Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Desksharing: Chancen und Praxistipps für eine erfolgreiche Umsetzung

Einleitung

In der modernen Arbeitswelt gewinnen flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desksharing und Clean-Desk-Policies zunehmend an Bedeutung. Unternehmen können dadurch ihre Büroflächen effizienter nutzen, Kosten senken und ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren. Doch der Erfolg solcher Konzepte hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung und der frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten ab.

Wir bei ReCoTech erleben immer wieder, wie wichtig eine strategische und transparente Herangehensweise bei der Einführung von Desksharing-Modellen ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, um nachhaltige Vorteile zu erzielen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die rechtlichen Grundlagen geben und bewährte Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Desksharing-Konzepts teilen.

1. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats: Rechtliche Grundlagen für Desksharing und Clean-Desk-Policies

Ein zentraler Aspekt bei der Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Regelungen, die die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Arbeitnehmer betreffen. Dazu zählen auch Regelungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen und zum Umgang mit persönlichen Gegenständen.

Aktuelle Rechtsprechungen, wie das Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg, verdeutlichen, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies nicht pauschal der Mitbestimmungspflicht unterliegen. Jedoch sind bestimmte Aspekte, wie die Verwahrung persönlicher Gegenstände und die Nutzung von Pausen- und Arbeitsflächen, mitbestimmungspflichtig.

Fallbeispiel: Desksharing als Teil eines neuen Bürokonzepts

In einem von uns begleiteten Projekt führte ein Unternehmen Desksharing ein, ohne den Betriebsrat ausreichend einzubeziehen. Während das Arbeitsgericht zunächst entschied, dass die Regelungen das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten betreffen, kam das Landesarbeitsgericht zu dem Schluss, dass der Betriebsrat bei bestimmten Aspekten ein Mitbestimmungsrecht hat.

Unsere Erkenntnis: Dieses Beispiel unterstreicht die Bedeutung einer differenzierten Betrachtung und der frühzeitigen Einbindung des Betriebsrats. Nur so können rechtliche Konflikte vermieden und eine erfolgreiche Umsetzung gewährleistet werden.

2. Praxistipps zur erfolgreichen Einführung von Desksharing und Clean-Desk-Policies

Aus unserer Praxis wissen wir, dass die Einführung von Desksharing mehr ist als nur eine organisatorische Veränderung. Es erfordert ein Umdenken und die Anpassung der Arbeitskultur. Hier sind unsere bewährten Tipps:

Tipp 1: Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats

Wir empfehlen, den Betriebsrat von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Ein offener Dialog fördert das Vertrauen und die Akzeptanz des neuen Konzepts. Durch die frühzeitige Einbindung können mögliche Bedenken adressiert und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden.

Tipp 2: Transparentes Kommunikationskonzept

Klare und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein umfassendes Informationsangebot—wie Info-Sessions, Workshops und schriftliche Leitfäden—dazu beiträgt, Mitarbeitende zu informieren und einzubeziehen. Es sollte klar vermittelt werden, welche Regeln gelten und welche Vorteile das neue Modell bietet.

Tipp 3: Implementierung flexibler Buchungssysteme

Ein effizientes Buchungssystem erleichtert die Organisation und reduziert Unsicherheiten. Wir setzen auf benutzerfreundliche Tools, die es Mitarbeitenden ermöglichen, schnell und einfach Arbeitsplätze zu reservieren. Dies fördert die Akzeptanz und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Tipp 4: Klare Ordnungsvorgaben und Clean-Desk-Policy

Klare Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze sind essenziell. Eine Clean-Desk-Policy trägt dazu bei, dass Arbeitsplätze jederzeit verfügbar und nutzbar sind. Wir empfehlen, diese Regeln gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu erarbeiten, um Akzeptanz zu schaffen und individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Tipp 5: Flexibilität bei Home-Office-Nutzung

In Zeiten zunehmender Home-Office-Nutzung kann es sinnvoll sein, dass Mitarbeitende ihren festen Arbeitsplatz aufgeben, wenn sie regelmäßig von zu Hause arbeiten. Wir haben positive Erfahrungen damit gemacht, klare Vereinbarungen zu treffen und die Flexibilität zu betonen, die dieses Modell bietet. Dies steigert nicht nur die Effizienz der Büroflächennutzung, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Tipp 6: Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse bei der Raumgestaltung

Eine durchdachte Raumgestaltung, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht, ist entscheidend. Wir legen Wert auf:

• Akustisch getrennte Bereiche für ungestörtes Arbeiten
• Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten
• Angenehme Pausenbereiche zur Erholung

Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine bedürfnisorientierte Gestaltung die Zufriedenheit mit Desksharing-Konzepten deutlich steigert.

Tipp 7: Regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen und Feedback-Schleifen

Desksharing verändert die Arbeitsumgebung, daher sind regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen wichtig. Wir führen Feedback-Runden durch, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Eine offene Feedback-Kultur trägt dazu bei, das Modell langfristig erfolgreich zu betreiben.

3. Ökonomische und ökologische Vorteile von Desksharing

Desksharing bietet nicht nur organisatorische Vorteile, sondern auch wirtschaftliche und ökologische.

Kosteneinsparungen und Steueroptimierung

Durch die effizientere Nutzung von Büroflächen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Wir haben Unternehmen begleitet, die ihre Miet- und Betriebskosten signifikant reduzieren konnten. Zudem können ungenutzte Flächen anderweitig genutzt oder vermietet werden, was zusätzliche Einnahmen generiert und steuerliche Vorteile mit sich bringen kann.

CO₂-Reduktion durch geringere Flächennutzung

Eine geringere Bürofläche bedeutet auch einen geringeren Energieverbrauch. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern, indem wir nachhaltige Arbeitsplatzmodelle implementieren. Weniger Pendelverkehr durch flexibles Arbeiten trägt ebenfalls zur CO₂-Reduktion bei.

Umnutzung ungenutzter Gebäude

Unternehmen können freigewordene Flächen für neue Zwecke nutzen, wie zum Beispiel Kollaborationsräume oder Innovationslabore. Dies fördert nicht nur die unternehmenseigene Kultur, sondern trägt auch zur nachhaltigen Stadtentwicklung bei. Wir sehen hierin eine große Chance für Unternehmen, sich zukunftsorientiert aufzustellen.

Fazit: Desksharing als nachhaltiges Zukunftsmodell

Wir sind überzeugt, dass Desksharing und Clean-Desk-Policies zukunftsweisende Konzepte sind, die Unternehmen helfen, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Durch die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, transparente Kommunikation und die Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse kann ein solches Modell erfolgreich implementiert werden.

Die ökonomischen und ökologischen Vorteile sind dabei nicht zu unterschätzen. Unternehmen können Kosten sparen, ihre Flächen effizienter nutzen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von einer flexibleren und modernen Arbeitsumgebung.

Schlusswort

Die Einführung von Desksharing erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Wir bei ReCoTech stehen Unternehmen dabei beratend zur Seite und teilen unsere Erfahrungen aus der Praxis. Mit der richtigen Strategie und einer gemeinsamen Anstrengung aller Beteiligten wird Desksharing zu einem Gewinn für alle.

Über ReCoTech

Wir bei ReCoTech sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Einführung moderner Arbeitsplatzmodelle zu unterstützen. Unser Fokus liegt dabei auf nachhaltigen und mitarbeiterorientierten Lösungen, die sowohl ökonomische als auch ökologische Vorteile bieten.

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von Desksharing-Konzepten unterstützen können.