Einleitung

In einer Arbeitswelt, die sich stetig wandelt und immer stärker vernetzt ist, suchen Unternehmen nach innovativen Wegen, um die Produktivität zu steigern, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Activity Based Working (ABW) hat sich dabei als ein zukunftsweisendes Arbeitsmodell etabliert. Dieses Konzept ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Arbeitsort und die Arbeitsumgebung frei zu wählen, die am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt. ABW geht jedoch weit über eine einfache Neugestaltung von Büroräumen hinaus; es erfordert eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur, den Einsatz modernster Technologien und eine klare, langfristige Strategie.

In diesem Artikel beleuchten wir die praktischen Erfahrungen bei der Umsetzung von ABW, identifizieren häufige Herausforderungen und bieten Lösungen an, die Unternehmen dabei unterstützen können, ABW erfolgreich zu integrieren und kontinuierlich zu optimieren.

1. Vorbereitung und Planung: Der Schlüssel zum Erfolg

Eine erfolgreiche Einführung von ABW beginnt mit einer sorgfältigen Vorbereitung und Planung. Zunächst ist es entscheidend, eine gründliche Analyse der organisatorischen Bedürfnisse durchzuführen. Bevor räumliche Veränderungen vorgenommen werden, muss verstanden werden, welche spezifischen Tätigkeiten, Arbeitsabläufe und Anforderungen die verschiedenen Teams und Abteilungen haben. Es gilt zu ermitteln, welche Aufgaben täglich durchgeführt werden, ob ein hoher Bedarf an konzentriertem Einzelarbeiten, kreativer Teamarbeit oder informellem Austausch besteht und welche Arbeitsumgebungen diese Tätigkeiten am besten unterstützen. Ebenso ist zu berücksichtigen, ob es Abteilungen mit besonderen Anforderungen gibt, wie beispielsweise solche, die Vertraulichkeit benötigen oder spezielle technische Infrastruktur voraussetzen.

Die Beantwortung dieser Fragen kann durch Workshops, Interviews und Umfragen erfolgen. Eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden ermöglicht es, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die neue Arbeitsumgebung effektiv gestaltet ist und die Produktivität fördert.

Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess ist ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg von ABW. Mitarbeitende sollten von Beginn an beteiligt werden, um ihre Bedenken zu adressieren und ihre wertvollen Einblicke zu nutzen. Informationsveranstaltungen und Workshops können dazu dienen, das Konzept von ABW zu erklären und Fragen zu beantworten. Durch Mitarbeiterumfragen und Fokusgruppen kann Feedback gesammelt und Präferenzen können verstanden werden. Pilotprojekte mit kleinen Teams bieten die Möglichkeit, das neue Arbeitsmodell auszuprobieren und Erfahrungen zu teilen.

Studien des Center for People and Buildings haben gezeigt, dass die Einbindung der Mitarbeitenden die Akzeptanz erhöht und den Übergang erleichtert. Mitarbeitende, die sich gehört und wertgeschätzt fühlen, stehen Veränderungen offener gegenüber und tragen aktiv zum Erfolg bei.

Erfolgreiche ABW-Implementierungstrichter

2. Räumliche Gestaltung und Technologielösungen

Ein zentrales Element von ABW ist die Schaffung von Arbeitsbereichen, die eine Vielzahl von Arbeitsmodi unterstützen. Ein gut durchdachtes Raumkonzept fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. So sollten beispielsweise Ruhezonen eingerichtet werden, die abgeschirmte Bereiche für konzentriertes Arbeiten bieten, frei von Ablenkungen und Lärm. Kollaborationsräume, ausgestattet mit Whiteboards, interaktiven Displays und flexiblen Möbeln, fördern die Teamarbeit und den Ideenaustausch. Kreativbereiche mit inspirierendem Design regen die Kreativität und Innovation an, während Lounge-Bereiche komfortable Zonen für informelle Treffen und soziale Interaktion darstellen.

Die Firma Kinnarps betont, dass die physische Umgebung maßgeblich dazu beiträgt, wie Mitarbeitende arbeiten und interagieren. Ein flexibles Raummodell ermöglicht es, schnell auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren und die Arbeitsumgebung kontinuierlich zu optimieren. Eine sorgfältig gestaltete Umgebung, die den individuellen und kollektiven Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht, ist entscheidend für den Erfolg von ABW.

Technologie ist der Enabler, der ABW erst möglich macht. Ohne eine geeignete technische Infrastruktur kann die Flexibilität des Modells nicht realisiert werden. Wichtige Technologielösungen umfassen:

• Raumbuchungssysteme: Sie ermöglichen eine effiziente Planung und Nutzung von Besprechungs- und Arbeitsräumen.
• Mobile Apps für die Arbeitsplatzsuche und -reservierung: Unterstützen das Desksharing und helfen, verfügbare Arbeitsplätze schnell zu finden und zu reservieren.
• Kollaborationsplattformen: Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana ermöglichen nahtlose Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektmanagement.
• Cloud-basierte Dienste: Bieten sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall aus.

Laut OfficeSpace Software kann die Integration solcher Technologien die Produktivität steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen, da sie Flexibilität und Zugang zu allen notwendigen Ressourcen bieten.

3. Kulturelle Anpassungen und Führung im Wandel

Die Einführung von ABW erfordert auch eine Anpassung der Führungskultur. Traditionelle hierarchische Modelle müssen zugunsten von Vertrauens- und Ergebnisorientierung überdacht werden. Führungskräfte sollten Vertrauen aufbauen und den Mitarbeitenden die Autonomie geben, ihre Arbeit selbst zu organisieren. Anstatt die tägliche Anwesenheit im Büro zu kontrollieren, sollten sie den Fokus auf Ziele und Ergebnisse legen. Offene und transparente Kommunikation ist dabei essenziell, um Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten und einzubeziehen.

Veldhoen + Company, die Pioniere des ABW-Konzepts, betonen, dass Führungskräfte eine Vorbildfunktion haben und den Wandel aktiv unterstützen müssen, um eine Kultur des Vertrauens zu etablieren. Eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität fördert die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden. Klare Erwartungen und transparente Kommunikationsregeln schaffen eine Atmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden frei entfalten können. Regelmäßige Feedback-Runden fördern zudem den offenen Austausch und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung von ABW ist Microsoft Niederlande. Durch die Neugestaltung des Büros mit flexiblen Arbeitsbereichen und der Einführung eines umfassenden ABW-Konzepts konnte das Unternehmen die Produktivität um 25 % steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Zudem wurden die Kosten für Büroflächen reduziert. Dieses Beispiel zeigt, wie eine durchdachte Umsetzung von ABW zu messbaren Vorteilen führen kann.

