestrebens, die Europäische Kommission als flexiblen und attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.

Arbeitsplätze zentrieren, Kosten einsparen

Der Plan für Brüssel: Bis zum Jahr 2030 wird die Belegschaft aus insgesamt 49 Office-Immobilien in 25 Bürokomplexen zusammengelegt. Der Hauptsitz im Berlaymont-Gebäude bleibt bestehen. Dadurch will die Kommission eine Reduzierung von rund 780.000 auf 580.000 Quadratmeter erreichen – eine Maßnahme, die Kosteneinsparungen zwischen 280 Millionen bis 440 Millionen Euro mit sich bringt.

Eine vielversprechende Zielsetzung – allein die Methode zeigt noch Luft nach oben. Denn um die Flächenreduzierung zu erreichen, stehen der EU-Kommission zwei Möglichkeiten zur Auswahl: das Kündigen von Mietverträgen sowie Neubauten. Ersteres reiht sich zwar in den nachhaltigen Ansatz einer Flächenaufgabe ein. Den Wert bestehender Gebäude zu schätzen und sie zu pflegen, anstatt sie zu vernachlässigen und durch neue Immobilien zu ersetzen, ist jedoch die deutlich nachhaltigere Perspektive.

Tools wie ReCoTech kombinieren New Work und Nachhaltigkeit: Der einzigartige Algorithmus teilt bestehende Arbeitsplätze bestmöglich in existierende Flächen ein und zeigt neue Wege auf, bereits vorhandene Ressourcen zu nutzen. Vom Einzelbüro bis zu weitläufigen Shared Offices: Die Lösung berücksichtigt individuelle Raumkonzepte, die für unterschiedliche Aufgaben benötigt werden – komplementiert von einer smarten Arbeitsplatzbuchung und datengestütztem Monitoring, dem Standard erfolgreicher hybrider Arbeit.

CO₂-Emissionen in Deutschland auf dem niedrigsten Stand seit 70 Jahren – doch Klimaschutz bleibt auf der Strecke

Ein Meilenstein, aber keine uneingeschränkte Freude: Wie der Lobbyverband Agora Energiewende in seinem jüngsten Bericht mitteilte, erreichte der CO2-Ausstoß in Deutschland 2023 den niedrigsten Stand seit den 1950er-Jahren. Mit 673 Tonnen liegt der Ausstoß stolze 46 % unter dem Referenzjahr 1990. Ein erheblicher Fortschritt – allerdings ist diese Nachricht nicht unbedingt positiv für den Klimaschutz.

Klimaschutz bleibt Sorgenkind

49 Millionen Tonnen CO₂: So viel unterschritt Deutschland im vergangenen Jahr das laut Klimaschutzgesetz angestrebte Jahresziel eines CO2-Verbrauchs von 722 Millionen Tonnen. Trotzdem bleiben die Experten von Agora Energiewende zurückhaltend optimistisch. Denn die niedrigen Zahlen sind laut Berechnungen hauptsächlich auf einen unterwarteten Rückgang des Kohleverbrauchs sowie konjunkturbedingte Produktionsrückgänge in der Industrie zurückzuführen.

Zudem sind nur etwa 15 % dieser Einsparungen als nachhaltig anzusehen. Und: Eine mögliche Zunahme der Emissionen aufgrund der Konjunkturerholungen oder der Verlagerung von Industrieproduktion ins Ausland könnte die erzielten Fortschritte schnell wieder zunichtemachen.

Energiewirtschaft top – Gebäudesektor floppt

„2023 war das Jahr der zwei Geschwindigkeiten beim Klimaschutz in Deutschland“, sagt Simon Müller, Direktor von Agora Energiewende Deutschland. „Die Energiewirtschaft verzeichnete mit dem historischen Hoch bei den Erneuerbaren Energien einen klimapolitischen Erfolg, der uns näher zum 2030-Ziel bringt.“ Allerdings betrachtet er die aktuelle Schwäche der Industrie hierzulande kritisch und befürchtet mögliche Verlagerungen von Emissionen – mit weiteren negativen Auswirkungen auf das Klima.

Düster sehen die Prognosen für die Bereiche Verkehr und Gebäude aus: Trotz des allgemeinen CO2-Rückgangs haben beide ihre Klimaziele erneut verfehlt. Die Hauptgründe sind die zu langsame Elektrifizierung von Deutschlands Straßen mit E-Autos sowie das Heizen in Bestandsbauten. Allein der Gebäudesektor verfehlte mit 109 Millionen Tonnen CO₂ erneut das gesetzlich vorgeschriebene Jahresziel von 101 Millionen Tonnen – zum vierten Mal in Folge. Müller betont, dass nach den politischen Entscheidungen mit dem neuen Heizgesetz und dem Gesetz für die kommunale Wärmeplanung nun eine konsequente Umsetzung nötig sei, um die Emissionen im Gebäudesektor effektiv zu senken.

