Tipps zur Neugestaltung des Büros

TIPPS ZUR NEUGESTALTUNG DES BÜROS

Wenn der Wunsch unter den Arbeitnehmer:innen nach Homeoffice groß wird, wird sich primär zunächst mit folgender Frage beschäftigt: Wie schaffen wir es, dass jede:r von Zuhause aus genauso arbeiten kann, wie im Büro? Und welche Grundlagen müssen dazu von Unternehmensseite geschaffen werden, beziehungsweise welche Ausstattung sollte den Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt werden?

Erst im zweiten Schritt fällt das ganze Ausmaß der Auswirkungen, die das flexible Arbeiten auf die Büroräume hat, auf. Häufig kommt es zu dieser Einsicht erst, wenn die Mitarbeiter:innen schon längst nicht mehr jeden Tag im Büro arbeiten und das Office großflächig leer bleibt. Das herkömmliche Modell, nach dem jede:r einen bestimmten Arbeitsplatz zugewiesen bekommt, wird dadurch unbrauchbar – gar ineffizient, bis weitgehend überflüssig.

Es muss also eine Neugestaltung des Workspaces her! Doch wie müssen die Arbeitsplätze im Büro bestenfalls umgestaltet werden, um den neuen Anforderungen durch das hybride Arbeitsmodell gerecht zu werden? Damit Ihnen das langfristig gelingt, stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

Was wollen Ihre Mitarbeiter:innen?

Auf zahlreichen Ebenen ist es ungemein von Vorteil, den Mitarbeiter:innen mehr Mitspracherecht zu geben. So auch, wenn es darum geht zu entscheiden, wie gearbeitet werden soll. Wie wir bereits in einem anderen Artikel dargestellt haben, ist es hilfreich für eine Flächenoptimierung und ein Workspace Management, wenn die Wünsche und Präferenzen der Arbeitnehmer:innen miteinfließen.

Wie ausgelastet ist das Büro? Birgt das vielleicht Potentiale?

Wenn das Büro nicht voll besetzt ist, muss das nicht zwangsläufig schlecht sein. Sehen Sie darin lieber das Potential, effizienter mit Ihrer Fläche wirtschaften zu können. Schließlich verringert sich dank der Menschen im Homeoffice die benötigte Bürofläche. Wenn Sie nun auf clevere Weise das Büro umstrukturieren, indem es fortan nur noch gemeinsam genutzte Schreibtische gibt, wird einiges an Platz frei.

Letztlich birgt die Veränderung damit eine lukrative Möglichkeit, um Geld einzusparen. Schließlich bedeutet mehr Platz, dass Sie entweder Ihre Räumlichkeiten verkleinern oder alternativ die Fläche vermieten können.

Zudem haben Sie nun einen größeren Spielraum, um mit der Fläche zu experimentieren. Gedankenanstoß: Was halten Sie beispielsweise von weiteren Besprechungsräumen oder privaten Arbeitskabinen und Breakout-Zonen?

Wie können Sie sicherstellen, dass jede:r einen Arbeitsplatz findet?

Die Kehrseite des Prinzips eines Shared Workspaces ist es, dass höchstwahrscheinlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter:innen vorhanden sind. Umso wichtiger ist es, einen Booking Assistant einzuführen, der eine transparente Übersicht über den verfügbaren Workspace bietet. Gleichzeitig können Mitarbeiter:innen selbstständig Räume, Schreibtische und so weiter buchen.

Der Vorteil: Die Platzvergabe ist einfach, fair und stressfrei! Mitarbeiter:innen suchen nach dem gewünschten Arbeitsplatz, Meetingraum oder Ruhezone, fragen die Verfügbarkeit ab und buchen die Fläche in einem gewünschten Zeitraum – fertig.

Wie können Sie Ihren Workspace dynamisch anpassbar gestalten?

Nur weil Sie heute ein perfekt funktionierendes Modell etabliert haben, heißt das nicht, dass es morgen ebenso gut funktionieren wird. Die Arbeitsweise der Menschen wird sich auch zukünftig weiter wandeln. Das bedeutet, dass ein flexibler, buchbarer Arbeitsplatz in ein paar Jahren möglicherweise schon gar nicht mehr den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht werden wird. Daher ist es wichtig, dass Sie bei Ihrer jetzigen Flächenoptimierung und Neugestaltung darauf Acht geben, dass der Workspace problemlos angepasst werden kann.

Hier kommt eine Software für Flächenplanung ins Spiel. Diese analysiert kontinuierlich Nutzungsdaten und zeigt Ihnen die Auslastung sowie den Bedarf an. Das ist eine enorme Entlastung für Ihr Workspace Management, denn auf Basis dieser Informationen können Sie zu jeder Zeit fundierte Entscheidungen bezüglich der Umgestaltung von Arbeitsbereichen treffen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem lassen sich Änderungen am Planungsentwurf vornehmen und simulieren.