In einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt, die zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle setzt, wird Arbeitsplatzmanagement-Software immer wichtiger. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Flächen und Ressourcen effizient zu nutzen, Kosten zu senken und gleichzeitig den CO₂-Ausstoß zu reduzieren. Angesichts des prognostizierten Wachstums – der globale Markt für Arbeitsplatzmanagement-Software soll bis 2029 auf über 10 Milliarden US-Dollar anwachsen – lohnt es sich, die Potenziale und Herausforderungen genauer zu beleuchten.

Warum wächst der Markt so stark?

Mehrere Faktoren treiben das Wachstum von Arbeitsplatzmanagement-Software:

1. Digitalisierung und Automatisierung

Mit zunehmender Digitalisierung automatisieren Unternehmen ihre Prozesse, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen. Arbeitsplatzmanagement-Software schafft eine zentrale, digital gesteuerte Übersicht über Büroressourcen und vereinfacht Prozesse wie Raum- und Parkplatzreservierungen, Zugangsberechtigungen und die Steuerung des Raumklimas.

2. Hybride Arbeitsmodelle

Flexible Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz nach Bedarf buchen, ersetzen zunehmend traditionelle Modelle. Arbeitsplatzmanagement-Software unterstützt diese Flexibilität, indem sie Desksharing, Hot-Desking und die Buchung von Konferenzräumen ermöglicht – eine besonders wertvolle Unterstützung für Unternehmen, die sich auf hybride Arbeitsumgebungen einstellen.

3. Integration von Künstlicher Intelligenz und Datenanalyse

Moderne Arbeitsplatzmanagement-Software integriert KI und Datenanalysen, um Raumnutzung und Personalbedarf vorherzusagen. Unternehmen können so Nutzungsspitzen und -muster erkennen, Kosten genauer planen und gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen.

Regionale Unterschiede und Wachstumsmärkte

Europa zeigt ein besonders hohes Interesse an Arbeitsplatzmanagement-Software, nicht zuletzt aufgrund der strengen Datenschutzvorgaben, die eine angepasste Software erfordern. In Deutschland erwarten Unternehmen von diesen Lösungen besonders hohe Sicherheitsstandards, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen. Nordamerika hingegen treibt durch Innovation und technologische Offenheit die schnelle Verbreitung voran. In Asien und dem Pazifikraum unterstützt der boomende Bau von Smart Cities die Nachfrage nach smarter Arbeitsplatzverwaltung.

Chancen für Unternehmen

1. Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Die flexible Nutzung von Büroflächen und Echtzeitbelegungspläne ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen effizient einzusetzen. Optimierte Flächennutzung spart Miet- und Energiekosten, da Beleuchtung, Heizung und Kühlung an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden.

2. Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Mitarbeitende schätzen die Flexibilität, ihren Arbeitsplatz über eine App zu buchen und ein komfortables Arbeitsumfeld vorzufinden. Unternehmen profitieren durch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

3. Nachhaltigkeit und CO₂-Reduktion

Durch die Steuerung von Heizung, Licht und Lüftung nach tatsächlicher Nutzung lässt sich der Energieverbrauch erheblich senken. Unternehmen verbessern so ihre CO₂-Bilanz und tragen zur Nachhaltigkeit bei.

Herausforderungen und mögliche Widerstände

Trotz der vielen Vorteile bringt die Einführung von Arbeitsplatzmanagement-Software Herausforderungen mit sich:

1. Akzeptanz und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden

Die Einführung neuer Systeme kann bei Mitarbeitenden auf Widerstand stoßen, besonders wenn sie an fest zugewiesene Arbeitsplätze und bestehende Prozesse gewöhnt sind. Um die Akzeptanz zu fördern, ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Mitarbeitende müssen die Vorteile und Funktionsweise der Software verstehen. Schulungen und unterstützende Maßnahmen erleichtern den Übergang und helfen, eventuelle Vorbehalte abzubauen.

2. Datenschutz und Sicherheit

Da Arbeitsplatzmanagement-Software oft personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Datenschutz ein zentrales Thema. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle eingesetzten Lösungen DSGVO-konform sind und strenge Sicherheitsprotokolle implementieren. Gerade in Europa ist dies ein kritischer Punkt, und Unternehmen sollten hier keine Kompromisse eingehen. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit erfahrenen Anbietern, die Datensicherheit garantieren, ist essenziell.

3. Technische Integration und Infrastruktur

Die Einführung einer neuen Software erfordert eine reibungslose Integration in bestehende Systeme. Dies kann technisch komplex und zeitaufwendig sein und sollte daher sorgfältig geplant werden. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Experten und möglicherweise Anpassungen der bestehenden Infrastruktur sind oft notwendig, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Wichtige Überlegungen vor der Implementierung

Vor der Einführung einer Arbeitsplatzmanagement-Software sollten Unternehmen eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und prüfen, wie flexibel die Software in ihre Organisationskultur integriert werden kann. Ein stabiler technischer Support sollte ebenfalls gewährleistet sein, um langfristige Nutzungssicherheit zu bieten.

Fazit und Ausblick

Die Zukunft des Arbeitsplatzmanagements liegt in der intelligenten und flexiblen Nutzung von Ressourcen, die Kosten senkt und zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Von Effizienzsteigerung und Mitarbeitererfahrung bis hin zu Umweltvorteilen durch CO₂-Reduktion – Unternehmen können erheblich profitieren. Allerdings sollten Datenschutz, technische Herausforderungen und Mitarbeitendenakzeptanz nicht unterschätzt werden. Eine fundierte Planung und ein transparenter Implementierungsprozess sind entscheidend für den Erfolg.

Für Unternehmen, die bereit sind, den Weg zu smarten Arbeitsumgebungen zu gehen, bietet Arbeitsplatzmanagement-Software einen großen Mehrwert und stellt einen wichtigen Schritt in Richtung moderner Arbeitswelten dar.

Quellen:

• WalkMe – Die Einführung neuer Software und Herausforderungen der Akzeptanz
• Haufe – Datenschutzanforderungen bei Software-Implementierung
• ProV – Technische Herausforderungen bei der Integration von Unternehmenssoftware

Einleitung

In einer Arbeitswelt, die sich stetig wandelt und immer stärker vernetzt ist, suchen Unternehmen nach innovativen Wegen, um die Produktivität zu steigern, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Activity Based Working (ABW) hat sich dabei als ein zukunftsweisendes Arbeitsmodell etabliert. Dieses Konzept ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Arbeitsort und die Arbeitsumgebung frei zu wählen, die am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt. ABW geht jedoch weit über eine einfache Neugestaltung von Büroräumen hinaus; es erfordert eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur, den Einsatz modernster Technologien und eine klare, langfristige Strategie.

In diesem Artikel beleuchten wir die praktischen Erfahrungen bei der Umsetzung von ABW, identifizieren häufige Herausforderungen und bieten Lösungen an, die Unternehmen dabei unterstützen können, ABW erfolgreich zu integrieren und kontinuierlich zu optimieren.

1. Vorbereitung und Planung: Der Schlüssel zum Erfolg

Eine erfolgreiche Einführung von ABW beginnt mit einer sorgfältigen Vorbereitung und Planung. Zunächst ist es entscheidend, eine gründliche Analyse der organisatorischen Bedürfnisse durchzuführen. Bevor räumliche Veränderungen vorgenommen werden, muss verstanden werden, welche spezifischen Tätigkeiten, Arbeitsabläufe und Anforderungen die verschiedenen Teams und Abteilungen haben. Es gilt zu ermitteln, welche Aufgaben täglich durchgeführt werden, ob ein hoher Bedarf an konzentriertem Einzelarbeiten, kreativer Teamarbeit oder informellem Austausch besteht und welche Arbeitsumgebungen diese Tätigkeiten am besten unterstützen. Ebenso ist zu berücksichtigen, ob es Abteilungen mit besonderen Anforderungen gibt, wie beispielsweise solche, die Vertraulichkeit benötigen oder spezielle technische Infrastruktur voraussetzen.

