Desk Sharing in der Verwaltung: Eine Utopie?

Tumult in Österreich: Auf rund 10.000 Quadratmetern entsteht im Salzburger Bahnhofsviertel ein neues Landesdienstleistungszentrum, das vor allem auf offene Arbeitsräume und geteilte Schreibtische setzt – allerdings nicht ohne Widerstand. Denn die Belegschaft sieht das neue Raumkonzept äußerst kritisch und betont die Notwendigkeit von Einzelbüros. Wie kann es zu einer Einigung kommen?

Ein Holz-Hybridbau nach New Work sorgt für Kritik

Ganze 13 Stockwerke aus Holz und Beton für über 1.200 Mitarbeitende: Mit dem neuen LDZ hat sich Salzburg Großes vorgenommen. Aus dem aktuellen Bauprojekt soll Österreichs modernstes Verwaltungsgebäude werden, das ein Zeichen für Nachhaltigkeit und neues Arbeiten setzt – so ist geplant, die Fassade mit etwa 4.500 Photovoltaik-Paneelen auszustatten und das klassische Einzelbüro zur Hälfte mit offenen Desk-Sharing-Bereichen und zu ersetzen. Das Ende der Bauarbeiten ist für 2026 angesetzt.

Grundsätzlich eine zukunftsorientierte Idee – doch die geplante Raumaufteilung des Landesdienstleistungszentrums sei laut Bernd Gollackner, dem Vorsitzenden des Zentralausschusses der Personalvertretung, nicht auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt, wie er im Interview mit SALZBURG24 erklärt: Die täglichen Aufgaben im Verwaltungsapparat erforderten konzentrierte Stillarbeit – und da seien Wände, Türen und lärmgeschützte Arbeitsplätze eine Notwendigkeit. Dazu ist die Arbeit im LDZ an festgelegte Gruppenstrukturen gebunden, die abgetrennte Räumlichkeiten mit festen Arbeitsplätzen benötigen, wie Gollackner ausführt: „Wir sind zehn Abteilungen mit jeweils mehreren Referaten. Die Kollegen aus dem gleichen Fachgebiet wollen beieinandersitzen, damit sie sich unterhalten können.“

Die klare Haltung der Personalvertretung: Ein Büro muss sich der Arbeitsweise der Mitarbeitenden anpassen – und nicht umgekehrt. Eine gute Einschätzung zur Frage, welche Raumtypen die Aufgaben der Angestellten unterstützen, könnten die direkten Vorgesetzten des Kollegiums treffen. Die Entscheidungsmacht liegt allerdings bei einem Projektteam, das laut der Personalvertretung die raumbezogenen Interessen der Mitarbeitenden nicht ausreichend berücksichtigt.

Ein einschneidender Wandel ohne klare Kommunikation

Nicht nur die neue Flächenorganisation hat die Mitarbeitenden des LDZ vor den Kopf gestoßen: Auch in der Vermittlung relevanter Informationen soll es zu Missverständnissen gekommen sein. Als Beispiel nennt Gollackner die geäußerten Bedenken bezüglich der Lautstärke in offenen Arbeitsräumen: „Uns wurde gesagt, dass sich der Lärmpegel in Grenzen halten werde, weil die Büros wegen Urlauben, Krankenständen und Zeitausgleichen nie ganz voll sein würden. Kurz vor Weihnachten hieß es dann, dass Leerstände von anderen Gebäuden vermindert werden sollen.“

Auch ein Versuch im März, sich mit dem leitenden Projektteam und Landesamtsdirektor Sebastian Huber zur Problematik auszutauschen, scheiterte: Bei der Dienststellenversammlung waren die relevanten Ansprechpartner nicht anwesend, ein nachträglich formulierter und übermittelter Fragenkatalog blieb größtenteils unbeantwortet.

Auch innerbetriebliche Kommunikation rückt in den Hintergrund: Nach aktuellem Stand wird das Desk-Sharing-Modell in dem Salzburger Verwaltungsgebäude nicht mit einer Arbeitsplatzbuchung kombiniert – ein Verlust an transparenter Organisation. Die Sorgen der Personalvertretung stellen infrage, ob die geteilten Schreibtische für alle ausreichen werden oder beispielsweise bei kurzfristigen Absagen von Außendienst-Terminen kein Arbeitsplatz mehr übrig sei.

Mit technischen Lösungen die Umstrukturierung unterstützen

Die Bedenken von Bernd Gollackner und seinen Kollegen sind berechtigt: Räumliche Anpassungen von Arbeitsumgebungen erfordern einen klaren Austausch zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig sind datengestützte Erkenntnisse unabdingbar. Nur so lässt sich eine kommunikative Basis schaffen, die den Bürowandel nachvollziehbar macht. Auch ließe sich mithilfe von Daten genau darlegen, welche Arbeitsformen den Alltag in der Verwaltung bestimmen und welche Räume dafür notwendig sind.

Ein direkter Weg zu mehr Transparenz sind technische Tools wie die algorithmusbasierte Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung von ReCoTech. Mit beiden Lösungen lassen sich Daten zur Raumauslastung und -nutzung generieren. Diese erleichtern bei der Planung von neuen Bürokonzepten die Entscheidungsfindung. Zudem ermöglicht die Buchung per App, den Überblick über belegte oder noch freie Arbeitsplätze zu behalten. Zusatzfunktionen wie die Integration von Smart-Office-Sensoren, die unter anderem mithilfe von White Noise den Geräuschpegel in offenen Arbeitsbereichen reguliert, stimmen die Technologie auf die Bedürfnisse verschiedenster Offices ab.