Eine steife Brise gegen Veränderung – oder berechtigte Kritik? Im Juli 2021 nahm sich die Stadt Hamburg vor, die Flächen von Behördenbüros zu verkleinern. Das Ziel: Es sollten die Mieten reduziert und damit Geld eingespart werden. Die Reaktionen von Seiten der Gewerkschaft sowie des Personalrats waren laut, das Vorhaben wurde stark bemängelt. Für heutige Debatten um Flächenreduktion stellt sich somit die Frage: Welche Lehren lassen sich aus dem Fall Hamburg ziehen?

Der Abschied vom „Statussymbol Einzelbüro“

Circa 32 m² – diese Fläche maß ein durchschnittliches Einzelbüro 2021 laut der Hamburger Finanzbehörde. Um finanzielle Rückstände aufgrund der Corona-Pandemie einzudämmen, wurde ein Sparprogramm formuliert: Der Finanzsenat forderte eine Reduzierung der Einzelbüroflächen auf 28 m², um Mietkosten zu senken. Neue Arbeitsstrukturen wie Homeoffice oder Desk-Sharing-Modelle sollten diese Veränderung begünstigen.

Dieser Plan war nicht neu: Bereits 2011 setzte sich der Senat für eine „messbare Büroflächenreduzierung“ ein. Dabei wurde eine Richtlinie formuliert, die sowohl den Platzbedarf spezifischer Tätigkeiten sowie interne Hierarchien berücksichtigte. Die Finanzbehörde machte damals den ersten Schritt und legte die Arbeitsplätze zweier Gebäude in einem zusammen. Der Sparplan wurde jedoch nicht vollständig abgeschlossen.

Auch 2021 stößt die Stadt Hamburg auf Hürden – vor allem auf Seiten der Gewerkschaften und des Personalrats. Die Entscheidung zur Flächenreduktion sei „von oben herab“ getroffen wurden, ohne die Belegschaft mit einzubeziehen. Dazu befürwortete Ver.di zwar den Grundgedanken, kritisierte allerdings, dass die Sparmaßnahmen einen höheren Stellenwert gegenüber einer Modernisierung der Arbeitsräume einnahmen.

Der Status quo bei Behördenflächen

Auch heute sind die Mieten von behördlicher Infrastruktur immer noch zu hoch und durchzogen von veralteten Arbeitsformen – wie der Bundesrechnungshof in einem Gutachten vom April 2023 feststellte. Viele Behörden hielten sich dabei an Richtlinien und Vorgaben zur Raumaufteilung, die teilweise aus den 1950er-Jahren stammen. Eine Revision des Flächenbedarfs und anschließende Modernisierung sei demnach unerlässlich, um Kosten einzusparen. So ließe sich auch parallel ein Beitrag zum Umweltschutz leisten, da die Flächenabgabe eine CO₂-Reduktion begünstigt.

Flächenplanung heute

Die damalige Kritik an Hamburg macht deutlich, wie eine Neustrukturierung von Büroflächen durchzuführen ist. Denn: Räumlichkeiten zu verkleinern und gleichzeitig mit modernen Arbeitsformen wie Gruppenbüros oder Desk-Sharing-Konzepten auszustatten, bringt stets einen Kulturwandel mit sich. Schließlich stellt eine Optimierung immer auch eine Veränderung dar, die klar verargumentiert sein muss.

An dieser Stelle können Tools wie ReCoTech unterstützen: Die algorithmusbasierte Flächenplanung bildet das gesamte Unternehmen ab und berechnet automatisch den optimierten Flächenbedarf pro Arbeitsplatz. Das Resultat: Entscheidungsträger sowie Mitarbeitende sehen auf einem Blick, in welchem Rahmen eine Abgabe an Bürofläche sinnvoll ist. So ermöglicht die Software eine transparente Kommunikation, um Kosteneinsparungen durch Flächenreduktion erfolgreich umzusetzen.

Das Land Baden-Württemberg hat eine wichtige Initiative zur Unterstützung der Kommunen beim Flächensparen ins Leben gerufen. Die Aktion zielt darauf ab, die effiziente Nutzung von Flächen zu fördern und die Innenentwicklung zu stärken.