4. Häufige Herausforderungen und Lösungen

Jede Veränderung bringt potenziellen Widerstand mit sich. Besonders bei etablierten Strukturen können Mitarbeitende skeptisch gegenüber ABW sein. Um diesen Widerständen entgegenzuwirken, sollten Unternehmen eine transparente Kommunikation fördern, Mitarbeitende frühzeitig informieren und in den Prozess einbinden. Bedenken sollten ernst genommen und offene Foren geschaffen werden, in denen Sorgen geäußert und adressiert werden können. Schulungen können dabei unterstützen, Mitarbeitende an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen.

In flexiblen Arbeitsumgebungen ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit nicht leidet. Klare Kommunikationskanäle sollten definiert werden, um effektive Zusammenarbeit zu unterstützen. Regelmäßige Team-Meetings helfen, den Teamzusammenhalt zu stärken, und gemeinsame Ziele stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf dieselben Ergebnisse hinarbeiten.

Die Verwaltung von Arbeitsplätzen und Ressourcen kann komplex sein. Hier können Desksharing-Strategien entwickelt und klare Richtlinien für die Nutzung von Arbeitsplätzen festgelegt werden. Technische Unterstützung durch Softwarelösungen wie Tribeloo oder Condeco erleichtert die Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen. Durch Monitoring und Anpassung können Unternehmen die Nutzung von Räumen überwachen und Kapazitäten entsprechend anpassen.

5. Tipps zur langfristigen Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung

Eine offene Feedback-Kultur ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Umfragen erfassen die Zufriedenheit und Vorschläge der Mitarbeitenden. Feedback-Runden bieten die Möglichkeit, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Es ist wichtig, dass Anpassungen umgesetzt werden, um zu zeigen, dass Feedback gehört und in Verbesserungen umgesetzt wird.

Das Arbeitsumfeld sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen gerecht wird. Eine Bedarfsanalyse hilft zu prüfen, ob die vorhandenen Räume und Technologien noch passend sind. Unternehmen sollten über neue Entwicklungen und Technologien informiert bleiben und bereit sein, Änderungen vorzunehmen, um das Arbeitsumfeld optimal zu gestalten.

Der langfristige Erfolg von ABW hängt davon ab, wie gut es gelingt, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu motivierten und engagierten Mitarbeitenden. Eine Steigerung der Produktivität wird durch effiziente Arbeitsprozesse und optimale Arbeitsumgebungen gefördert. Zudem zieht ein modernes Arbeitsumfeld Talente an und bindet sie langfristig ans Unternehmen.

Schlusswort

Activity Based Working bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die Anforderungen der modernen Welt anzupassen. Durch eine sorgfältige Planung, die Einbindung der Mitarbeitenden, die Anpassung der Führungskultur und den Einsatz unterstützender Technologien kann ABW erfolgreich implementiert werden. Es erfordert jedoch kontinuierliche Aufmerksamkeit und die Bereitschaft zur Anpassung, um langfristig erfolgreich zu sein.

Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass ABW nicht nur die Produktivität steigern kann, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöht. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv gestalten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber und sind besser gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft.

Quellen und weiterführende Literatur

• Center for People and Buildings: Forschungsberichte zu Arbeitsumgebungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Kinnarps: Studien und Leitfäden zur Gestaltung von Arbeitsplätzen.
• Veldhoen + Company: Beratung und Expertise im Bereich Activity Based Working.
• OfficeSpace Software: Lösungen und Fallstudien zur Unterstützung von ABW.
• Microsoft Niederlande: Fallstudien zur Umsetzung von ABW und den erzielten Ergebnissen.
• Tribeloo, Condeco: Softwarelösungen für Arbeitsplatz- und Raumbuchung.

Die Bombardier Transportation GmbH, ein weltweit führender Hersteller in der Bahntechnologie, stand vor der Herausforderung, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und an die komplexen Anforderungen ihrer Projekte anzupassen. Bombardiers Arbeitsstruktur ist besonders dynamisch: Projekte sind oft international, wechselhaft und fordern von den Arbeitsräumen eine hohe Flexibilität. In Zusammenarbeit mit ReCoTech wurde ein umfassendes Konzept entwickelt, das es Bombardier ermöglichte, 250 zusätzliche Arbeitsplätze innerhalb der bestehenden Fläche zu schaffen, ohne die Kapazitäten durch extern angemietete Flächen oder Container zu erweitern. Neben den kosteneffizienten Anpassungen der Flächennutzung erarbeitete ReCoTech eine nachhaltige Lösung, um den Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und Raum für zukünftiges Wachstum zu schaffen. Weitere Details zu dieser Fallstudie finden Sie auf unserer ReCoTech-Seite zu Bombardier.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Bombardier verfügte bereits über etwa 2.500 Büroarbeitsplätze, die hauptsächlich für Ingenieursarbeiten in Projekten genutzt wurden. Die globale Ausrichtung und die hohe Komplexität der Projekte führten dazu, dass sich die Raumplanung ständig ändern musste, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Das Projekt zielte darauf ab, die Kapazitäten der vorhandenen Flächen zu maximieren und dabei flexible Strukturen zu schaffen, die sich dynamisch an die laufenden und zukünftigen Projekte anpassen können.

Ein wesentliches Ziel war es, weitere Arbeitsplätze innerhalb der bestehenden Fläche unterzubringen, um auf teure externe Mietflächen und die Instandhaltung von Bürocontainern zu verzichten. Diese Zielvorgabe stellte die Planungs- und Verwaltungsteams vor mehrere Herausforderungen. Der vorhandene Platz in den Büros war bereits stark ausgelastet, und die vielen parallel laufenden Projekte hatten unterschiedliche Raumbedürfnisse. Dies machte es nötig, eine agile Flächenplanung zu entwickeln, die sich an die jeweiligen Projektbedarfe anpassen konnte, ohne dabei den gesamten Betrieb zu beeinträchtigen. Mehr zur Ausgangssituation und den Zielen finden Sie auch auf der Fallstudienseite zu Bombardier.