Die Beantwortung dieser Fragen kann durch Workshops, Interviews und Umfragen erfolgen. Eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden ermöglicht es, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die neue Arbeitsumgebung effektiv gestaltet ist und die Produktivität fördert.

Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess ist ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg von ABW. Mitarbeitende sollten von Beginn an beteiligt werden, um ihre Bedenken zu adressieren und ihre wertvollen Einblicke zu nutzen. Informationsveranstaltungen und Workshops können dazu dienen, das Konzept von ABW zu erklären und Fragen zu beantworten. Durch Mitarbeiterumfragen und Fokusgruppen kann Feedback gesammelt und Präferenzen können verstanden werden. Pilotprojekte mit kleinen Teams bieten die Möglichkeit, das neue Arbeitsmodell auszuprobieren und Erfahrungen zu teilen.

Studien des Center for People and Buildings haben gezeigt, dass die Einbindung der Mitarbeitenden die Akzeptanz erhöht und den Übergang erleichtert. Mitarbeitende, die sich gehört und wertgeschätzt fühlen, stehen Veränderungen offener gegenüber und tragen aktiv zum Erfolg bei.

Erfolgreiche ABW-Implementierungstrichter

2. Räumliche Gestaltung und Technologielösungen

Ein zentrales Element von ABW ist die Schaffung von Arbeitsbereichen, die eine Vielzahl von Arbeitsmodi unterstützen. Ein gut durchdachtes Raumkonzept fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. So sollten beispielsweise Ruhezonen eingerichtet werden, die abgeschirmte Bereiche für konzentriertes Arbeiten bieten, frei von Ablenkungen und Lärm. Kollaborationsräume, ausgestattet mit Whiteboards, interaktiven Displays und flexiblen Möbeln, fördern die Teamarbeit und den Ideenaustausch. Kreativbereiche mit inspirierendem Design regen die Kreativität und Innovation an, während Lounge-Bereiche komfortable Zonen für informelle Treffen und soziale Interaktion darstellen.

Die Firma Kinnarps betont, dass die physische Umgebung maßgeblich dazu beiträgt, wie Mitarbeitende arbeiten und interagieren. Ein flexibles Raummodell ermöglicht es, schnell auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren und die Arbeitsumgebung kontinuierlich zu optimieren. Eine sorgfältig gestaltete Umgebung, die den individuellen und kollektiven Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht, ist entscheidend für den Erfolg von ABW.

Technologie ist der Enabler, der ABW erst möglich macht. Ohne eine geeignete technische Infrastruktur kann die Flexibilität des Modells nicht realisiert werden. Wichtige Technologielösungen umfassen:

• Raumbuchungssysteme: Sie ermöglichen eine effiziente Planung und Nutzung von Besprechungs- und Arbeitsräumen.
• Mobile Apps für die Arbeitsplatzsuche und -reservierung: Unterstützen das Desksharing und helfen, verfügbare Arbeitsplätze schnell zu finden und zu reservieren.
• Kollaborationsplattformen: Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana ermöglichen nahtlose Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektmanagement.
• Cloud-basierte Dienste: Bieten sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall aus.

Laut OfficeSpace Software kann die Integration solcher Technologien die Produktivität steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen, da sie Flexibilität und Zugang zu allen notwendigen Ressourcen bieten.

3. Kulturelle Anpassungen und Führung im Wandel

Die Einführung von ABW erfordert auch eine Anpassung der Führungskultur. Traditionelle hierarchische Modelle müssen zugunsten von Vertrauens- und Ergebnisorientierung überdacht werden. Führungskräfte sollten Vertrauen aufbauen und den Mitarbeitenden die Autonomie geben, ihre Arbeit selbst zu organisieren. Anstatt die tägliche Anwesenheit im Büro zu kontrollieren, sollten sie den Fokus auf Ziele und Ergebnisse legen. Offene und transparente Kommunikation ist dabei essenziell, um Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten und einzubeziehen.

Veldhoen + Company, die Pioniere des ABW-Konzepts, betonen, dass Führungskräfte eine Vorbildfunktion haben und den Wandel aktiv unterstützen müssen, um eine Kultur des Vertrauens zu etablieren. Eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität fördert die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden. Klare Erwartungen und transparente Kommunikationsregeln schaffen eine Atmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden frei entfalten können. Regelmäßige Feedback-Runden fördern zudem den offenen Austausch und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung von ABW ist Microsoft Niederlande. Durch die Neugestaltung des Büros mit flexiblen Arbeitsbereichen und der Einführung eines umfassenden ABW-Konzepts konnte das Unternehmen die Produktivität um 25 % steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Zudem wurden die Kosten für Büroflächen reduziert. Dieses Beispiel zeigt, wie eine durchdachte Umsetzung von ABW zu messbaren Vorteilen führen kann.

4. Häufige Herausforderungen und Lösungen

Jede Veränderung bringt potenziellen Widerstand mit sich. Besonders bei etablierten Strukturen können Mitarbeitende skeptisch gegenüber ABW sein. Um diesen Widerständen entgegenzuwirken, sollten Unternehmen eine transparente Kommunikation fördern, Mitarbeitende frühzeitig informieren und in den Prozess einbinden. Bedenken sollten ernst genommen und offene Foren geschaffen werden, in denen Sorgen geäußert und adressiert werden können. Schulungen können dabei unterstützen, Mitarbeitende an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen.

In flexiblen Arbeitsumgebungen ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit nicht leidet. Klare Kommunikationskanäle sollten definiert werden, um effektive Zusammenarbeit zu unterstützen. Regelmäßige Team-Meetings helfen, den Teamzusammenhalt zu stärken, und gemeinsame Ziele stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf dieselben Ergebnisse hinarbeiten.

Die Verwaltung von Arbeitsplätzen und Ressourcen kann komplex sein. Hier können Desksharing-Strategien entwickelt und klare Richtlinien für die Nutzung von Arbeitsplätzen festgelegt werden. Technische Unterstützung durch Softwarelösungen wie Tribeloo oder Condeco erleichtert die Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen. Durch Monitoring und Anpassung können Unternehmen die Nutzung von Räumen überwachen und Kapazitäten entsprechend anpassen.

5. Tipps zur langfristigen Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung

Eine offene Feedback-Kultur ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Umfragen erfassen die Zufriedenheit und Vorschläge der Mitarbeitenden. Feedback-Runden bieten die Möglichkeit, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Es ist wichtig, dass Anpassungen umgesetzt werden, um zu zeigen, dass Feedback gehört und in Verbesserungen umgesetzt wird.

Das Arbeitsumfeld sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen gerecht wird. Eine Bedarfsanalyse hilft zu prüfen, ob die vorhandenen Räume und Technologien noch passend sind. Unternehmen sollten über neue Entwicklungen und Technologien informiert bleiben und bereit sein, Änderungen vorzunehmen, um das Arbeitsumfeld optimal zu gestalten.

Der langfristige Erfolg von ABW hängt davon ab, wie gut es gelingt, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu motivierten und engagierten Mitarbeitenden. Eine Steigerung der Produktivität wird durch effiziente Arbeitsprozesse und optimale Arbeitsumgebungen gefördert. Zudem zieht ein modernes Arbeitsumfeld Talente an und bindet sie langfristig ans Unternehmen.

Schlusswort

Activity Based Working bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die Anforderungen der modernen Welt anzupassen. Durch eine sorgfältige Planung, die Einbindung der Mitarbeitenden, die Anpassung der Führungskultur und den Einsatz unterstützender Technologien kann ABW erfolgreich implementiert werden. Es erfordert jedoch kontinuierliche Aufmerksamkeit und die Bereitschaft zur Anpassung, um langfristig erfolgreich zu sein.

Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass ABW nicht nur die Produktivität steigern kann, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöht. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv gestalten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber und sind besser gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft.

Quellen und weiterführende Literatur

• Center for People and Buildings: Forschungsberichte zu Arbeitsumgebungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Kinnarps: Studien und Leitfäden zur Gestaltung von Arbeitsplätzen.
• Veldhoen + Company: Beratung und Expertise im Bereich Activity Based Working.
• OfficeSpace Software: Lösungen und Fallstudien zur Unterstützung von ABW.
• Microsoft Niederlande: Fallstudien zur Umsetzung von ABW und den erzielten Ergebnissen.
• Tribeloo, Condeco: Softwarelösungen für Arbeitsplatz- und Raumbuchung.

Die Bombardier Transportation GmbH, ein weltweit führender Hersteller in der Bahntechnologie, stand vor der Herausforderung, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und an die komplexen Anforderungen ihrer Projekte anzupassen. Bombardiers Arbeitsstruktur ist besonders dynamisch: Projekte sind oft international, wechselhaft und fordern von den Arbeitsräumen eine hohe Flexibilität. In Zusammenarbeit mit ReCoTech wurde ein umfassendes Konzept entwickelt, das es Bombardier ermöglichte, 250 zusätzliche Arbeitsplätze innerhalb der bestehenden Fläche zu schaffen, ohne die Kapazitäten durch extern angemietete Flächen oder Container zu erweitern. Neben den kosteneffizienten Anpassungen der Flächennutzung erarbeitete ReCoTech eine nachhaltige Lösung, um den Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und Raum für zukünftiges Wachstum zu schaffen. Weitere Details zu dieser Fallstudie finden Sie auf unserer ReCoTech-Seite zu Bombardier.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Bombardier verfügte bereits über etwa 2.500 Büroarbeitsplätze, die hauptsächlich für Ingenieursarbeiten in Projekten genutzt wurden. Die globale Ausrichtung und die hohe Komplexität der Projekte führten dazu, dass sich die Raumplanung ständig ändern musste, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Das Projekt zielte darauf ab, die Kapazitäten der vorhandenen Flächen zu maximieren und dabei flexible Strukturen zu schaffen, die sich dynamisch an die laufenden und zukünftigen Projekte anpassen können.

Ein wesentliches Ziel war es, weitere Arbeitsplätze innerhalb der bestehenden Fläche unterzubringen, um auf teure externe Mietflächen und die Instandhaltung von Bürocontainern zu verzichten. Diese Zielvorgabe stellte die Planungs- und Verwaltungsteams vor mehrere Herausforderungen. Der vorhandene Platz in den Büros war bereits stark ausgelastet, und die vielen parallel laufenden Projekte hatten unterschiedliche Raumbedürfnisse. Dies machte es nötig, eine agile Flächenplanung zu entwickeln, die sich an die jeweiligen Projektbedarfe anpassen konnte, ohne dabei den gesamten Betrieb zu beeinträchtigen. Mehr zur Ausgangssituation und den Zielen finden Sie auch auf der Fallstudienseite zu Bombardier.

Der Lösungsansatz: Effizienz durch präzise Planung und bedarfsorientierte Raumzuteilung

Um die zusätzliche Kapazität zu schaffen und die Effizienz der vorhandenen Büroflächen zu steigern, verfolgte ReCoTech einen strategischen, mehrstufigen Ansatz. Im ersten Schritt wurden die Bedarfe der einzelnen Abteilungen und Projekte in persönlichen Interviews mit den Verantwortlichen detailliert erfasst. So konnte festgestellt werden, welche Bereiche tatsächlich eine Erweiterung benötigten und welche durch eine gezielte Umstrukturierung der Arbeitsplätze Platz sparen könnten. Die Erhebung der Anforderungen und eine präzise Analyse des Raumbedarfs bildeten die Grundlage für die folgende Planung.

Auf Basis dieser Bedarfsanalyse erstellte ReCoTech eine umfassende Potenzialprüfung für alle Büroflächen. Der vorhandene Platz wurde so umstrukturiert, dass für jede Projektgruppe und Abteilung ein spezifisches Flächenkontingent festgelegt wurde, welches sich an den realen Anforderungen orientierte. Die standardisierte Vorgabe von etwa 8 m² pro Arbeitsplatz half dabei, den Raumbedarf pro Person effizient zu decken und gleichzeitig Platzreserven zu schaffen. Für mehr Details zur Potenzialprüfung und den einzelnen Schritten besuchen Sie gerne unsere Fallstudienseite zu Bombardier.

Um die räumliche Restrukturierung umzusetzen, wurde eine flexible Umzugskette entwickelt. Diese Umzugskette orientierte sich an den geplanten Terminen für die Abmietung der externen Büroflächen. Sie ermöglichte es, die zusätzlichen Arbeitsplätze in den vorhandenen Gebäuden nahtlos zu integrieren und die externen Bürocontainer schrittweise aufzulösen. So konnten die Teams ohne Störung der Arbeitsprozesse an ihre neuen Standorte wechseln und die Abmietung der externen Flächen in Etappen erfolgen.

Die Ergebnisse: Einsparungen und ein zukunftsfähiges Raumkonzept

Durch die erfolgreiche Umsetzung des Projekts konnten die externen Bürocontainer und Mietflächen abgebaut werden, was zu jährlichen Kosteneinsparungen von etwa 450.000 Euro führte. Bombardier profitierte nicht nur finanziell, sondern erhielt eine nachhaltige Raumstruktur, die sich flexibel an die Bedürfnisse der Projekte anpassen lässt. Die strategische Neuverteilung der Flächen und die Einführung einer agilen, prozessoptimierten Umzugskette ermöglichen es Bombardier nun, auf zukünftige Entwicklungen und Änderungen in der Projektlandschaft ohne räumliche Engpässe zu reagieren.

Zusätzlich zu den Einsparungen und der erhöhten Effizienz wurde eine Prozesskette entwickelt, die Bombardier zukünftig dabei unterstützt, flexibel auf wechselnde Flächenbedarfe zu reagieren. Die erfolgreiche Neugestaltung der Raumplanung zeigt, wie eine präzise Analyse und strategische Flächenplanung nachhaltig zur Effizienzsteigerung beitragen können und gleichzeitig das Betriebsklima verbessern. Die Details zu den Einsparungen und der neuen Raumplanung bei Bombardier sind auf unserer ReCoTech-Fallstudienseite zu Bombardier nachzulesen.

Fazit: Nachhaltige Flächenoptimierung als Erfolgsmodell

Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und Bombardier veranschaulicht, wie eine strategische Flächenplanung und gezielte Optimierungen sowohl die betrieblichen Kosten als auch die Flexibilität eines Unternehmens nachhaltig verbessern können. Die erfolgreiche Implementierung der neuen Raumstruktur und die erzielten Einsparungen von rund 450.000 Euro pro Jahr zeigen, dass ein präzises, auf die Bedarfe des Unternehmens abgestimmtes Konzept der Schlüssel für eine effiziente Büronutzung ist. Die flexible Raumplanung und die Einführung agiler Arbeitsplatzkonzepte schaffen zudem eine Grundlage, die Bombardier für zukünftige Veränderungen in der globalen Projektlandschaft vorbereitet.

Diese Fallstudie ist ein Beispiel für andere Unternehmen, wie eine nachhaltige, strategische Flächennutzung nicht nur Kosteneinsparungen generieren kann, sondern auch ein flexibles, zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld schafft. Weitere Informationen und Einblicke zu diesem Projekt finden Sie auf unserer Fallstudienseite zu Bombardier.