Die Initiative von Baden-Württemberg: Gemeinsam Flächen reduzieren

Das Landeskabinett hat die Vorschläge der Ministerin für Landesentwicklung und Wohnen, Nicole Razavi, gebilligt und einen Aktionsplan für das Flächensparen in Arbeit gegeben. Zu den geplanten Maßnahmen gehören:

• Entwicklung eines Konzepts für eine neue Entsiegelungsprämie
• Initiierung von Musterprojekten für effiziente Flächenreaktivierung und Renaturierung
• Schaffung einer digitalen Übersicht über Brachflächen im Land
• Förderung von Flächenmanagern im gewerblichen Bereich

Nicole Razavi betonte, dass Flächensparen eine Gemeinschaftsaufgabe ist und alle Beteiligten ihren Beitrag leisten müssen. Ein Gutachten soll klären, welche Instrumente für die Reduzierung von Flächen geeignet sind – erste Ergebnisse werden im Herbst 2023 erwartet (Quelle: Pressemitteilung des Landes Baden-Württemberg).

In diesem Kontext spielt auch die Optimierung von Büroflächen eine wichtige Rolle. Unternehmen wie ReCoTech, das sich genau auf dieses Thema spezialisiert hat, können hier einen wertvollen Beitrag leisten. Zu diesem Zweck bietet ReCoTech bietet eine weltweit einzigartige IT-gestützte Lösung zur Flächen- und Belegungsplanung von Büroflächen an: So haben Betriebe die Möglichkeit, bestehende Räumlichkeiten sowie deren Nutzung einer Prüfung zu unterziehen und Potenzial zur Flächeneinsparung berechnen zu lassen – ein Vorgehen, das gut zur allgemeinen Zielsetzung der Landesinitiative passt.

Mit geteilten Zielen Synergien schaffen

Beide Ansätze, die Landesinitiative und die Dienstleistungen von ReCoTech, verfolgen dieselbe Absicht: eine effiziente Flächennutzung für eine ressourcenschonende Zukunft. Durch die Kombination beider Perspektiven könnten also nachhaltige und effiziente Lösungen für die Flächennutzung entwickelt werden. Daraus ergeben sich Denkanstöße wie folgende:

1. Wie sähe die Zusammenarbeit von Landesinitiativen und Unternehmen wie ReCoTech aus, um Flächeneffizienz zu fördern?
2. Könnten die von ReCoTech entwickelten Technologien auch in anderen Bereichen, wie z. B. in Gewerbegebieten, angewendet werden?
3. Wie lassen sich die Erkenntnisse aus der Flächen- und Belegungsplanung von ReCoTech in die staatlichen Pläne zur Flächenoptimierung integrieren?

Die Initiative des Landes Baden-Württemberg und die Produkte von ReCoTech zeigen, dass effiziente Flächennutzung eine Aufgabe ist, die verschiedenste Bereiche und Ebenen gleichzeitig betrifft. Eine Zusammenarbeit würde die wirtschaftliche sowie staatliche Sicht kombinieren und vor allem eines versprechen: produktiven Fortschritt.

Die Corona-Pandemie hat die Welt der Arbeit nachhaltig verändert. Die genauen Auswirkungen auf das Feld der Gewerbeflächen zeigt nun unter anderem eine Umfrage der Immobilienberatung Cushman & Wakefield (C&W) und CoreNet Global: Die Studie untersuchte weltweit die Perspektive der Mieter von Gewerbeimmobilien und lieferte klare Ergebnisse, wie das Büro von morgen aussieht.

Innovativer Fortschritt auf alten Flächen?

Etwa 89 % der Mieter sind sich einig: Das Büro hat sein Alleinstellungsmerkmal als Ort zum produktiven Arbeiten verloren. Schließlich hat sich während der Pandemie gezeigt, dass ein Großteil der Bürojobs auch im Homeoffice funktioniert. Stattdessen nehmen Unternehmensflächen eine neue Rolle ein: Sie sind ein Ort der effizienten Begegnung. Das moderne Büro wird genutzt, um einen kreativen Austausch zu fördern, Innovationen voranzutreiben oder Teammitglieder sowie Kunden persönlich kennenzulernen.

