Effizientes Büromanagement: So lässt sich das Desk Sharing Concept für Ihr Team sinnvoll umsetzen

Ein heiß diskutiertes Thema in vielen Büros: Das „Desk Sharing Concept“ bietet für Unternehmen eine gute Möglichkeit, Bürogebäude oder Office-Einheiten effektiv zu nutzen und die Arbeitsabläufe sinnvoll zu strukturieren. Damit all das genau so funktioniert, ist es wichtig, die Mitarbeiter vor und während der Einführung der flexiblen Arbeitsplatz-Methode zu begleiten – und ein paar Tipps zu beherzigen.

Desk Sharing Concept als Chance

Die Pandemie hat vieles verändert: In immer mehr Büroanlagen sind oft nicht mehr alle Schreibtische besetzt, da Teammitglieder auf Konferenzen, im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen sind. Um den leeren Tischen zu begegnen und Büroflächen sinnvoll zu nutzen, bietet Desk Sharing für Unternehmen eine effektive Methode. Die Idee dahinter: Mitarbeiter:innen wählen ihren Arbeitsplatz frei und flexibel, um eine bessere Raumnutzung zu etablieren und Kosten für Miete, Investitionen und Reinigung einzusparen.

Für große wie kleine Unternehmen gilt dabei gleichermaßen: Ohne eine entsprechende Vorplanung kann die Umsetzung des Desk Sharing Concepts schnell im Chaos enden. Dabei sind nicht nur organisatorische Details zu beachten: Wichtig ist vor allem, die Belegschaft frühzeitig an das Thema heranzuführen, die Argumente für die Methode auszuarbeiten und eine offene un datengestützte Kommunikationsstrategie beizubehalten.

So klappt das Desk Sharing Concept für Sie und Ihr Team

Der Unternehmer und Geschäftsführer des Personaldienstleisters AVANTGARDE Expert, Philipp Riedel, hat das Desk Sharing Concept für seine Belegschaft bereits eingeführt. Aus seiner Sicht ist es für das Team ein großer Vorteil, „dass Desk Sharing das Hierarchiedenken abbaut und flexibles Arbeiten ermöglicht“.

Die folgenden Tipps unterstützen Arbeitgeber dabei, althergebrachte Sitzordnungen im Büro aufzubrechen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu stärken:

1. Kommunikation ist das A und O: Es ist entscheidend, die Pläne für das Desk Sharing Concept ausgiebig im Team zu kommunizieren. Führungskräfte sollten Bedenken ernstnehmen, um mögliche Nachteile zu verstehen und Vertrauen aufzubauen. Gleichzeitig hilft es, die Vorteile dieser Organisationsform – wie mehr Freiheit und Agilität – hervorzuheben.
2. Schrittweise Umstellung: Statt das System von einem Tag auf den anderen umzustellen, empfiehlt es sich, dies schrittweise zu tun. Beginnen Sie in einer Abteilung mit Desk Sharing, um Erfahrungswerte zu sammeln und Fehler zu vermeiden.
3. Datenschutz: Fragen zum Thema Datenschutz rechtzeitig klären, insbesondere bei Mitarbeiter:innen, die mit sensiblen Daten arbeiten.
4. Clean-Desk-Policy einführen: Für ein reibungsloses Desk-Sharing-System ist es wichtig, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz täglich aufgeräumt hinterlassen. Außerdem ist die regelmäßige Reinigung des Arbeitsplatzes schon aus hygienischen Gründen Pflicht.
5. Identische Grundausstattung der Schreibtische: Eine klare Linie bei der Ausstattung der Schreibtische erleichtert das Einrichten des Arbeitsplatzes. Optimal ist es, wenn jeder Tisch mit Bildschirm, Tastatur und Docking-Station ausgestattet ist. Ein persönliches Headset sollte dem Team aus Hygienegründen bereitgestellt werden.
6. Sichtkontrolle oder Buchung: Es gibt zwei Methoden für das Shared Desk-System – entweder wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz morgens per Sichtkontrolle oder dieser wird im Voraus gebucht. Die Buchungsmethode ermöglicht eine bessere Planung und kann digital oder durch eine Ansprechperson durchgeführt werden.

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