Wir freuen uns sehr, das Hasso-Plattner-Institut als neuen Partner bei ReCoTech begrüßen zu dürfen. Als eine der führenden Institutionen für IT-Systemtechnik und Digital Engineering in Deutschland steht das Institut für Innovation und Exzellenz in Forschung und Lehre. Die Entscheidung, unsere Flächenplanungssoftware zu nutzen, unterstreicht das Engagement des Instituts, durch modernste Technologien Transparenz in der aktuellen Belegungsplanung zu schaffen.

Durch den Einsatz unserer Software werden Prozesse beschleunigt und vereinfacht, was zu einer erheblichen Arbeitserleichterung für die Mitarbeitenden führt. Komplexe Belegungsprozesse lassen sich effizienter gestalten, wodurch die Arbeitsabläufe optimiert und Ressourcen besser genutzt werden können. Unsere Lösung ermöglicht es dem Hasso-Plattner-Institut, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig die interne Organisation zu verbessern.

Das Hasso-Plattner-Institut – Pionier der digitalen Innovation

Mit Sitz in Potsdam ist das Hasso-Plattner-Institut international anerkannt für seine herausragenden Beiträge im Bereich der Informatik und des Digital Engineering. Das Institut bildet die nächste Generation von IT-Experten aus und fördert aktiv die digitale Transformation in Wirtschaft und Gesellschaft. Durch praxisorientierte Lehre und innovative Forschung setzt das HPI neue Maßstäbe und treibt technologische Entwicklungen voran.

ReCoTech – Ihr Partner für intelligente Flächenplanung

Als Experten für Flächenoptimierung und digitale Lösungen freuen wir uns, das Hasso-Plattner-Institut bei der Optimierung seiner Belegungsplanung zu unterstützen. Unsere Software ist darauf ausgelegt, Prozesse zu beschleunigen und eine hohe Transparenz zu schaffen. Damit ermöglichen wir es unseren Partnern, Ressourcen effizienter zu nutzen und flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Gemeinsam Effizienz und Transparenz steigern

Die Zusammenarbeit mit dem Hasso-Plattner-Institut ist für uns ein bedeutender Schritt. Gemeinsam wollen wir die Effizienz in der Belegungsplanung steigern und innovative Lösungen entwickeln, die den hohen Ansprüchen einer modernen Bildungseinrichtung gerecht werden. Wir sind überzeugt, dass unsere Partnerschaft einen nachhaltigen Mehrwert schaffen wird – für das Institut, seine Mitarbeitenden und Studierenden.

Die Stadtwerke Düsseldorf haben gemeinsam mit ReCoTech ein umfassendes Projekt zur Optimierung ihrer Büroflächen gestartet. Ziel dieser Zusammenarbeit war es, das Potenzial bestehender Flächen besser zu nutzen und moderne Arbeitsstrukturen zu schaffen, die den heutigen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz gerecht werden. Durch die strategische Auflösung von Leerständen und die Einführung neuer Belegungspläne gelang es, eine Vielzahl von Arbeitsplätzen aus verschiedenen Gebäuden zentral zusammenzuführen und zugleich Platz für innovative Projekte wie das Pilotprojekt „Neue Arbeitswelten“ zu gewinnen. Mehr Informationen zu diesem Projekt und den erzielten Ergebnissen sind auf unserer ReCoTech-Fallstudienseite zu den Stadtwerken Düsseldorf verfügbar.

Ausgangslage und Herausforderungen bei den Stadtwerken Düsseldorf

Die Stadtwerke Düsseldorf hatten über ihre verschiedenen Bürogebäude verteilt kleinere Leerstände, die zu einer ineffizienten Nutzung der Räume führten und eine erhebliche Belastung für die Betriebskosten darstellten. Ziel des Projekts war es, diese fragmentierten Leerstände aufzulösen, Arbeitsplätze aus verschiedenen Objekten in einem zentralen Gebäude zu vereinen und Flächen für das Projekt „Neue Arbeitswelten“ zu schaffen. Dabei standen die Stadtwerke vor der Herausforderung, diese Veränderungen möglichst reibungslos und ohne größere Umzüge umzusetzen, um den Betrieb nicht zu stören.

Zusätzlich wurde die Einführung flexibler Belegungspläne angestrebt, die moderne Arbeitsplatzkonzepte ermöglichen und sich den Anforderungen einer dynamischen Verwaltung anpassen können. Die vollständige Beschreibung der Projektschritte und die konkreten Ziele können Sie auf der ReCoTech-Seite zur Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf nachlesen.

Analyse und Erarbeitung eines neuen Belegungsplans

Der erste Schritt des Projekts bestand in einer detaillierten Bestandsaufnahme der vorhandenen Büroflächen und ihrer Auslastung. Mithilfe digitaler Tools wurden alle Flächen dokumentiert und analysiert, um eine fundierte Grundlage für die neue Belegungsplanung zu schaffen. Auf Basis dieser Analyse erstellte ReCoTech einen angepassten Flächenstandard: Büroräume ab 16 Quadratmetern wurden als Zweierbüros, ab 21 Quadratmetern als Dreierbüros eingerichtet. So konnte der vorhandene Raum ideal genutzt werden, ohne dass große Umbaumaßnahmen notwendig wurden. Die genaue Planung und Analysephase ist auf der ReCoTech-Fallstudienseite zu den Stadtwerken Düsseldorf ausführlich beschrieben.

Begleitende Maßnahmen für eine flexible Arbeitswelt

Zur Unterstützung der neuen Raumstruktur führte ReCoTech verschiedene begleitende Maßnahmen ein, die die Effizienz und Flexibilität der Büronutzung steigerten. Eine zentrale Maßnahme war die Einführung der „Clean Desk“-Richtlinie: Um den Platzbedarf zu optimieren, sollten Arbeitsplätze in den weniger frequentierten Bereichen („B-Lagen“) nur bei voller Anwesenheit des Teams genutzt werden. Zusätzlich wurden die Ablageflächen für Akten in den Büros deutlich reduziert, wodurch mehr Platz für Schreibtische und Arbeitsflächen geschaffen wurde.

Diese Maßnahmen erleichterten die Einführung flexibler Arbeitsplatzmodelle und trugen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung des „Neue Arbeitswelten“-Pilotprojekts bei. Die „Clean Desk“-Strategie und die Reduzierung der Ablageflächen führten nicht nur zu einer höheren Flächeneffizienz, sondern unterstützten auch eine aufgeräumte und organisierte Arbeitsumgebung. Ein detaillierter Überblick über die begleitenden Maßnahmen und deren Wirkung auf die Arbeitsumgebung der Stadtwerke ist ebenfalls in unserer Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf einsehbar.

Die Ergebnisse: Einsparungen und freigesetzte Flächen

Die Optimierung der Büroflächen führte zu beeindruckenden Ergebnissen: Rund 1.000 Quadratmeter wurden für interne Projekte und das Pilotprojekt „Neue Arbeitswelten“ freigesetzt, das innovative Arbeitsplatzkonzepte fördert und eine offene, kreative Arbeitskultur unterstützt. Die Reorganisation und Optimierung des Raumes führte zudem zu jährlichen Einsparungen von etwa 110.000 Euro, was das Projekt sowohl wirtschaftlich als auch strukturell äußerst erfolgreich macht.

Die in Zusammenarbeit mit ReCoTech umgesetzten Maßnahmen bei den Stadtwerken Düsseldorf veranschaulichen, wie eine systematische und zukunftsorientierte Büroflächenoptimierung nicht nur Raum und Kosten spart, sondern auch neue Arbeitsmodelle und Flexibilität für die Mitarbeitenden schafft. Mehr über die Ergebnisse und die finanziellen Vorteile dieses Projekts erfahren Sie auf unserer ReCoTech-Seite zur Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf.

