Bundesrechnungshof: Regierung verschwendet Millionen für Büromieten

Unnötige Ausgaben in Millionenhöhe: Der Bund hat es bisher versäumt, seine Büroflächen den flexiblen Arbeitsformen anzupassen. Zu diesem Ergebnis kommt der Bundesrechnungshof in einem Gutachten vom April 2023. Nach Ansicht der Experten tragen die längst überholten Bestimmungen für Bürogebäude nicht mehr den modernen Arbeitsweisen Rechnung und müssen dringend aktualisiert werden. Das Einsparpotenzial ist enorm: Durch die Aufgabe von 20 % ihrer Büroflächen könnten zivile Bundesbehörden jährlich mindestens 300 Mio. Euro an Kaltmiete einsparen.

Veraltete Richtlinien

Bei der Gestaltung von Büroflächen für Neubauten und der Belegung von Räumlichkeiten in Bestandsgebäuden setzt die Bundesverwaltung bislang hauptsächlich auf altbewährte Vorgaben. Die Richtlinien mit dem Titel „Höchstflächen für Geschäftszimmer der Bundesbehörden“ sind seit den 1950er-Jahren praktisch unverändert.

Dabei zeigt der Bundesrechnungshof in seinen regelmäßigen Prüfungen auf, dass die Bundesbehörden bei Neubauten die festgelegten Höchstflächen konsequent bis zum letzten Quadratzentimeter ausschöpfen. Mehr noch: Bei der Nutzung von Bestandsgebäuden interpretieren sie diese Richtlinien oftmals als Mindestanforderung an die benötigten Flächen.

Flexible Modelle unumgehbar

Die Vorgehensweise geht auch aus Sicht der Beschäftigten am aktuellen Zeitgeist vorbei: Denn moderne Konzepte, wie etwa das Desk-Sharing-Modell oder Homeoffice, sind auf dem Arbeitsmarkt längst Standard. Nach Ansicht des Finanzgremiums ließen sich diese relativ schnell und vor allem kosteneffizient in den Bestandsgebäuden umsetzen und die Anwesenheitszeiten der Beschäftigten erheblich reduzieren – ebenso wie der Flächenbedarf. Nicht genutzte Bestandsimmobilien könnten anschließend verkauft und Fremdmieten verringert werden.

Ein Gewinn, auch für den Klimaschutz

Die Experten sind sich einig: Eine Reduzierung der Büroflächen hätte nicht nur finanzielle Vorteile. Indem eine Flächenabgabe den Ausstoß klimaschädlicher Gase reduziert und den Bedarf an energetischer Sanierung sowie Neubauten minimiert, könnte die Regierung zusätzlich einen schnellen Beitrag zum Klimaschutz leisten. Zur Erinnerung: Laut Klimaschutzprogramm will der Bund seine Verwaltung bis 2030 klimaneutral gestalten. Doch die Verantwortlichen weichen aus.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unterstützt zwar den Ansatz des Bundesrechnungshofs, zögert jedoch bei der Umsetzung. „Der Bundesrechnungshof empfiehlt, unverzüglich zeitgemäße Vorgaben für eine bedarfsgerechte Büroflächenplanung einzuführen“, so die Gutachter. Diese sollten vor allem moderne Arbeitsformen berücksichtigen. Zudem soll ein Programm dabei helfen, die Behörden zu Flächenreduzierungen zu verpflichten. Hierbei könnten die Erfahrungen der Europäischen Kommission sowie der Länder Schleswig-Holstein und Hamburg als Orientierung dienen.

Unterstützung durch technische Innovationen

Um die Flächenreduzierung effizient und bedarfsgerecht umzusetzen, stehen den Bundesbehörden moderne IT-Lösungen bereit: Die Software von ReCoTech gestaltet die Flächenplanung in Bürogebäuden und ermöglicht so eine intelligente Raumausnutzung – auch bei gleichbleibender Mitarbeiteranzahl. Durch Analysen lassen sich so Arbeitsprozesse optimieren und dabei gezielt das Potenzial zur Energieeinsparung nutzen.

Die ReCoTech App bietet außerdem die Möglichkeit zur Arbeitsplatzbuchung. Die smarte Anwendung kann so eine Behörde komplett abbilden und liefert zudem wertvolle Erkenntnisse zu betrieblichen und administrativen Abläufen.