Effiziente Flächenplanung im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf: Eine Fallstudie

In enger Zusammenarbeit mit ReCoTech hat das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf ein richtungsweisendes Projekt zur Flächenoptimierung und Kostenreduktion gestartet. Mit einer Fläche von über 45.000 Quadratmetern und einer geplanten Reduzierung der Mitarbeiterzahl entstand die Herausforderung, diese Flächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Betriebskosten signifikant zu senken. Die folgende Fallstudie beleuchtet den gesamten Prozess und die beeindruckenden Ergebnisse dieser Kooperation. Mehr Details sind auf der ReCoTech-Fallstudienseite zu finden.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf verwaltete vor Projektbeginn eine Bürofläche von 45.188 Quadratmetern, auf der 589 Arbeitsplätze untergebracht waren. Die genaue Auslastung der vorhandenen Flächen war jedoch unübersichtlich, was zu einer ineffizienten Nutzung und nicht optimal ausgeschöpften Ressourcen führte. Zusätzlich war in den kommenden Jahren eine schrittweise Reduzierung der Mitarbeiterzahl geplant, sodass die Frage aufkam, wie sich das verbleibende Personal bestmöglich auf die vorhandenen Büroflächen verteilen ließe. Hinzu kam der Beschluss des Bezirksamts, eines der genutzten Gebäude aufzugeben und die dortigen Mitarbeitenden in die verbleibenden Dienstgebäude umzuziehen. Diese Situation erforderte eine umfassende Flächenverdichtung und strategische Umzugsplanung, die sowohl die Effizienz der Raumverwendung als auch die Kostenreduktion zum Ziel hatte.

Angesichts dieser Herausforderungen wurde klar, dass eine ganzheitliche und flexibel angelegte Flächenstrategie notwendig war. ReCoTech und das Bezirksamt arbeiteten eng zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, die die räumliche Effizienz optimiert und gleichzeitig auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht. Weitere Informationen zur Ausgangssituation finden Sie auf der ReCoTech-Fallstudienseite.

Projektziele und angestrebte Ergebnisse

Die Zusammenarbeit mit ReCoTech verfolgte klar definierte Ziele, die das Flächenmanagement des Bezirksamts verbessern und den Ressourceneinsatz optimieren sollten. Vorrangig stand die Optimierung der vorhandenen Büroflächen im Fokus, um ungenutzte Bereiche zu minimieren und die räumliche Auslastung gezielt zu steigern. Ein weiteres Ziel war die signifikante Reduktion der Betriebskosten, die durch eine Verkleinerung der Flächen und effizientere Nutzung der verbleibenden Räume realisiert werden sollte. Langfristig verfolgte das Bezirksamt das Ziel, ein nachhaltiges und flexibel anpassbares Flächenmanagementsystem zu etablieren, das auch zukünftigen Veränderungen in der Mitarbeiterstruktur gerecht werden kann.

Kurzfristig galt es, sowohl Kosten zu senken als auch die Flächennutzung sofort zu optimieren. Langfristig plante das Bezirksamt, die Büroflächen effizient zu verwalten und die öffentliche Ressource Raum nachhaltig zu nutzen. Auf der ReCoTech-Fallstudienseite erfahren Sie mehr zu den angestrebten Ergebnissen und Zielsetzungen.

Planungsprozess und strategische Entscheidungen

Um die ambitionierten Ziele zu erreichen, entwickelte ReCoTech ein detailliertes Konzept für die optimale Flächenaufteilung und Nutzung. Der Planungsprozess begann mit der Erstellung von CAD-Plänen, die eine präzise digitale Übersicht über die Büroflächen und eine Grundlage für die Raumplanung boten. Es wurden Flächenstandards festgelegt, um die tatsächlichen Flächenanforderungen jeder Abteilung zu erfassen. Dabei wurde berücksichtigt, wie viele Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Bereiche jede Abteilung benötigt. Diese Bedarfsanalyse ermöglichte eine gezielte Planung, wie die einzelnen Abteilungen und Mitarbeitenden innerhalb der verbleibenden Gebäude untergebracht werden können.

Zusätzlich erarbeitete ReCoTech alternative Planungsszenarien, die die Möglichkeit von temporären Auslagerungen simulierten. So konnte eine flexible Strategie entwickelt werden, die auf Veränderungen während der Umsetzungsphase eingeht und für unvorhergesehene Anpassungen gewappnet ist. Diese digitale und datenbasierte Planung schuf eine Grundlage, auf der fundierte Entscheidungen für die langfristige Raumnutzung getroffen wurden.