Ein essenzieller Bestandteil dieses Wandels ist die Auflösung des Einzelbüros: Laut C&W und CoreNet Global hat sich die Zahl an Gemeinschaftsflächen in Offices im Vergleich zu Zeiten vor der Pandemie verdoppelt. Bei vielen Unternehmen hadere es aber wohl noch an der konkreten Umsetzung, wie David Smith, Head of Americas Insights und Global Research von C&W, erläutert: „Der Zweck des Büros verändert sich, aber die Mieter haben sich noch nicht vollständig an die neue Arbeitsweise angepasst.“

Neues Bürokonzept für eine nachhaltige Zukunft

Doch nicht nur die konkrete Flächennutzung stellt ein wichtiges Kriterium für Mieter dar: Viele Unternehmen legen einen hohen Wert auf ESG und haben entsprechende Nachhaltigkeitsziele formuliert. Dazu kommt der Kostenfaktor, den die aktuelle Inflation beeinflusst. Ein zukunftsfähiges Büro muss also zum einen möglichst wenig CO2 verbrauchen, zum anderen ist zu überprüfen, wie viel Fläche ein Betrieb tatsächlich benötigt.

Unternehmen wie ReCoTech haben sich auf diese Frage spezialisiert – denn mithilfe von digitalen Tools zur Flächenplanung und -optimierung unterstützt der Dienstleister Facility Manager und CEOs dabei, die verfügbaren Räumlichkeiten zu analysieren und auf Arbeitsabläufe abzustimmen. Gleichzeitig lässt sich so erkennen, ob nach einer Umstrukturierung überschüssige Flächen entstehen.

„Wer keinen Überblick darüber hat, wie verfügbare Büroräume genutzt werden, zahlt drauf – denn jeder leere Quadratmeter kostet Miete und erhöht die Emissionsbilanz. Smarte Lösungen zur Flächenoptimierung machen also Einsparungspotenzial sichtbar. Verbunden mit einem Assistenten zur Arbeitsplatzbuchung lässt sich die Auslastung der Fläche überprüfen“, erklärt Manuel Panzirsch, CEO von ReCoTech.

Auf dem Weg zur nachhaltigen Mobilität sind Elektroautos ein wichtiger Schritt: Der Strom, den sie benötigen, lässt sich über erneuerbare Energiequellen gewinnen und ist emissionsarm. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Menschen in Deutschland für ein E-Auto – und nutzen es, um zum Büro zu pendeln. Viele Unternehmensparkplätze sind allerdings nur mit einer begrenzten Anzahl an Ladestationen ausgestattet. Facility Manager stehen hier vor einer großen Herausforderung: Wie wird man der wachsenden Zahl an E-Autos gerecht, wenn nicht ausreichend Wallboxen zur Verfügung stehen?

Dem Wandel mit Systematik begegnen

Im letzten Jahr erreichten die Neuzulassungen von Elektroautos ein Rekordhoch: Etwa 470.559 neue E-Pkw rollten 2022 zum ersten Mal auf Deutschlands Straßen. Viele davon finden ihren Weg zu Unternehmensgebäuden, Ämtern & Co., um während der Arbeitszeit auf dem Parkplatz zu stehen. Zahlreiche Betriebe fügen deshalb Ihrer Infrastruktur Wallboxen hinzu, damit die Mitarbeiter:innen Ihre Fahrzeuge aufladen können.

Im privaten und gewerblichen Bereich sieht die Bilanz zunächst ganz gut aus: Inzwischen komme auf ein E-Auto in Deutschland eine Ladestation. Daneben sind allerdings noch rund 865.000 Plug-in-Hybride zugelassen, die sowohl einen Verbrenner- also auch Elektromotor besitzen.

Im Schnitt heißt das: Es existieren mehr Fahrzeuge, die eine Ladestation benötigen, als es Wallboxen gibt. Vor allem Unternehmensparkplätze sind auf ein intelligentes System angewiesen, damit alle Fahrer:innen von E-Autos während der Arbeitszeit die Möglichkeit haben, ihr Fahrzeug zu laden. Eine mögliche Lösung für Facility Manager sind deshalb smarte Buchungsassistenten: Sie unterstützen bei der Ressourcenplanung, um die Nutzung von Ladestationen zu organisieren sowie fair und transparent zu gestalten.