Einblick in die Zukunft: Effiziente Nutzung von Büroflächen als Erfolgsmodell

Die erfolgreichen Maßnahmen bei den Stadtwerken Düsseldorf zeigen, wie moderne Raumkonzepte und innovative Arbeitsplatzstrukturen eine effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen ermöglichen. Durch eine gezielte Analyse und flexible Belegungsstrategien wird nicht nur der Flächenverbrauch reduziert, sondern auch ein Arbeitsumfeld geschaffen, das den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt gerecht wird. Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und den Stadtwerken Düsseldorf ist ein Beispiel dafür, wie nachhaltige Flächenplanung und moderne Arbeitsplatzgestaltung langfristige Mehrwerte schaffen und Unternehmen auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereiten.

Weitere Details und Einblicke finden Sie in unserer umfassenden Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf.

Wir freuen uns außerordentlich, die Stadt Bayreuth als neuen Partner bei ReCoTech begrüßen zu dürfen. Bayreuth, eine Stadt voller kultureller Strahlkraft und wirtschaftlicher Dynamik, hat sich dazu entschieden, ihre Bürostruktur zukunftsorientiert auszurichten. Diese Entscheidung unterstreicht das Engagement der Stadt, sich als moderne und nachhaltige Kommune weiterzuentwickeln und ihren Bürgerinnen und Bürgern erstklassige Dienstleistungen zu bieten.

Unsere Partnerschaft für eine moderne Verwaltung

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit werden wir eine detaillierte Analyse der bestehenden Büroflächen der Stadt durchführen, um ein tiefgreifendes Verständnis für die aktuelle Raumnutzung zu gewinnen. Unser Ziel ist es, verborgene Potenziale für eine optimale Flächenverdichtung zu identifizieren und diese effizient zu nutzen. Durch die Optimierung der Arbeitsumgebungen möchten wir nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern.

Parallel dazu entwickeln wir eine zukunftsweisende Belegungsplanung für ein neues Verwaltungsgebäude. Diese Planung wird maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung und ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Wir setzen auf flexible Raumkonzepte und moderne Technologien, um eine Arbeitswelt zu schaffen, die den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht wird. Diese Schritte bilden die Grundlage für eine innovative Arbeitsumgebung in Bayreuth und stellen sicher, dass die Ressourcen der Stadt optimal eingesetzt werden.

Bayreuth – Wo Tradition und Innovation Hand in Hand gehen

Die Stadt Bayreuth, malerisch im Herzen Oberfrankens gelegen, ist weltweit bekannt für die renommierten Richard-Wagner-Festspiele und eine Kulturlandschaft, die weit über die regionalen Grenzen hinausstrahlt. Neben ihrem kulturellen Erbe zeichnet sich Bayreuth durch eine hohe Lebensqualität, ein vielfältiges Bildungsangebot und einen starken Wirtschaftsstandort aus. Dies macht die Stadt sowohl für Einwohnerinnen und Einwohner als auch für Unternehmen und Studierende äußerst attraktiv.

Die Stadtverwaltung zeigt großes Engagement in der Weiterentwicklung der Infrastruktur und der stetigen Verbesserung des Bürgerservices. Durch innovative Projekte und nachhaltige Initiativen arbeitet Bayreuth daran, sich als lebenswerte und moderne Stadt zu positionieren, die Tradition und Fortschritt harmonisch vereint.

ReCoTech – Ihr Partner für effiziente und nachhaltige Lösungen

Als erfahrenes Unternehmen in den Bereichen Flächenoptimierung und Standortentwicklung bringt ReCoTech umfangreiche Expertise in die Umsetzung maßgeschneiderter Lösungen ein. Wir verstehen die individuellen Herausforderungen unserer Partner und entwickeln Konzepte, die funktionale und zukunftsfähige Arbeitsumgebungen schaffen. Dabei legen wir besonderen Wert auf Nachhaltigkeit, Effizienz und die Förderung einer positiven Arbeitskultur.

Unsere ressourcenschonenden und flexiblen Konzepte stellen sicher, dass die Bedürfnisse unserer Partner langfristig erfüllt und nachhaltiges Wachstum unterstützt wird. Die Begleitung der Stadt Bayreuth bei der Modernisierung ihrer Verwaltungsstrukturen ist für uns eine spannende und bedeutende Aufgabe. Gemeinsam wollen wir ein Umfeld gestalten, das sowohl den Mitarbeitenden als auch der gesamten Stadtgemeinschaft zugutekommt.

Gemeinsam die Zukunft gestalten

Wir sind überzeugt, dass unsere Partnerschaft mit der Stadt Bayreuth einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung der Arbeitswelt von morgen leisten wird. Durch innovative Ansätze und enge Zusammenarbeit werden wir effiziente Strukturen schaffen, die den steigenden Anforderungen einer modernen Verwaltung gerecht werden. Unsere gemeinsamen Anstrengungen zielen darauf ab, die Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger weiter zu erhöhen und Bayreuth als Vorreiter in Sachen kommunaler Modernisierung zu positionieren.

Herzlich willkommen, Stadt Bayreuth – wir freuen uns auf eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit!

In enger Zusammenarbeit mit ReCoTech hat das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf ein richtungsweisendes Projekt zur Flächenoptimierung und Kostenreduktion gestartet. Mit einer Fläche von über 45.000 Quadratmetern und einer geplanten Reduzierung der Mitarbeiterzahl entstand die Herausforderung, diese Flächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Betriebskosten signifikant zu senken. Die folgende Fallstudie beleuchtet den gesamten Prozess und die beeindruckenden Ergebnisse dieser Kooperation. Mehr Details sind auf der ReCoTech-Fallstudienseite zu finden.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf verwaltete vor Projektbeginn eine Bürofläche von 45.188 Quadratmetern, auf der 589 Arbeitsplätze untergebracht waren. Die genaue Auslastung der vorhandenen Flächen war jedoch unübersichtlich, was zu einer ineffizienten Nutzung und nicht optimal ausgeschöpften Ressourcen führte. Zusätzlich war in den kommenden Jahren eine schrittweise Reduzierung der Mitarbeiterzahl geplant, sodass die Frage aufkam, wie sich das verbleibende Personal bestmöglich auf die vorhandenen Büroflächen verteilen ließe. Hinzu kam der Beschluss des Bezirksamts, eines der genutzten Gebäude aufzugeben und die dortigen Mitarbeitenden in die verbleibenden Dienstgebäude umzuziehen. Diese Situation erforderte eine umfassende Flächenverdichtung und strategische Umzugsplanung, die sowohl die Effizienz der Raumverwendung als auch die Kostenreduktion zum Ziel hatte.

Angesichts dieser Herausforderungen wurde klar, dass eine ganzheitliche und flexibel angelegte Flächenstrategie notwendig war. ReCoTech und das Bezirksamt arbeiteten eng zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, die die räumliche Effizienz optimiert und gleichzeitig auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht. Weitere Informationen zur Ausgangssituation finden Sie auf der ReCoTech-Fallstudienseite.

Projektziele und angestrebte Ergebnisse

Die Zusammenarbeit mit ReCoTech verfolgte klar definierte Ziele, die das Flächenmanagement des Bezirksamts verbessern und den Ressourceneinsatz optimieren sollten. Vorrangig stand die Optimierung der vorhandenen Büroflächen im Fokus, um ungenutzte Bereiche zu minimieren und die räumliche Auslastung gezielt zu steigern. Ein weiteres Ziel war die signifikante Reduktion der Betriebskosten, die durch eine Verkleinerung der Flächen und effizientere Nutzung der verbleibenden Räume realisiert werden sollte. Langfristig verfolgte das Bezirksamt das Ziel, ein nachhaltiges und flexibel anpassbares Flächenmanagementsystem zu etablieren, das auch zukünftigen Veränderungen in der Mitarbeiterstruktur gerecht werden kann.