Der Lösungsansatz: Effizienz durch präzise Planung und bedarfsorientierte Raumzuteilung

Um die zusätzliche Kapazität zu schaffen und die Effizienz der vorhandenen Büroflächen zu steigern, verfolgte ReCoTech einen strategischen, mehrstufigen Ansatz. Im ersten Schritt wurden die Bedarfe der einzelnen Abteilungen und Projekte in persönlichen Interviews mit den Verantwortlichen detailliert erfasst. So konnte festgestellt werden, welche Bereiche tatsächlich eine Erweiterung benötigten und welche durch eine gezielte Umstrukturierung der Arbeitsplätze Platz sparen könnten. Die Erhebung der Anforderungen und eine präzise Analyse des Raumbedarfs bildeten die Grundlage für die folgende Planung.

Auf Basis dieser Bedarfsanalyse erstellte ReCoTech eine umfassende Potenzialprüfung für alle Büroflächen. Der vorhandene Platz wurde so umstrukturiert, dass für jede Projektgruppe und Abteilung ein spezifisches Flächenkontingent festgelegt wurde, welches sich an den realen Anforderungen orientierte. Die standardisierte Vorgabe von etwa 8 m² pro Arbeitsplatz half dabei, den Raumbedarf pro Person effizient zu decken und gleichzeitig Platzreserven zu schaffen. Für mehr Details zur Potenzialprüfung und den einzelnen Schritten besuchen Sie gerne unsere Fallstudienseite zu Bombardier.

Um die räumliche Restrukturierung umzusetzen, wurde eine flexible Umzugskette entwickelt. Diese Umzugskette orientierte sich an den geplanten Terminen für die Abmietung der externen Büroflächen. Sie ermöglichte es, die zusätzlichen Arbeitsplätze in den vorhandenen Gebäuden nahtlos zu integrieren und die externen Bürocontainer schrittweise aufzulösen. So konnten die Teams ohne Störung der Arbeitsprozesse an ihre neuen Standorte wechseln und die Abmietung der externen Flächen in Etappen erfolgen.

Die Ergebnisse: Einsparungen und ein zukunftsfähiges Raumkonzept

Durch die erfolgreiche Umsetzung des Projekts konnten die externen Bürocontainer und Mietflächen abgebaut werden, was zu jährlichen Kosteneinsparungen von etwa 450.000 Euro führte. Bombardier profitierte nicht nur finanziell, sondern erhielt eine nachhaltige Raumstruktur, die sich flexibel an die Bedürfnisse der Projekte anpassen lässt. Die strategische Neuverteilung der Flächen und die Einführung einer agilen, prozessoptimierten Umzugskette ermöglichen es Bombardier nun, auf zukünftige Entwicklungen und Änderungen in der Projektlandschaft ohne räumliche Engpässe zu reagieren.

Zusätzlich zu den Einsparungen und der erhöhten Effizienz wurde eine Prozesskette entwickelt, die Bombardier zukünftig dabei unterstützt, flexibel auf wechselnde Flächenbedarfe zu reagieren. Die erfolgreiche Neugestaltung der Raumplanung zeigt, wie eine präzise Analyse und strategische Flächenplanung nachhaltig zur Effizienzsteigerung beitragen können und gleichzeitig das Betriebsklima verbessern. Die Details zu den Einsparungen und der neuen Raumplanung bei Bombardier sind auf unserer ReCoTech-Fallstudienseite zu Bombardier nachzulesen.

Fazit: Nachhaltige Flächenoptimierung als Erfolgsmodell

Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und Bombardier veranschaulicht, wie eine strategische Flächenplanung und gezielte Optimierungen sowohl die betrieblichen Kosten als auch die Flexibilität eines Unternehmens nachhaltig verbessern können. Die erfolgreiche Implementierung der neuen Raumstruktur und die erzielten Einsparungen von rund 450.000 Euro pro Jahr zeigen, dass ein präzises, auf die Bedarfe des Unternehmens abgestimmtes Konzept der Schlüssel für eine effiziente Büronutzung ist. Die flexible Raumplanung und die Einführung agiler Arbeitsplatzkonzepte schaffen zudem eine Grundlage, die Bombardier für zukünftige Veränderungen in der globalen Projektlandschaft vorbereitet.

Diese Fallstudie ist ein Beispiel für andere Unternehmen, wie eine nachhaltige, strategische Flächennutzung nicht nur Kosteneinsparungen generieren kann, sondern auch ein flexibles, zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld schafft. Weitere Informationen und Einblicke zu diesem Projekt finden Sie auf unserer Fallstudienseite zu Bombardier.

Wir freuen uns sehr, das Hasso-Plattner-Institut als neuen Partner bei ReCoTech begrüßen zu dürfen. Als eine der führenden Institutionen für IT-Systemtechnik und Digital Engineering in Deutschland steht das Institut für Innovation und Exzellenz in Forschung und Lehre. Die Entscheidung, unsere Flächenplanungssoftware zu nutzen, unterstreicht das Engagement des Instituts, durch modernste Technologien Transparenz in der aktuellen Belegungsplanung zu schaffen.

Durch den Einsatz unserer Software werden Prozesse beschleunigt und vereinfacht, was zu einer erheblichen Arbeitserleichterung für die Mitarbeitenden führt. Komplexe Belegungsprozesse lassen sich effizienter gestalten, wodurch die Arbeitsabläufe optimiert und Ressourcen besser genutzt werden können. Unsere Lösung ermöglicht es dem Hasso-Plattner-Institut, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig die interne Organisation zu verbessern.

Das Hasso-Plattner-Institut – Pionier der digitalen Innovation

Mit Sitz in Potsdam ist das Hasso-Plattner-Institut international anerkannt für seine herausragenden Beiträge im Bereich der Informatik und des Digital Engineering. Das Institut bildet die nächste Generation von IT-Experten aus und fördert aktiv die digitale Transformation in Wirtschaft und Gesellschaft. Durch praxisorientierte Lehre und innovative Forschung setzt das HPI neue Maßstäbe und treibt technologische Entwicklungen voran.

ReCoTech – Ihr Partner für intelligente Flächenplanung

Als Experten für Flächenoptimierung und digitale Lösungen freuen wir uns, das Hasso-Plattner-Institut bei der Optimierung seiner Belegungsplanung zu unterstützen. Unsere Software ist darauf ausgelegt, Prozesse zu beschleunigen und eine hohe Transparenz zu schaffen. Damit ermöglichen wir es unseren Partnern, Ressourcen effizienter zu nutzen und flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Gemeinsam Effizienz und Transparenz steigern

Die Zusammenarbeit mit dem Hasso-Plattner-Institut ist für uns ein bedeutender Schritt. Gemeinsam wollen wir die Effizienz in der Belegungsplanung steigern und innovative Lösungen entwickeln, die den hohen Ansprüchen einer modernen Bildungseinrichtung gerecht werden. Wir sind überzeugt, dass unsere Partnerschaft einen nachhaltigen Mehrwert schaffen wird – für das Institut, seine Mitarbeitenden und Studierenden.