Smarte Tools für die Mobilitätswende

Booking-Lösungen für Parkplätze funktionieren wie Programme, mit denen Angestellte Ihren Arbeitsplatz im Büro reservieren: Statt einzelner Räume und Office-Flächen wird in der Software nun ein Plan für den Parkplatz angelegt – inklusive aller verfügbarer Wallboxen.

Per App buchen Mitarbeiter:innen anschließend eine Ladestation für einen konkreten Zeitraum. So lässt sich sicherstellen, dass jede:r das eigene Fahrzeug einmal pro Tag an die Wallbox anschließen kann – ähnlich wie beim Desk Sharing im Büro. Gleichzeitig dient der Buchungsassistent als Monitoring Device: Facility Manager und Gebäudeverantwortliche können mithilfe der Software-Daten auswerten, ob die Anzahl der Ladestationen ausreicht oder ob weitere Wallboxen notwendig sind.

Genau zu diesem Zweck lässt sich die smarte Lösung zur Arbeitsplatz- und Ressourcenbuchung von ReCoTech einsetzen: Ist die Parkplatzfläche einmal vom Tool registriert, können alle Angestellten mit E-Auto einen Ladezeitraum per Mobilgerät buchen – ganz unkompliziert von zu Hause aus. So unterstützt ReCoTech Unternehmen dabei, einen Beitrag zur nachhaltigen Mobilität zu leisten.

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Ein heiß diskutiertes Thema in vielen Büros: Das „Desk Sharing Concept“ bietet für Unternehmen eine gute Möglichkeit, Bürogebäude oder Office-Einheiten effektiv zu nutzen und die Arbeitsabläufe sinnvoll zu strukturieren. Damit all das genau so funktioniert, ist es wichtig, die Mitarbeiter vor und während der Einführung der flexiblen Arbeitsplatz-Methode zu begleiten – und ein paar Tipps zu beherzigen.

Desk Sharing Concept als Chance

Die Pandemie hat vieles verändert: In immer mehr Büroanlagen sind oft nicht mehr alle Schreibtische besetzt, da Teammitglieder auf Konferenzen, im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen sind. Um den leeren Tischen zu begegnen und Büroflächen sinnvoll zu nutzen, bietet Desk Sharing für Unternehmen eine effektive Methode. Die Idee dahinter: Mitarbeiter:innen wählen ihren Arbeitsplatz frei und flexibel, um eine bessere Raumnutzung zu etablieren und Kosten für Miete, Investitionen und Reinigung einzusparen.

Für große wie kleine Unternehmen gilt dabei gleichermaßen: Ohne eine entsprechende Vorplanung kann die Umsetzung des Desk Sharing Concepts schnell im Chaos enden. Dabei sind nicht nur organisatorische Details zu beachten: Wichtig ist vor allem, die Belegschaft frühzeitig an das Thema heranzuführen, die Argumente für die Methode auszuarbeiten und eine offene un datengestützte Kommunikationsstrategie beizubehalten.

So klappt das Desk Sharing Concept für Sie und Ihr Team

Der Unternehmer und Geschäftsführer des Personaldienstleisters AVANTGARDE Expert, Philipp Riedel, hat das Desk Sharing Concept für seine Belegschaft bereits eingeführt. Aus seiner Sicht ist es für das Team ein großer Vorteil, „dass Desk Sharing das Hierarchiedenken abbaut und flexibles Arbeiten ermöglicht“.

Die folgenden Tipps unterstützen Arbeitgeber dabei, althergebrachte Sitzordnungen im Büro aufzubrechen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu stärken:

1. Kommunikation ist das A und O: Es ist entscheidend, die Pläne für das Desk Sharing Concept ausgiebig im Team zu kommunizieren. Führungskräfte sollten Bedenken ernstnehmen, um mögliche Nachteile zu verstehen und Vertrauen aufzubauen. Gleichzeitig hilft es, die Vorteile dieser Organisationsform – wie mehr Freiheit und Agilität – hervorzuheben.
2. Schrittweise Umstellung: Statt das System von einem Tag auf den anderen umzustellen, empfiehlt es sich, dies schrittweise zu tun. Beginnen Sie in einer Abteilung mit Desk Sharing, um Erfahrungswerte zu sammeln und Fehler zu vermeiden.
3. Datenschutz: Fragen zum Thema Datenschutz rechtzeitig klären, insbesondere bei Mitarbeiter:innen, die mit sensiblen Daten arbeiten.
4. Clean-Desk-Policy einführen: Für ein reibungsloses Desk-Sharing-System ist es wichtig, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz täglich aufgeräumt hinterlassen. Außerdem ist die regelmäßige Reinigung des Arbeitsplatzes schon aus hygienischen Gründen Pflicht.
5. Identische Grundausstattung der Schreibtische: Eine klare Linie bei der Ausstattung der Schreibtische erleichtert das Einrichten des Arbeitsplatzes. Optimal ist es, wenn jeder Tisch mit Bildschirm, Tastatur und Docking-Station ausgestattet ist. Ein persönliches Headset sollte dem Team aus Hygienegründen bereitgestellt werden.
6. Sichtkontrolle oder Buchung: Es gibt zwei Methoden für das Shared Desk-System – entweder wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz morgens per Sichtkontrolle oder dieser wird im Voraus gebucht. Die Buchungsmethode ermöglicht eine bessere Planung und kann digital oder durch eine Ansprechperson durchgeführt werden.

Personalisiert und smart: Die Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech ist ein intuitives Instrument, mit dem sich Buchungen für Arbeitsplatz, Homeoffice und Co. leicht umsetzen lassen.

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Das Großraumbüro ist Geschichte. Wer heute ein produktives Umfeld schaffen will, orientiert sich am Activity Based Working: Für jede Aufgabe gibt es den passenden Ort – von der Einzelarbeit im Stillen bis zur kreativen Projektkonzeption im Team. Dieser Kulturwandel fordert einen räumlichen Strukturwandel, um die Vorteile voll auszuschöpfen. Was genau Activity Based Working ausmacht und wie Sie die Transformation erfolgreich umsetzen, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

• Definition und Basics
• Die Vorteile von ABW
• Herausforderungen bei der Implementierung von ABW
• Digitale Werkzeuge für Activity Based Working
• 5-Stufen Plan zur sicheren ABW-Implementierung

Activity Based Working – Definition und Basics

Activity Based Working (ABW) ist ein Modell, das das Potenzial hat, traditionelle Arbeitsstrukturen vollkommen neu zu denken. Das beginnt bei der Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen und reicht bis zur Flächennutzung.

Konkret heißt das: Statt einer Person einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, ordnen sich die Räumlichkeiten der Aufgabe unter. Im Rahmen von Activity Based Working haben Mitarbeiter:innen je nach anstehenden Tätigkeiten die Möglichkeit, ihren Arbeitsort und -raum freier zu wählen.

Background: Wie ist das Activity-Based-Working-Modell entstanden?

Das Activity-Based-Working-Konzept ist eng mit dem Wandel der Gesellschaft verbunden – wie Studien belegen. Ein Kernelement dieser Veränderung ist die Pandemie: Vor Corona war es üblich, seine Arbeitszeit im Büro zu verbringen. Die Lockdown-Phasen etablierten das Homeoffice als neuen Workspace und machten Kommunikation-Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom zum Standard. Viele Arbeitskräfte konnten durch den Ortswechsel neue Vorteile für sich entdecken, wie zum Beispiel:

• ungestörte Stillarbeit
• mehr Zeit durch Wegfall des Arbeitswegs
• bessere Work-Life-Balance

Die Folgen: Viele Büros mit zugewiesenen Schreibtischen leerten sich. Stattdessen nutzen Teams die Räumlichkeiten als Ort der Begegnung: für gemeinsame Absprachen, Projektplanungen oder um soziale Kontakte zu pflegen.

Daraus entstand das ABW-Konzept, die Fläche der Arbeitsart zuzuweisen – und so einen Büroraum mit verschiedenen Arealen zu gestalten, der Kreativität, Produktivität und das Zusammensein fördert. Gleichzeitig fordert dieser Strukturwandel Unternehmen dazu auf, eine neue Arbeitskultur zu implementieren, die Flexibilität in den Fokus rückt.

