Beispiel Hamburg: Wie lassen sich Büroflächen erfolgreich reduzieren?

Eine steife Brise gegen Veränderung – oder berechtigte Kritik? Im Juli 2021 nahm sich die Stadt Hamburg vor, die Flächen von Behördenbüros zu verkleinern. Das Ziel: Es sollten die Mieten reduziert und damit Geld eingespart werden. Die Reaktionen von Seiten der Gewerkschaft sowie des Personalrats waren laut, das Vorhaben wurde stark bemängelt. Für heutige Debatten um Flächenreduktion stellt sich somit die Frage: Welche Lehren lassen sich aus dem Fall Hamburg ziehen?

Der Abschied vom „Statussymbol Einzelbüro“

Circa 32 m² – diese Fläche maß ein durchschnittliches Einzelbüro 2021 laut der Hamburger Finanzbehörde. Um finanzielle Rückstände aufgrund der Corona-Pandemie einzudämmen, wurde ein Sparprogramm formuliert: Der Finanzsenat forderte eine Reduzierung der Einzelbüroflächen auf 28 m², um Mietkosten zu senken. Neue Arbeitsstrukturen wie Homeoffice oder Desk-Sharing-Modelle sollten diese Veränderung begünstigen.

Dieser Plan war nicht neu: Bereits 2011 setzte sich der Senat für eine „messbare Büroflächenreduzierung“ ein. Dabei wurde eine Richtlinie formuliert, die sowohl den Platzbedarf spezifischer Tätigkeiten sowie interne Hierarchien berücksichtigte. Die Finanzbehörde machte damals den ersten Schritt und legte die Arbeitsplätze zweier Gebäude in einem zusammen. Der Sparplan wurde jedoch nicht vollständig abgeschlossen.

Auch 2021 stößt die Stadt Hamburg auf Hürden – vor allem auf Seiten der Gewerkschaften und des Personalrats. Die Entscheidung zur Flächenreduktion sei „von oben herab“ getroffen wurden, ohne die Belegschaft mit einzubeziehen. Dazu befürwortete Ver.di zwar den Grundgedanken, kritisierte allerdings, dass die Sparmaßnahmen einen höheren Stellenwert gegenüber einer Modernisierung der Arbeitsräume einnahmen.

Der Status quo bei Behördenflächen

Auch heute sind die Mieten von behördlicher Infrastruktur immer noch zu hoch und durchzogen von veralteten Arbeitsformen – wie der Bundesrechnungshof in einem Gutachten vom April 2023 feststellte. Viele Behörden hielten sich dabei an Richtlinien und Vorgaben zur Raumaufteilung, die teilweise aus den 1950er-Jahren stammen. Eine Revision des Flächenbedarfs und anschließende Modernisierung sei demnach unerlässlich, um Kosten einzusparen. So ließe sich auch parallel ein Beitrag zum Umweltschutz leisten, da die Flächenabgabe eine CO₂-Reduktion begünstigt.

Flächenplanung heute

Die damalige Kritik an Hamburg macht deutlich, wie eine Neustrukturierung von Büroflächen durchzuführen ist. Denn: Räumlichkeiten zu verkleinern und gleichzeitig mit modernen Arbeitsformen wie Gruppenbüros oder Desk-Sharing-Konzepten auszustatten, bringt stets einen Kulturwandel mit sich. Schließlich stellt eine Optimierung immer auch eine Veränderung dar, die klar verargumentiert sein muss.

An dieser Stelle können Tools wie ReCoTech unterstützen: Die algorithmusbasierte Flächenplanung bildet das gesamte Unternehmen ab und berechnet automatisch den optimierten Flächenbedarf pro Arbeitsplatz. Das Resultat: Entscheidungsträger sowie Mitarbeitende sehen auf einem Blick, in welchem Rahmen eine Abgabe an Bürofläche sinnvoll ist. So ermöglicht die Software eine transparente Kommunikation, um Kosteneinsparungen durch Flächenreduktion erfolgreich umzusetzen.