Die Stadtwerke Düsseldorf haben gemeinsam mit ReCoTech ein umfassendes Projekt zur Optimierung ihrer Büroflächen gestartet. Ziel dieser Zusammenarbeit war es, das Potenzial bestehender Flächen besser zu nutzen und moderne Arbeitsstrukturen zu schaffen, die den heutigen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz gerecht werden. Durch die strategische Auflösung von Leerständen und die Einführung neuer Belegungspläne gelang es, eine Vielzahl von Arbeitsplätzen aus verschiedenen Gebäuden zentral zusammenzuführen und zugleich Platz für innovative Projekte wie das Pilotprojekt „Neue Arbeitswelten“ zu gewinnen. Mehr Informationen zu diesem Projekt und den erzielten Ergebnissen sind auf unserer ReCoTech-Fallstudienseite zu den Stadtwerken Düsseldorf verfügbar.

Ausgangslage und Herausforderungen bei den Stadtwerken Düsseldorf

Die Stadtwerke Düsseldorf hatten über ihre verschiedenen Bürogebäude verteilt kleinere Leerstände, die zu einer ineffizienten Nutzung der Räume führten und eine erhebliche Belastung für die Betriebskosten darstellten. Ziel des Projekts war es, diese fragmentierten Leerstände aufzulösen, Arbeitsplätze aus verschiedenen Objekten in einem zentralen Gebäude zu vereinen und Flächen für das Projekt „Neue Arbeitswelten“ zu schaffen. Dabei standen die Stadtwerke vor der Herausforderung, diese Veränderungen möglichst reibungslos und ohne größere Umzüge umzusetzen, um den Betrieb nicht zu stören.

Zusätzlich wurde die Einführung flexibler Belegungspläne angestrebt, die moderne Arbeitsplatzkonzepte ermöglichen und sich den Anforderungen einer dynamischen Verwaltung anpassen können. Die vollständige Beschreibung der Projektschritte und die konkreten Ziele können Sie auf der ReCoTech-Seite zur Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf nachlesen.

Analyse und Erarbeitung eines neuen Belegungsplans

Der erste Schritt des Projekts bestand in einer detaillierten Bestandsaufnahme der vorhandenen Büroflächen und ihrer Auslastung. Mithilfe digitaler Tools wurden alle Flächen dokumentiert und analysiert, um eine fundierte Grundlage für die neue Belegungsplanung zu schaffen. Auf Basis dieser Analyse erstellte ReCoTech einen angepassten Flächenstandard: Büroräume ab 16 Quadratmetern wurden als Zweierbüros, ab 21 Quadratmetern als Dreierbüros eingerichtet. So konnte der vorhandene Raum ideal genutzt werden, ohne dass große Umbaumaßnahmen notwendig wurden. Die genaue Planung und Analysephase ist auf der ReCoTech-Fallstudienseite zu den Stadtwerken Düsseldorf ausführlich beschrieben.

Begleitende Maßnahmen für eine flexible Arbeitswelt

Zur Unterstützung der neuen Raumstruktur führte ReCoTech verschiedene begleitende Maßnahmen ein, die die Effizienz und Flexibilität der Büronutzung steigerten. Eine zentrale Maßnahme war die Einführung der „Clean Desk“-Richtlinie: Um den Platzbedarf zu optimieren, sollten Arbeitsplätze in den weniger frequentierten Bereichen („B-Lagen“) nur bei voller Anwesenheit des Teams genutzt werden. Zusätzlich wurden die Ablageflächen für Akten in den Büros deutlich reduziert, wodurch mehr Platz für Schreibtische und Arbeitsflächen geschaffen wurde.

Diese Maßnahmen erleichterten die Einführung flexibler Arbeitsplatzmodelle und trugen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung des „Neue Arbeitswelten“-Pilotprojekts bei. Die „Clean Desk“-Strategie und die Reduzierung der Ablageflächen führten nicht nur zu einer höheren Flächeneffizienz, sondern unterstützten auch eine aufgeräumte und organisierte Arbeitsumgebung. Ein detaillierter Überblick über die begleitenden Maßnahmen und deren Wirkung auf die Arbeitsumgebung der Stadtwerke ist ebenfalls in unserer Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf einsehbar.

Die Ergebnisse: Einsparungen und freigesetzte Flächen

Die Optimierung der Büroflächen führte zu beeindruckenden Ergebnissen: Rund 1.000 Quadratmeter wurden für interne Projekte und das Pilotprojekt „Neue Arbeitswelten“ freigesetzt, das innovative Arbeitsplatzkonzepte fördert und eine offene, kreative Arbeitskultur unterstützt. Die Reorganisation und Optimierung des Raumes führte zudem zu jährlichen Einsparungen von etwa 110.000 Euro, was das Projekt sowohl wirtschaftlich als auch strukturell äußerst erfolgreich macht.

Die in Zusammenarbeit mit ReCoTech umgesetzten Maßnahmen bei den Stadtwerken Düsseldorf veranschaulichen, wie eine systematische und zukunftsorientierte Büroflächenoptimierung nicht nur Raum und Kosten spart, sondern auch neue Arbeitsmodelle und Flexibilität für die Mitarbeitenden schafft. Mehr über die Ergebnisse und die finanziellen Vorteile dieses Projekts erfahren Sie auf unserer ReCoTech-Seite zur Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf.

Einblick in die Zukunft: Effiziente Nutzung von Büroflächen als Erfolgsmodell

Die erfolgreichen Maßnahmen bei den Stadtwerken Düsseldorf zeigen, wie moderne Raumkonzepte und innovative Arbeitsplatzstrukturen eine effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen ermöglichen. Durch eine gezielte Analyse und flexible Belegungsstrategien wird nicht nur der Flächenverbrauch reduziert, sondern auch ein Arbeitsumfeld geschaffen, das den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt gerecht wird. Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und den Stadtwerken Düsseldorf ist ein Beispiel dafür, wie nachhaltige Flächenplanung und moderne Arbeitsplatzgestaltung langfristige Mehrwerte schaffen und Unternehmen auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereiten.

Weitere Details und Einblicke finden Sie in unserer umfassenden Fallstudie der Stadtwerke Düsseldorf.