Flächengestaltung nach Activity Based Working: Konzepte und Raumideen

Die Gestaltung von ABW-Büros richtet sich nach vier Tätigkeits-Typen: (1) Konzentration, (2) Zusammenarbeit, (3) Lernen und (4) soziale Interaktion. Jede dieser Arbeitsarten erfordert ein individuelles Arbeitsumfeld. Ein paar Beispiele:

• Einzelkabinen
• Räume mit Schalldämmung
• zeitlich buchbarer Schreibtisch

• Shared Desks
• Gruppenräume
• 2er-Kabinen

• Medienräume
• Workshop Areas
• gemütliche Sitzplätze für Online-Seminare

• offene Teeküchen
• Lounges
• Sportraum

Auch zum Activity Based Working Konzept gehört es, sich zu fragen, wie viel Fläche das Unternehmen tatsächlich benötigt. Leere Büros bieten zwar die Möglichkeit zur anderweitigen Nutzung, bringen aber auch Kosten mit sich. So kann es beispielsweise sinnvoller sein, einen Teil der Bürofläche abzugeben, anstatt unverhältnismäßig große Besprechungsräume zu planen.

ReCoTech unterstützt Sie dabei, Flächenpotenziale zu erkennen und ihr verfügbares Raumangebot bestmöglich zu nutzen.

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Das Büro der Zukunft: Was ändert sich durch Activity Based Working?

Activity Based Working bedeutet nicht nur eine Änderung der physischen Arbeitsumgebung. Das Konzept beinhaltet vor allem eine Transformation der Art und Weise, wie Arbeit verstanden und durchgeführt wird. Dementsprechend bedingt die Umsetzung des ABW-Modells in bestehenden Unternehmen einen Struktur- und Kulturwandel.

Auf struktureller Ebene stehen vor allem Schlagworte wie Flexibilität und Dynamik im Vordergrund. Die freie Wahl des Arbeitsortes erfordert klare Absprachen, in denen Mitarbeiter:innen als Individuen betrachtet werden: Wer arbeitet wo am besten, wann finden Team-Treffen statt? Diese gleichwertige Betrachtung aller Arbeitskräfte kann traditionelle Hierarchien aufbrechen, birgt aber auch die Gefahr der Überforderung.

Top-Performance: Die Vorteile von ABW

Eine moderne Arbeitswelt nach Activity Based Working bietet eine Reihe von Vorteilen – sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen. Zu den wichtigsten gehören folgende Aspekte:

Steigerung der Produktivität und Effizienz

Nach ABW erhalten Arbeitnehmer:innen die Freiheit den Arbeitsbereich so zu wählen, wie er am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. So lassen sich unterschiedliche Tätigkeiten bestmöglich und effizient ausführen. Außerdem können Mitarbeiter:innen in einer Umgebung arbeiten, die ihre Konzentration und Kreativität fördert, was zu einer höheren Arbeitsqualität führen kann.

Verbesserung der Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen

Die flexible Arbeitsumgebung ermöglicht es der Belegschaft, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.  Dazu spricht ihnen ABW eine größere Autonomie zu, wodurch sich Mitarbeiter:innen mehr geschätzt und respektiert fühlen. Damit steigt die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz – und die Bindung zum Unternehmen wird gestärkt. Voraussetzung dafür ist immer, dass die Belegschaft bereit für diese Art von Kulturwandel ist.

Förderung der Innovation sowie Zusammenarbeit

Indem das Büro zu einem sozialen Raum wird, fördern aktivitätsbezogene Flächen die kreative Zusammenarbeit. Denn: Durch die Bereitstellung von offenen und kollaborativen Arbeitsbereichen können Mitarbeiter:innen leichter Ideen austauschen. Das fördert die produktive Innovation und macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Hürden der neuen Arbeitswelt: Herausforderungen bei der Implementierung von ABW

Wie jede große Veränderung ist auch der Wandel zu Activity Based Working mit Schwierigkeiten verbunden. Wenn traditionelle Unternehmen also das New-Work-Konzept umsetzen wollen, sollten Sie sich folgenden Punkten bewusst sein:

Widerstand gegen Neues

Jede Änderung in der Arbeitsumgebung oder -kultur kann auf Missbilligung stoßen – und ABW ist keine Ausnahme. Einigen Mitarbeiter:innen wird es schwer fallen, sich von etablierten Arbeitsweisen zu lösen, insbesondere wenn sie an einen festen Platz oder eine bestimmte Routine gewöhnt sind. Es ist wichtig, diesen Widerstand zu erkennen und zu adressieren: Kommunizieren Sie klar die Vorteile von ABW oder bieten Sie Unterstützung wie Schulungen an, um den Übergang zu erleichtern.

