Erfolgreiche Transformation in neue Arbeitswelten bei RLE INTERNATIONAL

Die Success Story von ReCoTech und RLE International ist ein inspirierendes Beispiel für eine gelungene Zusammenarbeit im Auf- & Ausbau hybrider Arbeitsorganisationen. ReCoTech ist ein Unternehmen, das innovative Lösungen für das Flächenmanagement mit jahrelangem Know-How im Change-Management verbindet. RLE International war auf der Suche nach Partnern, die die Organisation mobiler Arbeit noch weiter professionalisieren und gleichzeitig die Büroflächenflächennutzung optimieren.

Wer ist die RLE International

RLE INTERNATIONAL wurde 1985 gegründet und wird heute in der zweiten Generation von der Gründerfamilie geführt. Das Unternehmen ist weltweit tätig und zählt zu den führenden Top 20 Ingenieursdienstleistern. Ursprünglich auf die Automobilindustrie spezialisiert, hat RLE INTERNATIONAL sein Kundenportfolio im Laufe der Jahre erweitert und bedient nun den gesamten Mobilitätssektor. Aufgrund des flexiblen projektgetriebenen Geschäftsmodells und der globalen Projektteams stand RLE INTERNATIONAL schon immer vor der Herausforderung, Change & Dynamik proaktiv zu begegnen und entschied sich mit uns von ReCoTech die Transformation in eine hybride Arbeitsorganisation anzutreten.

Die Pandemie – Der Startschuss für hybride Arbeit

Ab dem 27.01.2021 trat pandemiebedingt die Arbeitgeberpflicht in Kraft Mitarbeitenden Homeoffice anzubieten und RLE war bereits da schon klar, dass diese Entwicklung zwar akute aber keine kurzfristigen Lösungen braucht.

RLE hatte zu dem Zeitpunkt zwei Fragen:

1. Wie gewährleisten wir ausreichend Gesundheitsschutz an unseren Standorten?
2. Wie organisieren wir die Präsenzzeit in unseren Büros bei zunehmender Mitarbeiterflexibilität durch mobile Arbeit?

ReCoTech’s vielseitige Buchungs-App lieferte auf beide Fragen passende Antworten.

Die Buchung von Arbeitsplätzen über Konferenzräume bis hin zu E-Ladesäulen für die E-Fahrzeugflotte bot Mitarbeitenden volle Flexibilität, Planungssicherheit & vor allem Gesundheitsschutz.

Das Set-Up in der App gab RLE die Möglichkeit präventiv über Social Distancing einer Welleninfektion vorzubeugen & reaktiv über die smarte Kontaktnachverfolgung einer potentiellen Ausbreitung mehrfach entgegenzuwirken.

Hierdurch konnte die Arbeit am Standort mit zwei Tagen Präsenz stabilisierend weitergeführt werden.

Der Spritpreisanstieg – Entlastungen für Mitarbeitende 

Im Frühjahr 2022 stiegen die Ölpreise und führten an den Tankstellen zu Preiserhöhungen auf weit über 2€ pro Liter Benzin. RLE hatte schon immer einen hohen Belegschaftsanteil, der mit PKWs pendelte und sah eine gute Möglichkeit den immensen Preisanstieg durch eine Reduzierung der Präsenzpflicht entgegenzuwirken.

Da Homeoffice Policen jederzeit in der App hinterlegt und aktualisiert werden können, konnte auf den schnellen Preisstieg noch schneller reagiert werden. Das verringerte Pendeln hatte nicht nur Kosten- & Zeitersparnisse für Mitarbeitende zur Folge, sondern bestärkte RLEs Entwicklung hin zu einem CO2 neutralen Unternehmen.

Der Gas- & Strompreisanstieg – Entlastungen für das Management 

Ebenfalls waren Strom- & Gaspreisentwicklungen im Management ein Thema, dem RLE mit ReCoTech vorbeugend begegnen wollte. Bei gleichbleibender Nutzung erwartete man einen Energiepreisanstieg an den Standorten um bis zu 400%.

Durch die aus der Buchungs-App zeitweise Sperrung von Arbeitsräumen sowie gesamten Etagen konnte dem Preisanstieg signifikant entgegengewirkt werden. Aufgrund der intelligenten Flächenauslastungsanalyse in der App konnte man sich bei der Sperrmaßnahmenplanung darauf verlassen, dass die festgelegten Maßnahmen nicht zu Nutzungsengpässen der Arbeitsflächen an den Standorten führen würden.

Der Wendepunkt – Vom Krisenmanagement zur kulturellen Gestaltung 

Zu Anfang 2023 und damit nach erfolgreich gemanagten Krisen stellte sich RLE mit unseren Beratern die Frage, wie sie dem entstandenen „kultivierten Homeoffice Trott“ begegnen könnten. Sowohl das Management als auch Mitarbeitende beklagten, dass die Kontinuität von dauerhaftem Homeoffice ihrer Teamkultur in aktueller Intensität eher schadet als über gesunde Flexibilität stärkt.