Smarte Tools reduzieren den CO2-Verbrauch

Der Bericht macht deutlich, dass die Relevanz nachhaltiger Bürogebäude das Gebot der Stunde ist. Dabei können sich Besitzer wie Nutzer von Neu- und Bestandsbauten intelligente Hilfe holen: Denn innovative Tools wie ReCoTech optimieren algorithmusbasiert die Flächenplanung und ermöglichen so eine effiziente Belegungsplanung – beispielsweise in Büroimmobilien.

Die fortschrittliche Technologie verbessert Arbeitsabläufe und kann sinnvoll erweitert werden – unter anderem mit smarter Arbeitsplatzbuchung. So lässt sich der vorhandene Raum per App bequem und bestmöglich nutzen. Das reduziert CO2-Emissionen und bringt – vor allem mit Blick auf den Klimaschutz – echte Fortschritte im Gebäudesektor.

Die Automatisierung des Arbeitsplatzes neu gedacht: Einblicke und Innovationen aus der ‚Workplace Automation 2024‘ Studie

Die Arbeitswelt erlebt einen entscheidenden Wandel. Technologische Fortschritte verändern grundlegend unsere Arbeitsweise und den Ort, an dem wir arbeiten. In diesem Zusammenhang liefert die von gefma und Lünendonk & Hossenfelder herausgegebene Studie „Workplace Automation 2024“ aufschlussreiche Erkenntnisse. Bei ReCoTech haben wir uns intensiv mit dieser Studie auseinandergesetzt, um Ihnen die Schlüsselerkenntnisse zu präsentieren, die die Automatisierung unserer Arbeitsumgebungen nachhaltig verändern werden.

Aus der Perspektive von ReCoTech: Schlüsselerkenntnisse der Studie

  • Marktentwicklung und Potenzial: Der Markt für Arbeitsplatzautomatisierung steht am Anfang einer bedeutenden Wachstumsphase. Die Studie prognostiziert, dass die Integration von Workplace Automation Systemen (WAS) in den nächsten Jahren in Großunternehmen und innovativen KMUs zunehmen wird. Dies betont die Wichtigkeit für Unternehmen, frühzeitig in diese Technologien zu investieren.
  • Softwareanbieter und Smart Building Technologien: Als Haupttreiber des Marktes identifiziert, zeigen diese Entwicklungen die Notwendigkeit auf, digitale Infrastrukturen zu schaffen, die flexible und effiziente Arbeitsumgebungen ermöglichen.
  • Datenschutz: Ein zentrales Thema der Studie, das die Bedeutung transparenter Datenschutzkonzepte hervorhebt. Dies ist entscheidend für die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz von Automatisierungstechnologien.
  • Kostenmodelle: Die Tendenz zu Abo-Modellen passt perfekt zu unserer Philosophie, dass Technologielösungen sowohl kosteneffizient als auch skalierbar sein müssen, um eine breite Akzeptanz zu finden.
  • Hybridarbeit und Flexibilität: Bestätigt unsere Sicht, dass die Zukunft der Arbeit durch Technologie, Anpassungsfähigkeit und Mitarbeiterorientierung definiert wird.
  • Nachhaltigkeit: Die Betonung der Bedeutung von nachhaltigen und bedarfsorientierten Steuerungssystemen in Gebäuden spiegelt unsere Überzeugung wider, dass Technologie einen Weg zu umweltfreundlicheren Arbeitsplätzen ebnen kann.

Warum die Studie lesen? – Ein Aufruf von ReCoTech

Diese Studie ist essenziell für alle, die die Zukunft der Arbeit aktiv gestalten wollen. Wir bei ReCoTech empfehlen jedem, der innovative und nachhaltige Arbeitsplatzlösungen sucht, sich mit den Erkenntnissen dieser Studie auseinanderzusetzen.

Laden Sie die vollständige Studie herunter

Wir laden Sie ein, sich die „Workplace Automation 2024“ Studie anzusehen, um tiefer in die Thematik einzutauchen und zu entdecken, wie ReCoTech Sie auf dem Weg zu einer effizienteren und zukunftssicheren Arbeitsumgebung unterstützen kann. Den vollständigen Bericht finden Sie hier: Workplace Automation 2024 Studie.

Bei ReCoTech glauben wir, dass die Zukunft der Arbeit durch die intelligente Verbindung von Technologie, ethischen Werten und Nachhaltigkeit gestaltet wird. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen zu beschreiten.