Bedarf an neuen Managementfähigkeiten

ABW erfordert eine andere Art von Management als traditionelle Arbeitsmodelle: Manager müssen lernen, wie sie Arbeitnehmer:innen führen und bewerten, die flexibel und autonom arbeiten. Fortbildungen zum Thema New Leadership können hier neue Einblicke und Soft Skills bieten.

Datenschutz und Sicherheit

Da Activity Based Working oft mit neuen Technologien und digitalen Tools einhergeht, stehen oft Fragen zur Datensicherheit im Raum. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter zu schützen und firmeninterne Daten sicher zu verwalten.

Anpassung der physischen Arbeitsumgebung

Die Implementierung von ABW erfordert oft eine Umgestaltung der Büroflächen, um eine Vielzahl von aktivitätsbezogenen Arbeitsbereichen zu bieten. Dies kann eine erhebliche Investition und einen hohen Planungsaufwand mit sich bringen.

ReCoTech unterstützt Sie dabei: Analysieren Sie mit unserer Software Ihren Flächenbestand. Die Software berechnet anschließend die bestmögliche Belegung der neuen Räumlichkeiten.

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Auf die Tools kommt es an: Digitale Werkzeuge für Activity Based Working

Eine Bürolandschaft der Zukunft hängt eng mit der richtigen Technologie zusammen. Schließlich ist die flexibles Arbeitsplatzkonzept Teil des Activity Based Working – und Software-Programme bilden das Bindeglied, um eine ortsunabhängige Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hier sind einige der wichtigsten digitalen Tools, die in einem ABW-Umfeld nützlich sein können:

• Kollaborations- und Kommunikationstools (z. B. Slack, Microsoft Teams, Google Workspace) – ermöglicht einen unkomplizierten Austausch von Daten sowie Kommunikation in Echtzeit
• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello, Jira) – zur Organisation der Tasks und zur Überwachung des Projektfortschritts sowie Deadlines
• Cloud-Speicher und Dateifreigabe (z. B. Google Drive, Dropbox, OneDrive) – Mitarbeiter:innen können von überall aus auf Daten zugreifen, sie speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
• Virtuelle Meeting-Tools (z. B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – für virtuelle Meetings, inklusive der Möglichkeit Vorträge aufzuzeichnen und zur Weiterarbeit zu verwenden

Unser Hinweis: Die Wahl der passenden Tools ist von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens abhängig. Prüfen Sie deshalb sorgfältig, welche Software am besten zu Ihrer Arbeitsweise und Unternehmenskultur passt. Vor allem Führungskräfte müssen darauf achten, dass alle Arbeitnehmer:innen die Tools effektiv bedienen können – gegebenenfalls sind Schulungen notwendig.

ABW sicher einführen: Ein 5-Stufen Plan zur Implementierung von Activity Based Working

Bürokonzepte nach Activity Based Working werden zukünftige Arbeitsformen bestimmen. Dabei geht es allerdings nicht nur darum, den fest zugewiesenen Schreibtisch durch offene Gruppenräume zu ersetzen: ABW erfordert einen Wandel der ganzen Unternehmensstruktur- und kultur – was bei traditionell eingestellten Kolleginnen oder Kollegen auf Widerstand stoßen kann.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines ABW-Konzepts ist deshalb: eine sorgfältige Planung sowie transparente Kommunikation. Dieser 5-Stufen-Plan unterstützt Sie, wenn Sie Activity Based Working in Ihrem Betrieb implementieren möchten:

Bedarfsanalyse und Planung

TIPPS ZUR NEUGESTALTUNG DES BÜROS

Wenn der Wunsch unter den Arbeitnehmer:innen nach Homeoffice groß wird, wird sich primär zunächst mit folgender Frage beschäftigt: Wie schaffen wir es, dass jede:r von Zuhause aus genauso arbeiten kann, wie im Büro? Und welche Grundlagen müssen dazu von Unternehmensseite geschaffen werden, beziehungsweise welche Ausstattung sollte den Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt werden?