Wir freuen uns, Apleona als neuen Partner bei ReCoTech begrüßen zu dürfen! Apleona ist ein führender europäischer Real Estate und Facility Manager mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main. Mit rund 40.000 Mitarbeitenden in mehr als 30 Ländern betreibt und managt das Unternehmen Immobilien aller Assetklassen, baut und rüstet sie aus, betreibt und wartet Anlagen und unterstützt Kunden unterschiedlichster Branchen bei Produktion sowie Sekundärprozessen. Gemeinsam wollen wir moderne Arbeitsplatzlösungen schaffen, die durch gezielte Verdichtung und Desk-Sharing-Modelle eine flexible und effiziente Nutzung der Flächen ermöglichen.

In den kommenden Monaten werden wir Apleona bei der Umsetzung strategischer Raumkonzepte unterstützen, die sowohl die Raumeffizienz steigern als auch die Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende verbessern. Durch die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen und die Integration innovativer Arbeitsplatzmodelle wollen wir Apleona helfen, ein Umfeld zu gestalten, das den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht wird und gleichzeitig Raum für Wachstum bietet.

Apleona – Maßgeschneidertes Facility Management für jede Branche

Apleona zählt zu den führenden Real Estate und Facility Management Unternehmen Europas. Mit über 40.000 Mitarbeitenden und einem breiten Dienstleistungsspektrum betreut Apleona Immobilien und Anlagen aller Art, von der Gebäudetechnik über den Innenausbau bis hin zur vollständigen Immobilienverwaltung. Diese umfassenden Dienstleistungen ermöglichen es Apleona, den Betrieb und die Infrastruktur zahlreicher Kunden optimal zu unterstützen und auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen einzugehen.

ReCoTech – Innovative Raumkonzepte für eine flexible Zukunft

Bei ReCoTech setzen wir auf effiziente Raumplanung und moderne Arbeitsplatzlösungen, die auf die Bedürfnisse unserer Partner zugeschnitten sind. Unsere Projekte konzentrieren sich darauf, Arbeitsumgebungen zu schaffen, die sowohl die räumliche Effizienz maximieren als auch Flexibilität und Produktivität fördern. Die Zusammenarbeit mit Apleona bietet uns eine wertvolle Möglichkeit, unsere Expertise in der Entwicklung und Umsetzung moderner Raumkonzepte einzubringen, um gemeinsam nachhaltige, zukunftsfähige Arbeitsumgebungen zu gestalten.

Herzlich willkommen, Apleona – wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

Einleitung

In der modernen Arbeitswelt gewinnen flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desksharing und Clean-Desk-Policies zunehmend an Bedeutung. Unternehmen können dadurch ihre Büroflächen effizienter nutzen, Kosten senken und ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren. Doch der Erfolg solcher Konzepte hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung und der frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten ab.

Wir bei ReCoTech erleben immer wieder, wie wichtig eine strategische und transparente Herangehensweise bei der Einführung von Desksharing-Modellen ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, um nachhaltige Vorteile zu erzielen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die rechtlichen Grundlagen geben und bewährte Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Desksharing-Konzepts teilen.

1. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats: Rechtliche Grundlagen für Desksharing und Clean-Desk-Policies

Ein zentraler Aspekt bei der Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Regelungen, die die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Arbeitnehmer betreffen. Dazu zählen auch Regelungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen und zum Umgang mit persönlichen Gegenständen.

Aktuelle Rechtsprechungen, wie das Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg, verdeutlichen, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies nicht pauschal der Mitbestimmungspflicht unterliegen. Jedoch sind bestimmte Aspekte, wie die Verwahrung persönlicher Gegenstände und die Nutzung von Pausen- und Arbeitsflächen, mitbestimmungspflichtig.

Fallbeispiel: Desksharing als Teil eines neuen Bürokonzepts

In einem von uns begleiteten Projekt führte ein Unternehmen Desksharing ein, ohne den Betriebsrat ausreichend einzubeziehen. Während das Arbeitsgericht zunächst entschied, dass die Regelungen das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten betreffen, kam das Landesarbeitsgericht zu dem Schluss, dass der Betriebsrat bei bestimmten Aspekten ein Mitbestimmungsrecht hat.

Unsere Erkenntnis: Dieses Beispiel unterstreicht die Bedeutung einer differenzierten Betrachtung und der frühzeitigen Einbindung des Betriebsrats. Nur so können rechtliche Konflikte vermieden und eine erfolgreiche Umsetzung gewährleistet werden.

2. Praxistipps zur erfolgreichen Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies

Aus unserer Praxis wissen wir, dass die Einführung von Desksharing mehr ist als nur eine organisatorische Veränderung. Es erfordert ein Umdenken und die Anpassung der Arbeitskultur. Hier sind unsere bewährten Tipps:

Tipp 1: Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats

Wir empfehlen, den Betriebsrat von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Ein offener Dialog fördert das Vertrauen und die Akzeptanz des neuen Konzepts. Durch die frühzeitige Einbindung können mögliche Bedenken adressiert und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden.

Tipp 2: Transparentes Kommunikationskonzept

Klare und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein umfassendes Informationsangebot—wie Info-Sessions, Workshops und schriftliche Leitfäden—dazu beiträgt, Mitarbeitende zu informieren und einzubeziehen. Es sollte klar vermittelt werden, welche Regeln gelten und welche Vorteile das neue Modell bietet.

Tipp 3: Implementierung flexibler Buchungssysteme

Ein effizientes Buchungssystem erleichtert die Organisation und reduziert Unsicherheiten. Wir setzen auf benutzerfreundliche Tools, die es Mitarbeitenden ermöglichen, schnell und einfach Arbeitsplätze zu reservieren. Dies fördert die Akzeptanz und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Tipp 4: Klare Ordnungsvorgaben und Clean-Desk-Policy

Klare Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze sind essenziell. Eine Clean-Desk-Policy trägt dazu bei, dass Arbeitsplätze jederzeit verfügbar und nutzbar sind. Wir empfehlen, diese Regeln gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu erarbeiten, um Akzeptanz zu schaffen und individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Tipp 5: Flexibilität bei Home-Office-Nutzung

In Zeiten zunehmender Home-Office-Nutzung kann es sinnvoll sein, dass Mitarbeitende ihren festen Arbeitsplatz aufgeben, wenn sie regelmäßig von zu Hause arbeiten. Wir haben positive Erfahrungen damit gemacht, klare Vereinbarungen zu treffen und die Flexibilität zu betonen, die dieses Modell bietet. Dies steigert nicht nur die Effizienz der Büroflächennutzung, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Tipp 6: Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse bei der Raumgestaltung

Eine durchdachte Raumgestaltung, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht, ist entscheidend. Wir legen Wert auf:

• Akustisch getrennte Bereiche für ungestörtes Arbeiten
• Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten
• Angenehme Pausenbereiche zur Erholung

Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine bedürfnisorientierte Gestaltung die Zufriedenheit mit Desksharing-Konzepten deutlich steigert.

