Hot Desking vs. Desk Sharing: Zwei Modelle, ein Ziel

In der modernen Arbeitswelt dominieren flexible Arbeitsplatzkonzepte. Zwei prominente Modelle sind Hot Desking und Desksharing. Während CEOs und Angestellte die Begriffe oft synonym verwenden, gibt es im Ablauf Unterschiede. Was beide Konzepte jedoch eint: Smart umgesetzt, senken sie Kosten und sparen Büroflächen ein.

Hot Desking: Flexibilität und Kosteneffizienz

Hot Desking entstand in den 1980er Jahren in den USA und erfreut sich heute vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen wachsender Beliebtheit. Ganz im Sinne des Activity Based Working gibt es beim Hot Desking keine festen Schreibtische: Die Beschäftigten eines Unternehmens wählen täglich einen beliebigen freien Arbeitsplatz. In Kombination mit Homeoffice-Regelungen ist dieses Modell besonders effektiv, um Büroflächen zu optimieren und Kosten zu senken. Denn es reduziert die Notwendigkeit, für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitzuhalten.

Doch Hot Desking kann auch für richtig Zündstoff sorgen – und das nicht nur dem Namen nach: Ohne festen Arbeitsplatz fällt es Angestellten möglicherweise schwer, ein Zugehörigkeitsgefühl zu ihrem Team oder Unternehmen zu entwickeln. Auch die tägliche Suche nach einem freien Platz und das Verstauen persönlicher Gegenstände können die Arbeitsorganisation erschweren und zu Unzufriedenheit führen.

Vor der Einführung von Hot Desking sollten sich Führungskräfte daher gut überlegen, ob das Modell zu Firma und Team passt – und die Implementierung mit Schulungen und transparenter Kommunikation begleiten.

Desksharing: Geteilte Arbeitsplätze für bessere Zusammenarbeit

Auch hier geht es um Schreibtische, jedoch mit einem Unterschied: Beim Desksharing, oder auch Shared Desk, teilen sich Mitarbeitende abwechselnd denselben Schreibtisch. Dieses Modell ist ebenfalls besonders dort beliebt, wo Remote Work angesagt ist: Zum Beispiel nutzt ein Mitarbeiter an seinen festen Bürotagen von Montag bis Mittwoch den Platz, während seine Kollegin Donnerstag und Freitag an diesem Tisch arbeitet. Ähnlich wie beim Hot Desking vermeiden Unternehmen so ungenutzte Büroflächen und Schreibtische, was zu einer Reduzierung der Kosten führt.

Neben der optimierten Nutzung von Office-Ressourcen kann das Konzept dazu beitragen, den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden zu fördern, welche sich den gleichen Schreibtisch teilen. Damit sich alle Desk-Sharer wohl fühlen, helfen abschließbare Büromöbel, um darin vertrauliche oder persönliche Unterlagen aufzubewahren.

Auch Hygiene spielt eine Rolle: Zur Grundausstattung für Beschäftige gehören laut Arbeitsschutzgesetz ergonomische Tische und Stühle, die sich individuell einstellen lassen – sowie eigene Headsets und Reinigungstücher für den Arbeitsplatz.

Arbeitsplatzbuchung: Entscheidend für den Erfolg von New Work

Beschäftigte, die von Büro zu Büro laufen, um irgendwo einen freien Schreibtisch zu ergattern: ein Big Fail mit Blick auf Produktivität und Arbeitszufriedenheit. Deshalb gilt: Ob Desksharing oder Hot Desking – ohne eine sogfältig durchdachte Organisation geht es nicht. Aus diesem Grund sichern sich viele Unternehmen technische Unterstützung, um Arbeitsplätze für einen oder mehrere Tage im Voraus zu reservieren.

Die Lösung ist einfach: Die Software von ReCoTech unterstützt die Modelle des New Work indem sie eine automatisierte Arbeitsplatzbuchung per One-Klick möglich macht – inklusive Monitoring und Optimierung. Präsenz- und Homeoffice-Zeiten lassen sich so ganz einfach koordinieren und IT-Geräte effizient verwalten. Smarte Büronutzung, die sich individuell nach den Bedürfnissen der Angestellten richtet – so geht Arbeiten auf der Höhe der Zeit.