Erst im zweiten Schritt fällt das ganze Ausmaß der Auswirkungen, die das flexible Arbeiten auf die Büroräume hat, auf. Häufig kommt es zu dieser Einsicht erst, wenn die Mitarbeiter:innen schon längst nicht mehr jeden Tag im Büro arbeiten und das Office großflächig leer bleibt. Das herkömmliche Modell, nach dem jede:r einen bestimmten Arbeitsplatz zugewiesen bekommt, wird dadurch unbrauchbar – gar ineffizient, bis weitgehend überflüssig.

Es muss also eine Neugestaltung des Workspaces her! Doch wie müssen die Arbeitsplätze im Büro bestenfalls umgestaltet werden, um den neuen Anforderungen durch das hybride Arbeitsmodell gerecht zu werden? Damit Ihnen das langfristig gelingt, stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

Was wollen Ihre Mitarbeiter:innen?

Auf zahlreichen Ebenen ist es ungemein von Vorteil, den Mitarbeiter:innen mehr Mitspracherecht zu geben. So auch, wenn es darum geht zu entscheiden, wie gearbeitet werden soll. Wie wir bereits in einem anderen Artikel dargestellt haben, ist es hilfreich für eine Flächenoptimierung und ein Workspace Management, wenn die Wünsche und Präferenzen der Arbeitnehmer:innen miteinfließen.

Wie ausgelastet ist das Büro? Birgt das vielleicht Potentiale?

Wenn das Büro nicht voll besetzt ist, muss das nicht zwangsläufig schlecht sein. Sehen Sie darin lieber das Potential, effizienter mit Ihrer Fläche wirtschaften zu können. Schließlich verringert sich dank der Menschen im Homeoffice die benötigte Bürofläche. Wenn Sie nun auf clevere Weise das Büro umstrukturieren, indem es fortan nur noch gemeinsam genutzte Schreibtische gibt, wird einiges an Platz frei.

Letztlich birgt die Veränderung damit eine lukrative Möglichkeit, um Geld einzusparen. Schließlich bedeutet mehr Platz, dass Sie entweder Ihre Räumlichkeiten verkleinern oder alternativ die Fläche vermieten können.

Zudem haben Sie nun einen größeren Spielraum, um mit der Fläche zu experimentieren. Gedankenanstoß: Was halten Sie beispielsweise von weiteren Besprechungsräumen oder privaten Arbeitskabinen und Breakout-Zonen?

Wie können Sie sicherstellen, dass jede:r einen Arbeitsplatz findet?

Die Kehrseite des Prinzips eines Shared Workspaces ist es, dass höchstwahrscheinlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter:innen vorhanden sind. Umso wichtiger ist es, einen Booking Assistant einzuführen, der eine transparente Übersicht über den verfügbaren Workspace bietet. Gleichzeitig können Mitarbeiter:innen selbstständig Räume, Schreibtische und so weiter buchen.

Der Vorteil: Die Platzvergabe ist einfach, fair und stressfrei! Mitarbeiter:innen suchen nach dem gewünschten Arbeitsplatz, Meetingraum oder Ruhezone, fragen die Verfügbarkeit ab und buchen die Fläche in einem gewünschten Zeitraum – fertig.

Wie können Sie Ihren Workspace dynamisch anpassbar gestalten?

Nur weil Sie heute ein perfekt funktionierendes Modell etabliert haben, heißt das nicht, dass es morgen ebenso gut funktionieren wird. Die Arbeitsweise der Menschen wird sich auch zukünftig weiter wandeln. Das bedeutet, dass ein flexibler, buchbarer Arbeitsplatz in ein paar Jahren möglicherweise schon gar nicht mehr den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht werden wird. Daher ist es wichtig, dass Sie bei Ihrer jetzigen Flächenoptimierung und Neugestaltung darauf Acht geben, dass der Workspace problemlos angepasst werden kann.

Hier kommt eine Software für Flächenplanung ins Spiel. Diese analysiert kontinuierlich Nutzungsdaten und zeigt Ihnen die Auslastung sowie den Bedarf an. Das ist eine enorme Entlastung für Ihr Workspace Management, denn auf Basis dieser Informationen können Sie zu jeder Zeit fundierte Entscheidungen bezüglich der Umgestaltung von Arbeitsbereichen treffen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem lassen sich Änderungen am Planungsentwurf vornehmen und simulieren.