Tipp 7: Regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen und Feedback-Schleifen

Desksharing verändert die Arbeitsumgebung, daher sind regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen wichtig. Wir führen Feedback-Runden durch, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Eine offene Feedback-Kultur trägt dazu bei, das Modell langfristig erfolgreich zu betreiben.

3. Ökonomische und ökologische Vorteile von Desksharing

Desksharing bietet nicht nur organisatorische Vorteile, sondern auch wirtschaftliche und ökologische.

Kosteneinsparungen und Steueroptimierung

Durch die effizientere Nutzung von Büroflächen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Wir haben Unternehmen begleitet, die ihre Miet- und Betriebskosten signifikant reduzieren konnten. Zudem können ungenutzte Flächen anderweitig genutzt oder vermietet werden, was zusätzliche Einnahmen generiert und steuerliche Vorteile mit sich bringen kann.

CO₂-Reduktion durch geringere Flächennutzung

Eine geringere Bürofläche bedeutet auch einen geringeren Energieverbrauch. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern, indem wir nachhaltige Arbeitsplatzmodelle implementieren. Weniger Pendelverkehr durch flexibles Arbeiten trägt ebenfalls zur CO₂-Reduktion bei.

Umnutzung ungenutzter Gebäude

Unternehmen können freigewordene Flächen für neue Zwecke nutzen, wie zum Beispiel Kollaborationsräume oder Innovationslabore. Dies fördert nicht nur die unternehmenseigene Kultur, sondern trägt auch zur nachhaltigen Stadtentwicklung bei. Wir sehen hierin eine große Chance für Unternehmen, sich zukunftsorientiert aufzustellen.

Fazit: Desksharing als nachhaltiges Zukunftsmodell

Wir sind überzeugt, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies zukunftsweisende Konzepte sind, die Unternehmen helfen, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Durch die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, transparente Kommunikation und die Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse kann ein solches Modell erfolgreich implementiert werden.

Die ökonomischen und ökologischen Vorteile sind dabei nicht zu unterschätzen. Unternehmen können Kosten sparen, ihre Flächen effizienter nutzen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von einer flexibleren und modernen Arbeitsumgebung.

Schlusswort

Die Einführung von Desksharing erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Wir bei ReCoTech stehen Unternehmen dabei beratend zur Seite und teilen unsere Erfahrungen aus der Praxis. Mit der richtigen Strategie und einer gemeinsamen Anstrengung aller Beteiligten wird Desksharing zu einem Gewinn für alle.

Über ReCoTech

Wir bei ReCoTech sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Einführung moderner Arbeitsplatzmodelle zu unterstützen. Unser Fokus liegt dabei auf nachhaltigen und mitarbeiterorientierten Lösungen, die sowohl ökonomische als auch ökologische Vorteile bieten.

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von Desksharing-Konzepten unterstützen können.

Tumult in Österreich: Auf rund 10.000 Quadratmetern entsteht im Salzburger Bahnhofsviertel ein neues Landesdienstleistungszentrum, das vor allem auf offene Arbeitsräume und geteilte Schreibtische setzt – allerdings nicht ohne Widerstand. Denn die Belegschaft sieht das neue Raumkonzept äußerst kritisch und betont die Notwendigkeit von Einzelbüros. Wie kann es zu einer Einigung kommen?

Ein Holz-Hybridbau nach New Work sorgt für Kritik

Ganze 13 Stockwerke aus Holz und Beton für über 1.200 Mitarbeitende: Mit dem neuen LDZ hat sich Salzburg Großes vorgenommen. Aus dem aktuellen Bauprojekt soll Österreichs modernstes Verwaltungsgebäude werden, das ein Zeichen für Nachhaltigkeit und neues Arbeiten setzt – so ist geplant, die Fassade mit etwa 4.500 Photovoltaik-Paneelen auszustatten und das klassische Einzelbüro zur Hälfte mit offenen Desk-Sharing-Bereichen und zu ersetzen. Das Ende der Bauarbeiten ist für 2026 angesetzt.

Grundsätzlich eine zukunftsorientierte Idee – doch die geplante Raumaufteilung des Landesdienstleistungszentrums sei laut Bernd Gollackner, dem Vorsitzenden des Zentralausschusses der Personalvertretung, nicht auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt, wie er im Interview mit SALZBURG24 erklärt: Die täglichen Aufgaben im Verwaltungsapparat erforderten konzentrierte Stillarbeit – und da seien Wände, Türen und lärmgeschützte Arbeitsplätze eine Notwendigkeit. Dazu ist die Arbeit im LDZ an festgelegte Gruppenstrukturen gebunden, die abgetrennte Räumlichkeiten mit festen Arbeitsplätzen benötigen, wie Gollackner ausführt: „Wir sind zehn Abteilungen mit jeweils mehreren Referaten. Die Kollegen aus dem gleichen Fachgebiet wollen beieinandersitzen, damit sie sich unterhalten können.“

Die klare Haltung der Personalvertretung: Ein Büro muss sich der Arbeitsweise der Mitarbeitenden anpassen – und nicht umgekehrt. Eine gute Einschätzung zur Frage, welche Raumtypen die Aufgaben der Angestellten unterstützen, könnten die direkten Vorgesetzten des Kollegiums treffen. Die Entscheidungsmacht liegt allerdings bei einem Projektteam, das laut der Personalvertretung die raumbezogenen Interessen der Mitarbeitenden nicht ausreichend berücksichtigt.

Ein einschneidender Wandel ohne klare Kommunikation

Nicht nur die neue Flächenorganisation hat die Mitarbeitenden des LDZ vor den Kopf gestoßen: Auch in der Vermittlung relevanter Informationen soll es zu Missverständnissen gekommen sein. Als Beispiel nennt Gollackner die geäußerten Bedenken bezüglich der Lautstärke in offenen Arbeitsräumen: „Uns wurde gesagt, dass sich der Lärmpegel in Grenzen halten werde, weil die Büros wegen Urlauben, Krankenständen und Zeitausgleichen nie ganz voll sein würden. Kurz vor Weihnachten hieß es dann, dass Leerstände von anderen Gebäuden vermindert werden sollen.“

Auch ein Versuch im März, sich mit dem leitenden Projektteam und Landesamtsdirektor Sebastian Huber zur Problematik auszutauschen, scheiterte: Bei der Dienststellenversammlung waren die relevanten Ansprechpartner nicht anwesend, ein nachträglich formulierter und übermittelter Fragenkatalog blieb größtenteils unbeantwortet.

