Activity Based Working in der Praxis: Erfahrungen, Herausforderungen und Lösungen

Einleitung

In einer Arbeitswelt, die sich stetig wandelt und immer stärker vernetzt ist, suchen Unternehmen nach innovativen Wegen, um die Produktivität zu steigern, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Activity Based Working (ABW) hat sich dabei als ein zukunftsweisendes Arbeitsmodell etabliert. Dieses Konzept ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Arbeitsort und die Arbeitsumgebung frei zu wählen, die am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt. ABW geht jedoch weit über eine einfache Neugestaltung von Büroräumen hinaus; es erfordert eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur, den Einsatz modernster Technologien und eine klare, langfristige Strategie.

In diesem Artikel beleuchten wir die praktischen Erfahrungen bei der Umsetzung von ABW, identifizieren häufige Herausforderungen und bieten Lösungen an, die Unternehmen dabei unterstützen können, ABW erfolgreich zu integrieren und kontinuierlich zu optimieren.

1. Vorbereitung und Planung: Der Schlüssel zum Erfolg

Eine erfolgreiche Einführung von ABW beginnt mit einer sorgfältigen Vorbereitung und Planung. Zunächst ist es entscheidend, eine gründliche Analyse der organisatorischen Bedürfnisse durchzuführen. Bevor räumliche Veränderungen vorgenommen werden, muss verstanden werden, welche spezifischen Tätigkeiten, Arbeitsabläufe und Anforderungen die verschiedenen Teams und Abteilungen haben. Es gilt zu ermitteln, welche Aufgaben täglich durchgeführt werden, ob ein hoher Bedarf an konzentriertem Einzelarbeiten, kreativer Teamarbeit oder informellem Austausch besteht und welche Arbeitsumgebungen diese Tätigkeiten am besten unterstützen. Ebenso ist zu berücksichtigen, ob es Abteilungen mit besonderen Anforderungen gibt, wie beispielsweise solche, die Vertraulichkeit benötigen oder spezielle technische Infrastruktur voraussetzen.

Die Beantwortung dieser Fragen kann durch Workshops, Interviews und Umfragen erfolgen. Eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden ermöglicht es, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die neue Arbeitsumgebung effektiv gestaltet ist und die Produktivität fördert.

Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess ist ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg von ABW. Mitarbeitende sollten von Beginn an beteiligt werden, um ihre Bedenken zu adressieren und ihre wertvollen Einblicke zu nutzen. Informationsveranstaltungen und Workshops können dazu dienen, das Konzept von ABW zu erklären und Fragen zu beantworten. Durch Mitarbeiterumfragen und Fokusgruppen kann Feedback gesammelt und Präferenzen können verstanden werden. Pilotprojekte mit kleinen Teams bieten die Möglichkeit, das neue Arbeitsmodell auszuprobieren und Erfahrungen zu teilen.

Studien des Center for People and Buildings haben gezeigt, dass die Einbindung der Mitarbeitenden die Akzeptanz erhöht und den Übergang erleichtert. Mitarbeitende, die sich gehört und wertgeschätzt fühlen, stehen Veränderungen offener gegenüber und tragen aktiv zum Erfolg bei.

Erfolgreiche ABW-Implementierungstrichter

2. Räumliche Gestaltung und Technologielösungen

Ein zentrales Element von ABW ist die Schaffung von Arbeitsbereichen, die eine Vielzahl von Arbeitsmodi unterstützen. Ein gut durchdachtes Raumkonzept fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. So sollten beispielsweise Ruhezonen eingerichtet werden, die abgeschirmte Bereiche für konzentriertes Arbeiten bieten, frei von Ablenkungen und Lärm. Kollaborationsräume, ausgestattet mit Whiteboards, interaktiven Displays und flexiblen Möbeln, fördern die Teamarbeit und den Ideenaustausch. Kreativbereiche mit inspirierendem Design regen die Kreativität und Innovation an, während Lounge-Bereiche komfortable Zonen für informelle Treffen und soziale Interaktion darstellen.

Die Firma Kinnarps betont, dass die physische Umgebung maßgeblich dazu beiträgt, wie Mitarbeitende arbeiten und interagieren. Ein flexibles Raummodell ermöglicht es, schnell auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren und die Arbeitsumgebung kontinuierlich zu optimieren. Eine sorgfältig gestaltete Umgebung, die den individuellen und kollektiven Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht, ist entscheidend für den Erfolg von ABW.

Technologie ist der Enabler, der ABW erst möglich macht. Ohne eine geeignete technische Infrastruktur kann die Flexibilität des Modells nicht realisiert werden. Wichtige Technologielösungen umfassen:

• Raumbuchungssysteme: Sie ermöglichen eine effiziente Planung und Nutzung von Besprechungs- und Arbeitsräumen.
• Mobile Apps für die Arbeitsplatzsuche und -reservierung: Unterstützen das Desksharing und helfen, verfügbare Arbeitsplätze schnell zu finden und zu reservieren.
• Kollaborationsplattformen: Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana ermöglichen nahtlose Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektmanagement.
• Cloud-basierte Dienste: Bieten sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall aus.

Laut OfficeSpace Software kann die Integration solcher Technologien die Produktivität steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen, da sie Flexibilität und Zugang zu allen notwendigen Ressourcen bieten.