Kurzfristig galt es, sowohl Kosten zu senken als auch die Flächennutzung sofort zu optimieren. Langfristig plante das Bezirksamt, die Büroflächen effizient zu verwalten und die öffentliche Ressource Raum nachhaltig zu nutzen. Auf der ReCoTech-Fallstudienseite erfahren Sie mehr zu den angestrebten Ergebnissen und Zielsetzungen.

Planungsprozess und strategische Entscheidungen

Um die ambitionierten Ziele zu erreichen, entwickelte ReCoTech ein detailliertes Konzept für die optimale Flächenaufteilung und Nutzung. Der Planungsprozess begann mit der Erstellung von CAD-Plänen, die eine präzise digitale Übersicht über die Büroflächen und eine Grundlage für die Raumplanung boten. Es wurden Flächenstandards festgelegt, um die tatsächlichen Flächenanforderungen jeder Abteilung zu erfassen. Dabei wurde berücksichtigt, wie viele Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Bereiche jede Abteilung benötigt. Diese Bedarfsanalyse ermöglichte eine gezielte Planung, wie die einzelnen Abteilungen und Mitarbeitenden innerhalb der verbleibenden Gebäude untergebracht werden können.

Zusätzlich erarbeitete ReCoTech alternative Planungsszenarien, die die Möglichkeit von temporären Auslagerungen simulierten. So konnte eine flexible Strategie entwickelt werden, die auf Veränderungen während der Umsetzungsphase eingeht und für unvorhergesehene Anpassungen gewappnet ist. Diese digitale und datenbasierte Planung schuf eine Grundlage, auf der fundierte Entscheidungen für die langfristige Raumnutzung getroffen wurden.

Umsetzungsphase und Zusammenarbeit

Die eigentliche Umsetzung der Maßnahmen dauerte zwei Jahre und erforderte eine enge Kooperation zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf. Eine strukturierte Projektplanung legte fest, in welchen Schritten die geplanten Maßnahmen realisiert werden sollten. Durch kontinuierliche Abstimmungen und eine fortlaufende Anpassung an neue Anforderungen konnte die Raumplanung flexibel angepasst und auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden.

Ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg war die Einbindung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Durch Schulungen und Workshops wurden die Mitarbeitenden frühzeitig in die neuen Raumkonzepte eingeführt und für die bewusste Nutzung der Ressource „Bürofläche“ sensibilisiert. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden war entscheidend, um die Veränderungen erfolgreich zu implementieren und das Flächenmanagement langfristig zu optimieren.

Technische und digitale Tools für die Flächenoptimierung

ReCoTech setzte auf moderne digitale Tools, um die Flächenoptimierung effizient und nachhaltig zu gestalten. Durch den Einsatz detaillierter CAD-Pläne konnten alle verfügbaren Flächen präzise analysiert und geplant werden. Ein digitales Flächenmanagement wurde etabliert, das als langfristiges Instrument für eine flexible und effiziente Raumnutzung dient. Simulationstools unterstützten dabei, alternative Szenarien für die Raumaufteilung zu erstellen, was besonders in der Entscheidungsfindung hilfreich war. Diese digitale Herangehensweise machte die Planung und Umsetzung der Flächenstrategie effizienter und bot gleichzeitig eine zukunftssichere Grundlage.

Herausforderungen bei der Umsetzung und Lösungsansätze

Im Verlauf des Projekts traten erwartungsgemäß verschiedene Herausforderungen auf. So begegnete das Projektteam anfänglich internen Widerständen, da Veränderungen im Arbeitsumfeld oft Unsicherheiten mit sich bringen. Durch eine transparente Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden konnten diese Widerstände jedoch erfolgreich überwunden werden. Zusätzlich machte die Balance zwischen dem Bedarf an Arbeitsplätzen und der verfügbaren Fläche flexible Anpassungen notwendig, um eine optimale Raumnutzung sicherzustellen.

Mit einer lösungsorientierten Herangehensweise und durch den kontinuierlichen Dialog zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt konnten diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert und die Projektziele erreicht werden.

Ergebnisse und messbare Erfolge

Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt führte zu beeindruckenden Ergebnissen, die sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch bezüglich der Flächeneffizienz nachhaltigen Erfolg darstellten. Durch die Verkleinerung der Büroflächen und die Umsetzung der Flächenoptimierung wurden jährliche Betriebskosten von etwa 2 Millionen Euro eingespart. Die effiziente Neugestaltung der Büroflächen führte außerdem zu einer verbesserten Raumnutzung und legte den Grundstein für ein langfristig skalierbares Flächenmanagement, das flexibel an die Bedürfnisse der Bezirksverwaltung angepasst werden kann.

Weitere Details zu den messbaren Erfolgen dieses Projekts finden Sie auf der ReCoTech-Fallstudienseite.

Mitarbeiterperspektive und kulturelle Veränderungen

Ein wesentlicher Aspekt der Projektumsetzung war die Schaffung einer Kultur des bewussten Umgangs mit Büroflächen als wertvolle Ressource. Die Einführung von flexiblen Arbeitsmodellen und Desk-Sharing-Konzepten erforderte ein Umdenken in der Nutzung von Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsflächen. Die Mitarbeitenden wurden frühzeitig in diesen Veränderungsprozess eingebunden, was zu einer hohen Akzeptanz und einem nachhaltigen Wandel in der Arbeitskultur führte. Diese Entwicklung wird langfristig dazu beitragen, dass die Ressource „Raum“ effizient und bewusst genutzt wird.

Fazit und Ausblick

Die Fallstudie des Bezirksamts Charlottenburg-Wilmersdorf zeigt eindrucksvoll, wie eine durchdachte Flächenoptimierung und strategische Planung erhebliche Vorteile für die öffentliche Verwaltung bringen können. Die Einsparungen und die erhöhte Effizienz sind Erfolge, die potenziell auch für andere öffentliche Einrichtungen wegweisend sein könnten. Diese Fallstudie verdeutlicht, dass eine nachhaltige und flexible Flächennutzung auch in großen Institutionen realisierbar ist und für zukünftige Herausforderungen rüstet.

Einleitung

In der modernen Arbeitswelt gewinnen flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desksharing und Clean-Desk-Policies zunehmend an Bedeutung. Unternehmen können dadurch ihre Büroflächen effizienter nutzen, Kosten senken und ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren. Doch der Erfolg solcher Konzepte hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung und der frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten ab.

Wir bei ReCoTech erleben immer wieder, wie wichtig eine strategische und transparente Herangehensweise bei der Einführung von Desksharing-Modellen ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, um nachhaltige Vorteile zu erzielen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die rechtlichen Grundlagen geben und bewährte Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Desksharing-Konzepts teilen.

1. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats: Rechtliche Grundlagen für Desksharing und Clean-Desk-Policies

Ein zentraler Aspekt bei der Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Regelungen, die die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Arbeitnehmer betreffen. Dazu zählen auch Regelungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen und zum Umgang mit persönlichen Gegenständen.

Aktuelle Rechtsprechungen, wie das Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg, verdeutlichen, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies nicht pauschal der Mitbestimmungspflicht unterliegen. Jedoch sind bestimmte Aspekte, wie die Verwahrung persönlicher Gegenstände und die Nutzung von Pausen- und Arbeitsflächen, mitbestimmungspflichtig.