Auch innerbetriebliche Kommunikation rückt in den Hintergrund: Nach aktuellem Stand wird das Desk-Sharing-Modell in dem Salzburger Verwaltungsgebäude nicht mit einer Arbeitsplatzbuchung kombiniert – ein Verlust an transparenter Organisation. Die Sorgen der Personalvertretung stellen infrage, ob die geteilten Schreibtische für alle ausreichen werden oder beispielsweise bei kurzfristigen Absagen von Außendienst-Terminen kein Arbeitsplatz mehr übrig sei.

Mit technischen Lösungen die Umstrukturierung unterstützen

Die Bedenken von Bernd Gollackner und seinen Kollegen sind berechtigt: Räumliche Anpassungen von Arbeitsumgebungen erfordern einen klaren Austausch zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig sind datengestützte Erkenntnisse unabdingbar. Nur so lässt sich eine kommunikative Basis schaffen, die den Bürowandel nachvollziehbar macht. Auch ließe sich mithilfe von Daten genau darlegen, welche Arbeitsformen den Alltag in der Verwaltung bestimmen und welche Räume dafür notwendig sind.

Ein direkter Weg zu mehr Transparenz sind technische Tools wie die algorithmusbasierte Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech. Mit beiden Lösungen lassen sich Daten zur Raumauslastung und -nutzung generieren. Diese erleichtern bei der Planung von neuen Bürokonzepten die Entscheidungsfindung. Zudem ermöglicht die Buchung per App, den Überblick über belegte oder noch freie Arbeitsplätze zu behalten. Zusatzfunktionen wie die Integration von Smart-Office-Sensoren, die unter anderem mithilfe von White Noise den Geräuschpegel in offenen Arbeitsbereichen reguliert, stimmen die Technologie auf die Bedürfnisse verschiedenster Offices ab.

Je moderner das Büro, desto besser ist die technische Ausstattung. Smart Offices gehen noch einen Schritt weiter: Durch den Einsatz von Tools und Netzstrukturen wird aus einem Raum eine intelligente Umgebung, die Produktivität, Effizienz sowie Komfort im Arbeitsalltag fördert. Ein Hauptbestandteil von smarten Büros sind Sensoren, die unterschiedlichste Datenbereiche erfassen. Welche Sensortypen sind also für ein Smart Office geeignet – und welche Vorteile bringen sie mit sich? ReCoTech gibt einen Überblick.

Die Basics: Was bedeutet Smart Office?

Smart Offices nutzen verschiedene Technologien, um Räume sowie das Arbeitsverhalten von Mitarbeitenden zu analysieren. Die Ebenen, die in intelligenten Büros eine Rolle spielen, sind vielschichtig: Zum einen schließt der Begriff digitale Infrastrukturen ein, die ortsunabhängiges Arbeiten im Home-Office oder remote ermöglichen.

Zum anderen liegt der Fokus auf klassischen Bürokomplexen. So wird in Smart Offices beispielsweise anonym erfasst, wie viele Personen sich in einem bestimmten Bereich aufhalten – in Kombination mit Parametern wie der Raumtemperatur, Lautstärke oder Luftqualität.

Bei einem Smart-Office-Konzept stehen also vier Aspekte im Vordergrund:

• verbesserte Arbeitsabläufe bis hin zu automatisierten Prozessen
• optimale Raumnutzung
• flexible und Anpassungsfähige Arbeitsorte
• Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Um diese Punkte abzudecken, setzen intelligente Büros auf eine Vielzahl an Technologien. Diese reichen von Meeting-Tools über das Internet der Dinge (IoT) und Machine Learning bis hin zu digitalen Schließsystemen, die per App einen Zugang zum Office ermöglichen. An dieser Stelle kommt auch Sensortechnik ins Spiel: Je nach Typ zeichnen Sensoren verschiedene Datenwerte auf und bilden so die Grundlage für eine effiziente, flexible und komfortable Arbeitsumgebung. ReCoTech stellt Ihnen die wichtigsten Sensorarten für ein smartes Office vor.

Die Praxis: Anwendungsbereiche von Sensoren im smarten Büro

Es gibt unterschiedliche Wege, die verschiedenen Sensortypen zu gruppieren. Im Smart Office gilt die Überlegung: Welche Dimensionen des Büros liefern die notwendigen Daten, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Umgebungen zu schaffen, die Produktivität fördern? Daraus ergeben sich folgende Kategorien:

• Raumsensoren
• Bewegungssensoren
• Tischsensoren
• Kontaktsensoren
• Bodensensoren

1. Raumsensoren

Eine der größten Sensorgruppen, die zur Ausstattung eines Smart Office gehören: Raumsensoren registrieren Parameter, die man nicht sieht – wie die Luftfeuchtigkeit oder -qualität im Büro. Vor allem Temperatursensoren sind entscheidend, um die Energieeffizienz eines Gebäudes zu verbessern.

Ein weiterer Raumsensor-Typ, der vor allem für Großraumbüros und Konferenzräume sinnvoll ist, sind Audiosensoren. Sie messen die Lautstärke der Arbeitsfläche und geben ab einem bestimmten Dezibelwert sogenanntes White Noise ab: Das kaum hörbare Rauschen dämpft die Geräuschkulisse und kann so die Konzentrationsfähigkeit verbessern.

2. Bewegungssensoren

Ein großes Plus bei der Flächenoptimierung: Bewegungssensoren, wie Infrarot- oder Deckensensoren, registrieren die Laufwege der Mitarbeitenden im Office. Anhand der Daten lassen sich Heatmaps erstellen, die offenlegen, welche Bereiche gut ausgelastet sind und ob es Freiflächen gibt. Ein Vorteil: Bewegungssensoren können auch Räumlichkeiten erfassen und auswerten, die in eine Arbeitsplatzbuchung nicht integriert sind – wie beispielsweise Pausenräume.

Auch die Energiebilanz eines Gebäudes profitiert von Bewegungssensoren, wenn sie mit der Lichtanlage verbunden sind: Erkennt ein Sensor, dass ein Mensch den Raum betritt, schaltet er automatisch die Beleuchtung an – und aus, sobald keine Bewegung mehr registriert wird. So lässt sich unnötiger Stromverbrauch vermeiden.