Umsetzungsphase und Zusammenarbeit

Die eigentliche Umsetzung der Maßnahmen dauerte zwei Jahre und erforderte eine enge Kooperation zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf. Eine strukturierte Projektplanung legte fest, in welchen Schritten die geplanten Maßnahmen realisiert werden sollten. Durch kontinuierliche Abstimmungen und eine fortlaufende Anpassung an neue Anforderungen konnte die Raumplanung flexibel angepasst und auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden.

Ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg war die Einbindung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Durch Schulungen und Workshops wurden die Mitarbeitenden frühzeitig in die neuen Raumkonzepte eingeführt und für die bewusste Nutzung der Ressource „Bürofläche“ sensibilisiert. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden war entscheidend, um die Veränderungen erfolgreich zu implementieren und das Flächenmanagement langfristig zu optimieren.

Technische und digitale Tools für die Flächenoptimierung

ReCoTech setzte auf moderne digitale Tools, um die Flächenoptimierung effizient und nachhaltig zu gestalten. Durch den Einsatz detaillierter CAD-Pläne konnten alle verfügbaren Flächen präzise analysiert und geplant werden. Ein digitales Flächenmanagement wurde etabliert, das als langfristiges Instrument für eine flexible und effiziente Raumnutzung dient. Simulationstools unterstützten dabei, alternative Szenarien für die Raumaufteilung zu erstellen, was besonders in der Entscheidungsfindung hilfreich war. Diese digitale Herangehensweise machte die Planung und Umsetzung der Flächenstrategie effizienter und bot gleichzeitig eine zukunftssichere Grundlage.

Herausforderungen bei der Umsetzung und Lösungsansätze

Im Verlauf des Projekts traten erwartungsgemäß verschiedene Herausforderungen auf. So begegnete das Projektteam anfänglich internen Widerständen, da Veränderungen im Arbeitsumfeld oft Unsicherheiten mit sich bringen. Durch eine transparente Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden konnten diese Widerstände jedoch erfolgreich überwunden werden. Zusätzlich machte die Balance zwischen dem Bedarf an Arbeitsplätzen und der verfügbaren Fläche flexible Anpassungen notwendig, um eine optimale Raumnutzung sicherzustellen.

Mit einer lösungsorientierten Herangehensweise und durch den kontinuierlichen Dialog zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt konnten diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert und die Projektziele erreicht werden.

Ergebnisse und messbare Erfolge

Die Zusammenarbeit zwischen ReCoTech und dem Bezirksamt führte zu beeindruckenden Ergebnissen, die sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch bezüglich der Flächeneffizienz nachhaltigen Erfolg darstellten. Durch die Verkleinerung der Büroflächen und die Umsetzung der Flächenoptimierung wurden jährliche Betriebskosten von etwa 2 Millionen Euro eingespart. Die effiziente Neugestaltung der Büroflächen führte außerdem zu einer verbesserten Raumnutzung und legte den Grundstein für ein langfristig skalierbares Flächenmanagement, das flexibel an die Bedürfnisse der Bezirksverwaltung angepasst werden kann.

Weitere Details zu den messbaren Erfolgen dieses Projekts finden Sie auf der ReCoTech-Fallstudienseite.

Mitarbeiterperspektive und kulturelle Veränderungen

Ein wesentlicher Aspekt der Projektumsetzung war die Schaffung einer Kultur des bewussten Umgangs mit Büroflächen als wertvolle Ressource. Die Einführung von flexiblen Arbeitsmodellen und Desk-Sharing-Konzepten erforderte ein Umdenken in der Nutzung von Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsflächen. Die Mitarbeitenden wurden frühzeitig in diesen Veränderungsprozess eingebunden, was zu einer hohen Akzeptanz und einem nachhaltigen Wandel in der Arbeitskultur führte. Diese Entwicklung wird langfristig dazu beitragen, dass die Ressource „Raum“ effizient und bewusst genutzt wird.

Fazit und Ausblick

Die Fallstudie des Bezirksamts Charlottenburg-Wilmersdorf zeigt eindrucksvoll, wie eine durchdachte Flächenoptimierung und strategische Planung erhebliche Vorteile für die öffentliche Verwaltung bringen können. Die Einsparungen und die erhöhte Effizienz sind Erfolge, die potenziell auch für andere öffentliche Einrichtungen wegweisend sein könnten. Diese Fallstudie verdeutlicht, dass eine nachhaltige und flexible Flächennutzung auch in großen Institutionen realisierbar ist und für zukünftige Herausforderungen rüstet.