Fallbeispiel: Desksharing als Teil eines neuen Bürokonzepts

In einem von uns begleiteten Projekt führte ein Unternehmen Desksharing ein, ohne den Betriebsrat ausreichend einzubeziehen. Während das Arbeitsgericht zunächst entschied, dass die Regelungen das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten betreffen, kam das Landesarbeitsgericht zu dem Schluss, dass der Betriebsrat bei bestimmten Aspekten ein Mitbestimmungsrecht hat.

Unsere Erkenntnis: Dieses Beispiel unterstreicht die Bedeutung einer differenzierten Betrachtung und der frühzeitigen Einbindung des Betriebsrats. Nur so können rechtliche Konflikte vermieden und eine erfolgreiche Umsetzung gewährleistet werden.

2. Praxistipps zur erfolgreichen Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies

Aus unserer Praxis wissen wir, dass die Einführung von Desksharing mehr ist als nur eine organisatorische Veränderung. Es erfordert ein Umdenken und die Anpassung der Arbeitskultur. Hier sind unsere bewährten Tipps:

Tipp 1: Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats

Wir empfehlen, den Betriebsrat von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Ein offener Dialog fördert das Vertrauen und die Akzeptanz des neuen Konzepts. Durch die frühzeitige Einbindung können mögliche Bedenken adressiert und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden.

Tipp 2: Transparentes Kommunikationskonzept

Klare und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein umfassendes Informationsangebot—wie Info-Sessions, Workshops und schriftliche Leitfäden—dazu beiträgt, Mitarbeitende zu informieren und einzubeziehen. Es sollte klar vermittelt werden, welche Regeln gelten und welche Vorteile das neue Modell bietet.

Tipp 3: Implementierung flexibler Buchungssysteme

Ein effizientes Buchungssystem erleichtert die Organisation und reduziert Unsicherheiten. Wir setzen auf benutzerfreundliche Tools, die es Mitarbeitenden ermöglichen, schnell und einfach Arbeitsplätze zu reservieren. Dies fördert die Akzeptanz und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Tipp 4: Klare Ordnungsvorgaben und Clean-Desk-Policy

Klare Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze sind essenziell. Eine Clean-Desk-Policy trägt dazu bei, dass Arbeitsplätze jederzeit verfügbar und nutzbar sind. Wir empfehlen, diese Regeln gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu erarbeiten, um Akzeptanz zu schaffen und individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Tipp 5: Flexibilität bei Home-Office-Nutzung

In Zeiten zunehmender Home-Office-Nutzung kann es sinnvoll sein, dass Mitarbeitende ihren festen Arbeitsplatz aufgeben, wenn sie regelmäßig von zu Hause arbeiten. Wir haben positive Erfahrungen damit gemacht, klare Vereinbarungen zu treffen und die Flexibilität zu betonen, die dieses Modell bietet. Dies steigert nicht nur die Effizienz der Büroflächennutzung, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Tipp 6: Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse bei der Raumgestaltung

Eine durchdachte Raumgestaltung, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht, ist entscheidend. Wir legen Wert auf:

• Akustisch getrennte Bereiche für ungestörtes Arbeiten
• Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten
• Angenehme Pausenbereiche zur Erholung

Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine bedürfnisorientierte Gestaltung die Zufriedenheit mit Desksharing-Konzepten deutlich steigert.

Tipp 7: Regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen und Feedback-Schleifen

Desksharing verändert die Arbeitsumgebung, daher sind regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen wichtig. Wir führen Feedback-Runden durch, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Eine offene Feedback-Kultur trägt dazu bei, das Modell langfristig erfolgreich zu betreiben.

3. Ökonomische und ökologische Vorteile von Desksharing

Desksharing bietet nicht nur organisatorische Vorteile, sondern auch wirtschaftliche und ökologische.

Kosteneinsparungen und Steueroptimierung

Durch die effizientere Nutzung von Büroflächen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Wir haben Unternehmen begleitet, die ihre Miet- und Betriebskosten signifikant reduzieren konnten. Zudem können ungenutzte Flächen anderweitig genutzt oder vermietet werden, was zusätzliche Einnahmen generiert und steuerliche Vorteile mit sich bringen kann.

CO₂-Reduktion durch geringere Flächennutzung

Eine geringere Bürofläche bedeutet auch einen geringeren Energieverbrauch. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern, indem wir nachhaltige Arbeitsplatzmodelle implementieren. Weniger Pendelverkehr durch flexibles Arbeiten trägt ebenfalls zur CO₂-Reduktion bei.

Umnutzung ungenutzter Gebäude

Unternehmen können freigewordene Flächen für neue Zwecke nutzen, wie zum Beispiel Kollaborationsräume oder Innovationslabore. Dies fördert nicht nur die unternehmenseigene Kultur, sondern trägt auch zur nachhaltigen Stadtentwicklung bei. Wir sehen hierin eine große Chance für Unternehmen, sich zukunftsorientiert aufzustellen.

Fazit: Desksharing als nachhaltiges Zukunftsmodell

Wir sind überzeugt, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies zukunftsweisende Konzepte sind, die Unternehmen helfen, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Durch die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, transparente Kommunikation und die Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse kann ein solches Modell erfolgreich implementiert werden.

Die ökonomischen und ökologischen Vorteile sind dabei nicht zu unterschätzen. Unternehmen können Kosten sparen, ihre Flächen effizienter nutzen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von einer flexibleren und modernen Arbeitsumgebung.

Schlusswort

Die Einführung von Desksharing erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Wir bei ReCoTech stehen Unternehmen dabei beratend zur Seite und teilen unsere Erfahrungen aus der Praxis. Mit der richtigen Strategie und einer gemeinsamen Anstrengung aller Beteiligten wird Desksharing zu einem Gewinn für alle.

Über ReCoTech

Wir bei ReCoTech sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Einführung moderner Arbeitsplatzmodelle zu unterstützen. Unser Fokus liegt dabei auf nachhaltigen und mitarbeiterorientierten Lösungen, die sowohl ökonomische als auch ökologische Vorteile bieten.

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von Desksharing-Konzepten unterstützen können.

Wir freuen uns sehr, die Hochschule Merseburg als neuen Partner bei ReCoTech willkommen zu heißen. Die Hochschule ist eine bedeutende Bildungseinrichtung in Sachsen-Anhalt und steht für akademische Qualität und Innovation, die sie auch weit über die Landesgrenzen hinaus bekannt gemacht haben. Gemeinsam übernehmen wir die anspruchsvolle Aufgabe, die Campusflächen optimal zu gestalten und für die Zukunft auszurichten. Die Hochschule Merseburg reiht sich damit in unsere Zusammenarbeit mit weiteren Akteuren in Sachsen-Anhalt ein, einem Bundesland, in dem wir bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umsetzen konnten.

In den kommenden Monaten werden wir gemeinsam eine umfassende Flächenoptimierungs- und Konsolidierungsanalyse entwickeln, die die Hochschule Merseburg bei ihren anstehenden Sanierungsvorhaben optimal unterstützen wird. Im Mittelpunkt steht das Ziel, flexible Lösungen zu gestalten, die eine reibungslose Anpassung an temporäre Umzüge ermöglichen und eine optimale Nutzung der Hochschulräume während der Sanierungsphase sicherstellen. Wir freuen uns auf die gemeinsame Arbeit an innovativen Konzepten zur Raumnutzung, die den Campus auch für Studierende und Mitarbeitende zukunftssicher machen.

Die Hochschule Merseburg – Praxisnah, Innovativ und Zukunftsorientiert

Die Hochschule Merseburg ist eine angesehene Fachhochschule im Süden Sachsen-Anhalts, die seit ihrer Gründung 1992 durch praxisnahe Ausbildung und hohe Innovationskraft überzeugt. Als zentrale Bildungsinstitution in einer traditionsreichen Industrie- und Kulturregion bietet sie moderne Bachelor- und Masterstudiengänge in Ingenieur- und Naturwissenschaften, Wirtschaft, Soziale Arbeit sowie Medien und Kultur an. Mit einem klaren Fokus auf anwendungsorientierte Forschung und enge Partnerschaften in Wirtschaft und Sozialwesen leistet die Hochschule Merseburg einen wesentlichen Beitrag zur beruflichen und akademischen Förderung der Studierenden und zur Entwicklung der Region.