3. Kulturelle Anpassungen und Führung im Wandel

Die Einführung von ABW erfordert auch eine Anpassung der Führungskultur. Traditionelle hierarchische Modelle müssen zugunsten von Vertrauens- und Ergebnisorientierung überdacht werden. Führungskräfte sollten Vertrauen aufbauen und den Mitarbeitenden die Autonomie geben, ihre Arbeit selbst zu organisieren. Anstatt die tägliche Anwesenheit im Büro zu kontrollieren, sollten sie den Fokus auf Ziele und Ergebnisse legen. Offene und transparente Kommunikation ist dabei essenziell, um Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten und einzubeziehen.

Veldhoen + Company, die Pioniere des ABW-Konzepts, betonen, dass Führungskräfte eine Vorbildfunktion haben und den Wandel aktiv unterstützen müssen, um eine Kultur des Vertrauens zu etablieren. Eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität fördert die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden. Klare Erwartungen und transparente Kommunikationsregeln schaffen eine Atmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden frei entfalten können. Regelmäßige Feedback-Runden fördern zudem den offenen Austausch und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung von ABW ist Microsoft Niederlande. Durch die Neugestaltung des Büros mit flexiblen Arbeitsbereichen und der Einführung eines umfassenden ABW-Konzepts konnte das Unternehmen die Produktivität um 25 % steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Zudem wurden die Kosten für Büroflächen reduziert. Dieses Beispiel zeigt, wie eine durchdachte Umsetzung von ABW zu messbaren Vorteilen führen kann.

4. Häufige Herausforderungen und Lösungen

Jede Veränderung bringt potenziellen Widerstand mit sich. Besonders bei etablierten Strukturen können Mitarbeitende skeptisch gegenüber ABW sein. Um diesen Widerständen entgegenzuwirken, sollten Unternehmen eine transparente Kommunikation fördern, Mitarbeitende frühzeitig informieren und in den Prozess einbinden. Bedenken sollten ernst genommen und offene Foren geschaffen werden, in denen Sorgen geäußert und adressiert werden können. Schulungen können dabei unterstützen, Mitarbeitende an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen.

In flexiblen Arbeitsumgebungen ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit nicht leidet. Klare Kommunikationskanäle sollten definiert werden, um effektive Zusammenarbeit zu unterstützen. Regelmäßige Team-Meetings helfen, den Teamzusammenhalt zu stärken, und gemeinsame Ziele stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf dieselben Ergebnisse hinarbeiten.

Die Verwaltung von Arbeitsplätzen und Ressourcen kann komplex sein. Hier können Desksharing-Strategien entwickelt und klare Richtlinien für die Nutzung von Arbeitsplätzen festgelegt werden. Technische Unterstützung durch Softwarelösungen wie Tribeloo oder Condeco erleichtert die Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen. Durch Monitoring und Anpassung können Unternehmen die Nutzung von Räumen überwachen und Kapazitäten entsprechend anpassen.

5. Tipps zur langfristigen Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung

Eine offene Feedback-Kultur ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Umfragen erfassen die Zufriedenheit und Vorschläge der Mitarbeitenden. Feedback-Runden bieten die Möglichkeit, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Es ist wichtig, dass Anpassungen umgesetzt werden, um zu zeigen, dass Feedback gehört und in Verbesserungen umgesetzt wird.

Das Arbeitsumfeld sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen gerecht wird. Eine Bedarfsanalyse hilft zu prüfen, ob die vorhandenen Räume und Technologien noch passend sind. Unternehmen sollten über neue Entwicklungen und Technologien informiert bleiben und bereit sein, Änderungen vorzunehmen, um das Arbeitsumfeld optimal zu gestalten.

Der langfristige Erfolg von ABW hängt davon ab, wie gut es gelingt, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu motivierten und engagierten Mitarbeitenden. Eine Steigerung der Produktivität wird durch effiziente Arbeitsprozesse und optimale Arbeitsumgebungen gefördert. Zudem zieht ein modernes Arbeitsumfeld Talente an und bindet sie langfristig ans Unternehmen.

Schlusswort

Activity Based Working bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die Anforderungen der modernen Welt anzupassen. Durch eine sorgfältige Planung, die Einbindung der Mitarbeitenden, die Anpassung der Führungskultur und den Einsatz unterstützender Technologien kann ABW erfolgreich implementiert werden. Es erfordert jedoch kontinuierliche Aufmerksamkeit und die Bereitschaft zur Anpassung, um langfristig erfolgreich zu sein.

Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass ABW nicht nur die Produktivität steigern kann, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöht. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv gestalten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber und sind besser gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft.

Quellen und weiterführende Literatur

• Center for People and Buildings: Forschungsberichte zu Arbeitsumgebungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Kinnarps: Studien und Leitfäden zur Gestaltung von Arbeitsplätzen.
• Veldhoen + Company: Beratung und Expertise im Bereich Activity Based Working.
• OfficeSpace Software: Lösungen und Fallstudien zur Unterstützung von ABW.
• Microsoft Niederlande: Fallstudien zur Umsetzung von ABW und den erzielten Ergebnissen.
• Tribeloo, Condeco: Softwarelösungen für Arbeitsplatz- und Raumbuchung.