3. Tischsensoren

Tischsensoren sind eine sinnvolle Ergänzung für Smart Offices, die ein Arbeitsplatzmodell wie Desk Sharing oder Hot Desking nutzen. Sobald sich eine Person einen Tisch aussucht oder diesen freigibt, kann der Sensor die Information an ein Arbeitsplatz-Buchungstool weitergeben. Auf diese Weise unterstützt die Technik das Arbeitsplatzmanagement und erweitert Buchungen per Software mit Echtzeitdaten.

Auch beim Faktor Mitarbeitergesundheit können Tischsensoren eine Hilfe sein: Wer zu lange sitzt, erhält vom Sensor über ein Farbsignal oder eine App-Benachrichtigung eine Erinnerung – eine technische Lösung, um Mitarbeitende zum bewegten Sitzen zu animieren.

4. Kontaktsensor

Kontaktsensoren tragen dazu bei, die Sicherheit im Büro zu steigern. Ein häufiger Anwendungsbereich sind Fensterrahmen: Hier können Sensoren überprüfen, ob ein Fenster nach Ende der Arbeitszeit noch offensteht. Ist der Sensor mit einer entsprechenden Mechanik verbunden, schließt sich das Fenster bei Bedarf selbst und reduziert das Risiko für einen Einbruch. Gleichzeitig lässt sich so sicherstellen, dass die Temperatur in den Innenräumen nachts nicht zu weit absinkt – ein Vorteil in Sachen Energiemanagement.

5. Bodensensoren

Auch Parkplätze mit Bodensensoren können Teil eines Smart Office sein. Das Funktionsprinzip ist vergleichbar mit einem Tischsensor am Arbeitsplatz: Fährt ein Fahrzeug in eine Parkbucht, schickt der Sensor die Information an die Buchungssoftware und markiert den Parkplatz als „belegt“. Auch Ladezeiten von E-Autos lassen sich mit Bodensensoren digital und in Echtzeit abbilden.

Das Fazit: Mit Sensoren das volle Smart-Office-Potenzial ausschöpfen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sensoren bieten die technische Unterstützung, um aus traditionellen Büros moderne Smart Offices zu schaffen. Die zahlreichen Funktionen ermöglichen automatisierte Prozesse, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und wirken sich positiv auf die Energiebilanz von Bürogebäuden aus.

Besonders in Kombination mit den ReCoTech Tools für Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung wird das Potenzial von Sensordaten deutlich: Echtzeitanalysen geben Auskunft zur Raumnutzung und stellen so eine gewinnbringende Erweiterung zu einer Buchungssoftware dar. Auf diese Weise liefern Sensoren transparente Argumente, die eine Flächenoptimierung voranbringen.

Sie möchten den nächsten Schritt in Richtung Zukunft gehen? ReCoTech hilft Ihnen, Ihr Büro zum smarten Office zu wandeln.

Die Arbeitswelt erlebt einen entscheidenden Wandel. Technologische Fortschritte verändern grundlegend unsere Arbeitsweise und den Ort, an dem wir arbeiten. In diesem Zusammenhang liefert die von gefma und Lünendonk & Hossenfelder herausgegebene Studie „Workplace Automation 2024“ aufschlussreiche Erkenntnisse. Bei ReCoTech haben wir uns intensiv mit dieser Studie auseinandergesetzt, um Ihnen die Schlüsselerkenntnisse zu präsentieren, die die Automatisierung unserer Arbeitsumgebungen nachhaltig verändern werden.

Aus der Perspektive von ReCoTech: Schlüsselerkenntnisse der Studie

• Marktentwicklung und Potenzial: Der Markt für Arbeitsplatzautomatisierung steht am Anfang einer bedeutenden Wachstumsphase. Die Studie prognostiziert, dass die Integration von Workplace Automation Systemen (WAS) in den nächsten Jahren in Großunternehmen und innovativen KMUs zunehmen wird. Dies betont die Wichtigkeit für Unternehmen, frühzeitig in diese Technologien zu investieren.
• Softwareanbieter und Smart Building Technologien: Als Haupttreiber des Marktes identifiziert, zeigen diese Entwicklungen die Notwendigkeit auf, digitale Infrastrukturen zu schaffen, die flexible und effiziente Arbeitsumgebungen ermöglichen.
• Datenschutz: Ein zentrales Thema der Studie, das die Bedeutung transparenter Datenschutzkonzepte hervorhebt. Dies ist entscheidend für die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz von Automatisierungstechnologien.
• Kostenmodelle: Die Tendenz zu Abo-Modellen passt perfekt zu unserer Philosophie, dass Technologielösungen sowohl kosteneffizient als auch skalierbar sein müssen, um eine breite Akzeptanz zu finden.
• Hybridarbeit und Flexibilität: Bestätigt unsere Sicht, dass die Zukunft der Arbeit durch Technologie, Anpassungsfähigkeit und Mitarbeiterorientierung definiert wird.
• Nachhaltigkeit: Die Betonung der Bedeutung von nachhaltigen und bedarfsorientierten Steuerungssystemen in Gebäuden spiegelt unsere Überzeugung wider, dass Technologie einen Weg zu umweltfreundlicheren Arbeitsplätzen ebnen kann.

Warum die Studie lesen? – Ein Aufruf von ReCoTech

Diese Studie ist essenziell für alle, die die Zukunft der Arbeit aktiv gestalten wollen. Wir bei ReCoTech empfehlen jedem, der innovative und nachhaltige Arbeitsplatzlösungen sucht, sich mit den Erkenntnissen dieser Studie auseinanderzusetzen.

Laden Sie die vollständige Studie herunter

Wir laden Sie ein, sich die „Workplace Automation 2024“ Studie anzusehen, um tiefer in die Thematik einzutauchen und zu entdecken, wie ReCoTech Sie auf dem Weg zu einer effizienteren und zukunftssicheren Arbeitsumgebung unterstützen kann. Den vollständigen Bericht finden Sie hier: Workplace Automation 2024 Studie.

Bei ReCoTech glauben wir, dass die Zukunft der Arbeit durch die intelligente Verbindung von Technologie, ethischen Werten und Nachhaltigkeit gestaltet wird. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen zu beschreiten.

In einer sich rasant verändernden Arbeitslandschaft stehen wir alle vor neuen Herausforderungen. Die Grenzen zwischen Büro und Zuhause verschwimmen, Technologie treibt uns voran, und die Erwartungen an den Arbeitsplatz wandeln sich. Aber was bedeutet das alles wirklich für uns? Wie navigieren wir durch diese „Neue Arbeitswelt“ ohne in Panik zu geraten? 🌐

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