ReCoTech – Effiziente Lösungen für nachhaltiges Wachstum

Als erfahrenes Unternehmen im Bereich Flächenoptimierung und Standortentwicklung bringt ReCoTech umfassende Kompetenz in der Umsetzung maßgeschneiderter und nachhaltiger Lösungen zur effizienten Raumnutzung mit. Unsere Projekte sind darauf ausgerichtet, die spezifischen Bedürfnisse unserer Partner zu verstehen und die Räumlichkeiten funktional und zukunftsfähig zu gestalten. Dabei setzen wir auf ressourcenschonende und flexible Konzepte, die den wechselnden Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig nachhaltiges Wachstum fördern. Die Hochschule Merseburg in ihrem Sanierungsprozess zu begleiten, ist für uns eine wertvolle Aufgabe. Gemeinsam schaffen wir ein Umfeld, das den Bedürfnissen der Lernenden und Lehrenden bestmöglich entspricht.

Herzlich willkommen, Hochschule Merseburg – wir freuen uns auf eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Die steigenden Energiekosten und der wachsende Druck auf Unternehmen, nachhaltiger zu wirtschaften, machen die Optimierung der Betriebskosten in Bürogebäuden zu einer zentralen Herausforderung. Durch gezielte Maßnahmen können nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch Umweltziele erreicht werden. Untersuchungen zeigen, dass durch eine Kombination aus einfachen Verhaltensänderungen, strategischen Investitionen in Gebäudetechnologie und einer optimierten Raumnutzung Einsparungen von bis zu 30 % bei den Energiekosten und etwa 20 % bei den Wartungskosten möglich sind. In diesem Artikel beleuchten wir sowohl sofort umsetzbare Tipps für den Arbeitsalltag als auch langfristige Strategien, die nachhaltige Einsparungen ermöglichen.

1. Schnell umsetzbare Maßnahmen für den Arbeitsalltag

Verhaltensänderungen fördern: Eine der schnellsten und effektivsten Möglichkeiten, Betriebskosten zu senken, liegt in der Verhaltensänderung der Mitarbeiter. Unternehmen können durch gezielte Sensibilisierung und kleine Anreize die Mitarbeiter motivieren, aktiv zur Energieeinsparung beizutragen. Dies kann durch Aushänge, regelmäßige Schulungen oder die Einführung eines internen Wettbewerbs zur Reduzierung des Energieverbrauchs geschehen.

Alltägliche Energieeinsparungen:

• Licht ausschalten: Stellen Sie sicher, dass das Licht in ungenutzten Räumen ausgeschaltet wird. Selbst in Besprechungsräumen oder Fluren summiert sich der unnötige Energieverbrauch über das Jahr erheblich.
• Geräte vom Stromnetz trennen: Elektronische Geräte sollten nach Feierabend komplett vom Netz getrennt werden. Viele Geräte verbrauchen im Standby-Modus weiterhin Strom, was durch die Nutzung von Steckdosenleisten mit Schaltern vermieden werden kann.
• Raumtemperatur anpassen: Die Anpassung der Raumtemperatur je nach Tageszeit und Nutzung spart Energie. Im Winter können Räume, die nicht genutzt werden, weniger geheizt werden, und im Sommer kann die Klimaanlage moderater eingestellt werden.
• Fenster schließen: Offene Fenster bei laufender Heizung oder Klimaanlage führen zu einem enormen Energieverlust. Mitarbeiter sollten darauf achten, Fenster während des Betriebs der HVAC-Systeme geschlossen zu halten.

2. Strategische Investitionen in Gebäudetechnologie

Modernisierung der Beleuchtungssysteme: Der Umstieg auf LED-Beleuchtung ist eine der effektivsten Maßnahmen zur Senkung der Energiekosten. LEDs verbrauchen bis zu 75 % weniger Energie als herkömmliche Glühbirnen und haben eine wesentlich längere Lebensdauer. Die Investition in intelligente Beleuchtungssysteme, die sich automatisch an- und ausschalten oder dimmen, je nach Bedarf, kann die Effizienz weiter steigern.

Intelligente HVAC-Systeme: Moderne Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC) sind häufig mit Sensoren und automatischen Steuerungssystemen ausgestattet, die den Energieverbrauch an die tatsächliche Nutzung des Gebäudes anpassen. Durch die Integration solcher Technologien können Unternehmen den Energieverbrauch um bis zu 30 % senken, ohne den Komfort der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Gebäudeautomationssysteme (BAS): Gebäudeautomationssysteme ermöglichen die zentrale Steuerung und Überwachung aller gebäudetechnischen Systeme, einschließlich Beleuchtung, HVAC und Sicherheit. Durch die Vernetzung dieser Systeme und die Automatisierung von Betriebsabläufen lassen sich nicht nur Energiekosten, sondern auch Wartungskosten erheblich reduzieren.

3. Optimierung der Raumnutzung und Arbeitsplatzgestaltung

Flächeneffizienz durch flexible Arbeitsmodelle: Die Einführung von Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitsmodellen wie „Hot-Desking“ reduziert den Bedarf an physischer Bürofläche. Weniger genutzte Flächen können abgeschaltet oder effizienter genutzt werden, was sowohl die Miet- als auch die Betriebskosten senkt. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Raumgestaltung für Energieeinsparungen: Offene Raumkonzepte und der Einsatz von natürlicher Beleuchtung können den Energieverbrauch weiter reduzieren. Durch die strategische Platzierung von Arbeitsplätzen in Bereichen mit viel Tageslicht kann der Bedarf an künstlicher Beleuchtung verringert werden. Darüber hinaus kann die Verwendung von energieeffizienten Fenstern und Isolierungen den Heiz- und Kühlbedarf senken.

4. Langfristige Wartungsstrategien

Präventive Wartung: Regelmäßige Wartung ist entscheidend, um die Effizienz der technischen Anlagen zu gewährleisten und kostspielige Ausfälle zu vermeiden. Eine präventive Wartungsstrategie verlängert die Lebensdauer von Gebäudetechnik und sorgt dafür, dass Systeme stets optimal arbeiten.

Nutzung von Facility-Management-Software: Die Implementierung von Facility-Management-Software ermöglicht es, Wartungsarbeiten effizient zu planen und durchzuführen. Diese Softwarelösungen bieten Echtzeit-Überwachung und Analyse, sodass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können, bevor sie zu größeren und teureren Ausfällen führen.

5. Fazit und Ausblick

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte: Durch die Kombination von sofort umsetzbaren Tipps und strategischen Investitionen können Unternehmen ihre Betriebskosten in Bürogebäuden nachhaltig senken. Jeder Mitarbeiter kann durch einfache Handlungen seinen Beitrag leisten, während umfassendere Investitionen und Technologien langfristig für signifikante Einsparungen sorgen.

Ausblick auf zukünftige Entwicklungen: Die fortschreitende Digitalisierung und die Entwicklung neuer Technologien bieten noch mehr Möglichkeiten, die Energieeffizienz von Bürogebäuden zu steigern. Zukünftige Trends wie die Integration von KI in Gebäudemanagementsysteme oder die Nutzung erneuerbarer Energien direkt vor Ort könnten weitere Einsparpotenziale erschließen.

Für mehr Informationen zu diesen Themen und wie wir Ihr Unternehmen bei der Optimierung Ihrer Bürogebäude unterstützen können, besuchen Sie unsere Webseite.