Dennoch waren sich Führungskräfte & Betriebsrat einig, dass Homeoffice bzw. mobile Arbeit weiterhin bestehen bleiben sollte und die passende Mischung aus Präsenz & mobiler Arbeit das Ziel sei kulturell im Unternehmen zu verankern.

Wir erarbeiteten gemeinsam ein Konzept, wie hybrides Arbeiten aus einer Krisenassoziation zu einem Gestaltungsinstrument vom individuellen Mitarbeitenden, über Gruppen & Teams bis hin zur gesamten Organisation innerhalb der RLE ausgebaut werden könne. Der Fokus lag dabei auf Mitarbeiterzufriedenheit & Produktivität.

Die Verantwortlichen von RLE (Vertreter aus Projektgeschäft, HR, Recruiting & Betriebsrat) mit unseren Beratern als Begleitung entschieden sich in Rücksichtnahme des Datenschutzes die Organisation hybrider Arbeit mitsamt anonymisierter Umfragen nach Berufs- bzw. Kompetenzgruppen auszuwerten.

Dies war deshalb ein treffender Ansatz, da so keine direkten Produktivitäts- respektive Zufriedenheitsrückschlüsse auf einzelne Personen abgeleitet werden konnten, jedoch genug Informationen bereitstellten, um Zufriedenheit & Produktivität kompetenz- & persönlichkeitsorientiert zu verbessern.

Die HR-Abteilung konnte die Weiterentwicklung von Mitarbeiterkompetenzen gezielter fördern. Die Recruiting-Abteilung hat die Ansprache an Kompetenzgruppen individualisiert & so im Fachkräftemangel wesentlich erfolgreicher Talente ansprechen und binden können.

Arbeitsorganisation mit Zufriedenheit & Produktivität durch ReCoTech’s Digital- & Serviceportfolio zusammenzudenken hat in den Projekten zu signifikantem Zufriedenheits- & Produktivitätswachstum geführt. Mit der App, aber vor allem durch das aktive Arbeiten mit der gewonnenen Transparenz ist es RLE gelungen eine performantere und flexiblere Organisation zu kultivieren, die das Arbeitsverhalten nun deutlich bewusster mit den Kompetenzen verbindet & ausbaut. Des weiteren haben sich durch ReCoTech’s jahrelanger Flächenmanagementkompetenz die Büros passend der kulturellen Stoßrichtung bedarfsorientierter weiterentwickelt. RLE benötigt weniger Fläche, jedoch die die sie hält spiegeln ein klares Bild darüber in welche Kompetenz- & Kulturrichtung sich die RLE INTERNATIONAL hinbewegt.

Zitat von Florian Schumacher, Manager Strategy and Business Development at RLE International Group

„Die Zusammenarbeit mit ReCoTech war ein großer Erfolg für RLE INTERNATIONAL. Die Anwendung, sowie die passenden Beratungsdienstleistungen haben uns souverän durch die Krisen geführt. Was mich besonders beeindruckt hat, war, wie ReCoTech das volle Potenzial einer hybriden Arbeitsorganisation innerhalb von RLE nutzte und messbare positive Entwicklungsimpulse erzielte. Die Einführung hybrider Arbeit ging über die bloße Effizienzsteigerung hinaus und bot unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und neue Erfahrungen zu machen. Es war eine der bereicherndsten Erfahrungen für mich persönlich. Diese flexible, mitarbeiterzentrierte Organisationssteuerung möchte ich in meinem Bereich nicht mehr missen.“

Das Fazit – RLE ist krisenresillienter, produktiver & kulturbewusster 

Die RLE-Organisation & Kultur hat während unserer Zusammenarbeit einen enormen Entwicklungsschritt hingelegt. Zu Anfang noch etwas überfordert mit der pandemiebedingten Veränderung blicken wir nun auf eine selbstständige & selbstbewusste Arbeitsorganisation innerhalb RLE INTERNATIONAL, die…

• …im Fall einer weiteren Pandemie Gesundheitsschutz steuern kann,
• …die Standortnutzung nach Notwendigkeit hoch- oder runterskaliert,
• …nachhaltig Kosten & CO2 einspart,
• …die Arbeitsbedürfnisse von Berufs- & Kompetenzgruppen besser versteht und mit messbaren Zufriedenheits- & Produktivitätszuwächsen weiterentwickelt
• …Fokussierung auf Mitarbeiterindividualbedürfnisse mit einem gemeinsamen Kulturverständnis vereint

Wir freuen uns mit RLE INTERNATIONAL auf die vielen Erfolge zurückzublicken und nach vorne unsere weiteren Ziele stetig gemeinsam auszuarbeiten.