Die ersten Schritte in die neue Arbeitswelt –
Wie Sie sich auf New Work vorbereiten

Alle Welt spricht darüber, wie sich die Arbeitswelt im Rahmen von Corona wandelt: alte Arbeitsmodelle werden zugunsten von Homeoffice oder hybridem Arbeiten sukzessive abgelöst.

Aber was bedeutet das konkret für die Arbeitsplatzgestaltung? Eindeutig eine große Umstellung, denn die Flächennutzung im Büro oder auch der klassische Arbeitsplatz werden sich in der nächsten Zeit merklich wandeln. Gut beraten ist deshalb jeder, der sich jetzt an den Gedanken von New Work gewöhnt und bereits heute anfängt, seine Belegungsplanung sowie sein Ressourcenmanagement auf die Umstellung vorzubereiten.

Anhand drei simpler Schritte zeigen wir Ihnen daher, worauf Sie achten müssen, damit Sie erfolgreich in die New Work Era eintauchen!

1. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen verstehen

Der zugleich erste als auch wichtigste Aspekt liegt auf Seiten der Mitarbeiter:innen. Ihre Bedürfnisse sollten das Fundament bilden, auf dem Sie Ihr neues Workspace Management aufbauen. Einen kurzen Ausblick auf die Wünsche der Belegschaft haben wir in diesem Artikel bereits geworfen. In Kürze zusammengefasst sind vor allem folgende Punkte von markanter Relevanz:

• Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten,
• Das Sicherstellen von Co-working sowohl im Büro als auch virtuell,
• Eine moderne Arbeitsplatzgestaltung.

Aus Gründen der Work-Life-Balance präferieren immer mehr Arbeitnehmer:innen das Homeoffice oder zu Teilen eher die gemischte Form des hybriden Arbeitens. Unternehmen, die derartige Präferenzen kennen, können die Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen einschätzen, um dementsprechend darauf zu reagieren. Schließlich müssen erst die Voraussetzungen für solche Arbeitsmodelle gegeben sein – sei es durch verbindliche Homeoffice- und Büroregelungen, die Möglichkeit zur Arbeitsplatzbuchung oder durch eine moderne Arbeitsplatzgestaltung.

2. Eine flexible Arbeitsumgebung gestalten

Ein zentraler Grundgedanke von New Work ist es, eine flexible Arbeitsfläche zu gestalten. Bestehend aus geteilten Arbeitsplätzen, Ruhezonen und modular platzierbarer Büroausstattung in Großraumbüros, kann die Arbeitsumgebung somit dynamisch angepasst werden. Das hat den Vorteil, dass sich das Office zu jeder Zeit den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen anpassen lässt, z.B wenn sich ausnahmsweise größere Teams wegen eines Projektes zusammenfinden müssen.

Meeting-, Konferenz- und Teamräume in unterschiedlichen Größen, wie auch Schränke, Parkplätze etc. stehen in ausreichender Zahl zur Verfügung. Wichtig ist dabei: Kontingente der verschiedenen Ressourcen sollten transparent einsehbar und vorab buchbar sein. Ein Booking Assistant ist dafür eine smarte Hilfe, da er Ihnen das Ressourcenmanagement abnimmt, indem er jederzeit Überblick über die aktuelle Flächennutzung und Belegungsplanung gibt. Mitarbeiter:innen können dank ihm auf einfache Weise die Raumbuchung abwickeln und sich im Büro mit Teamkolleg:innen treffen.

3. Gesicherter Zugang zu dynamischen Nutzungspräferenzen

Um den Wandel der Arbeitswelt zu verstehen, sollten Sie aktuelle Nutzungspräferenzen und Informationen zur Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen auswerten. Ein Booking Assistant hilft Ihnen auch hierbei, denn er führt ein kontinuierliches Workspace Monitoring durch. Auf dieser Grundlage können Sie Trends absehen und Ihr Office für die Zukunft bereit machen.

Auf Seiten des Auslastungsmanagements können Sie dadurch beispielsweise absehen, ob Sie zu viele oder gar zu wenige Arbeitsplätze geplant haben. Je nachdem können Sie Ressourcen einsparen, um Ihre Flächennutzung noch effizienter zu gestalten.